Formalne podstawy do kontroli projektu oraz… de facto całej firmy w bardzo szerokim zakresie.

W trakcie realizacji projektu beneficjent zobowiązany jest  do pełnej współpracy z ZUS oraz ekspertami prowadzącymi kontrolę. Liczne obowiązki beneficjenta konkurs określa indywidualna umowa pomiędzy ZUS a beneficjentem. Jej wzór jest dostępny w dokumentacji konkursowej, więc te obowiązki są – poza indywidulanie ustalanymi przez ZUS z uwagi na specyfikę projektu – takie same dla wszystkich zwycięzców konkursu ZUS na poprawę BHP. Wspomniane indywidualne ustalenia zawarte są w tzw. Wyciągu z Oceny Wniosku. Jest to dokument przygotowany przez ZUS na podstawie oceny dokonanej przez eksperta weryfikującego wniosek na etapie kontroli merytorycznej. Warto widzieć, że jednym z wielu załączników do umowy jest wniosek jaki beneficjent składał podczas naboru ale w wersji już po poprawkach formalnych. Oznacza to, że założenia poczynione we wniosku dotyczące projektu i skutków jego realizacji stają się zobowiązaniami wnioskodawcy czyli beneficjenta konkursu.

Kto dokonuje kontroli?

Kontrolę formalnie przeprowadza ZUS ale fizycznie obecny jest jeden ekspert CIOP czyli Centralnego Instytutu Ochrony Pracy dokonujący w imieniu ZUS odbioru projektu. Jest tak dlatego, że de facto ocenę merytoryczną oraz obsługę realizacji projektu ZUS powierza wyspecjalizowanej w BHP instytucji jaką jest właśnie CIOP. Tajemniczą poliszynela jest budżet jaki otrzymuje CIOP od ZUS na obsługę konkursu oraz stawki za jakie pracują eksperci CIOP. W skrócie, im więcej „pracy” mają eksperci CIOP tym większe pieniądze trafiają do ich kieszeni. Dlatego chociażby na etapie oceny merytorycznej łaskawiej oceniają projekty na małe kwoty dotacji niż te na maksymalną kwotę lub jej bliską. Dlaczego? Bo zamiast jednego dużego można przecież zrobić 10 małych i wtedy budżet dla CIOP jest 10 razy większy. I tak ten biznes urzędniczy się kręci, jak w Misiu.

Obowiązek współpracy podczas kontroli projektu

W trakcie kontroli projektu obejmuje to między innymi:

• Udostępnienie dokumentacji – Wnioskodawca musi przedstawić wszelkie dokumenty związane (a w razie potrzeby także niezwiązane!!!) z projektem, jeśli są niezbędne do stwierdzenia stanu faktycznego. Dotyczy to m.in. ksiąg rachunkowych, oryginałów faktur, rachunków oraz innych dowodów wydatkowania środków. Przy czym ten nieostry zapis daje możliwość ekspertowi z ZUS kontrolowania dokumentów kadrowych, budowalnych, księgowych, technicznych. Zakres jest bardzo szeroki i trzeba dobrze przygotować się na kontrolę, żeby nie przedłużać etapu odbioru projektu.
• Oględziny rezultatów – Beneficjent powinien umożliwić ekspertom przeprowadzenie oględzin efektów projektu, w tym dostęp do miejsc realizacji, przeprowadzenie wywiadów z pracownikami, wykonanie dokumentacji zdjęciowej oraz ocenę wykonania obowiązków informacyjnych.
• Kontrola urządzeń i ewidencji – Podczas wizytacji może być sprawdzana trwałość elementów zainstalowanych w ramach projektu, urządzeń zakupionych na jego potrzeby, a także ewidencja środków ochrony indywidualnej.
• Bezpieczeństwo kontroli – Beneficjent musi zapewnić odpowiednie i bezpieczne warunki pracy dla ekspertów i pracowników ZUS biorących udział w kontroli.

Dokumentacja potwierdzająca zgodność z przepisami

Kolejnym istotnym obowiązkiem jest zapewnienie, że projekt jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, zwłaszcza przepisami BHP oraz technicznymi wymogami realizacji obiektów i instalacji. Beneficjent musi posiadać i na żądanie okazać dokumenty potwierdzające:

• Zgodność wykonanych obiektów z obowiązującymi przepisami na dzień ich realizacji,
• Użytkowanie obiektów i urządzeń zgodnie z ich przeznaczeniem.

Dokumenty do odbioru końcowego

Po zakończeniu realizacji projektu, ZUS przeprowadza odbiór techniczny i merytoryczny działań. Wnioskodawca zobowiązany jest do przedstawienia pełnej dokumentacji wskazanej w tzw. Wyciągu z Oceny Wniosku przez Eksperta. Dokumenty te są niezbędne do przeprowadzenia i zatwierdzenia końcowego odbioru projektu. Podczas kontroli ekspert sprawdza zgodność pomiędzy dokumentami składanymi do wniosku, zakładanymi w wniosku parametrami jakie beneficjent miał osiągnąć po realizacji projektu a dokumentami sporządzonymi po wykonaniu inwestycji poświadczającymi osiągnięcie zakładanych wskaźników. Weryfikuje integralność ponownie sporządzonych dokumentów BHP jak obowiązkowo Oceny Ryzyka Zawodowego dla stanowisk pracy objętych projektem oraz pozostałych, wymaganych dokumentów BHP jak wydatek energetyczny czy ocena statycznego obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego.

Tutaj warto dodać, że wielu beneficjentów ma problem z rozliczeniem dotacji z uwagi na wpisane we wniosku niemożliwe do osiągnięcia parametry – czy to ograniczenia hałasu, czy pyłu. Firma doradcza osiągnęła cel: pozyskała dla beneficjenta dotację, skasowała prowizję za sukces. Wszyscy cieszyli się przez chwilę. Ale potem przychodzi otrzeźwienie: to beneficjent ma poważny kłopot, bo de facto zostaje z nierealizowanym projektem, w który zainwestował własne środki oraz zadatek z ZUS. Niestety, taka sytuacja zawsze kończy się zwrotem całej dotacji, a przy dużym szczęściu – i poświęceniu masy godzin pracy, nerwów oraz złych emocji – ogranicza się ją tylko do obniżenia poziomu dofinansowania. Dlatego firmę doradczą trzeba wybierać uważnie. W OpenZUS.pl stawiamy na transparentność i jasne zasady współpracy z klientami, wspierając beneficjentów również w sytuacjach opisanych powyżej, gdy ratujemy zagrożone projekty.

Obowiązki wynikające z dokumentacji konkursowej ZUS

Zgodnie z wytycznymi udostępnionymi na stronie ZUS dotyczącymi rozliczenia projektu, beneficjent musi również:

• Sporządzić sprawozdanie końcowe z realizacji projektu wraz z dokumentacją fotograficzną, opisem zrealizowanych działań oraz ich wpływu na poprawę warunków BHP
• Udokumentować osiągnięcie rezultatów projektu poprzez ponowne wykonanie dokumentów BHP oraz badań w akredytowanym laboratorium
• Dostarczyć kopie faktur oraz dowody zapłaty wykonywane wyłącznie przelewem z wyodrębnionego rachunku
• Dostarczyć ewidencję środków trwałych z ujętymi aktywami nabytymi w ramach realizacji projektu
• Przekazać protokoły odbioru urządzeń, jeżeli takie były wymagane wraz z instrukcjami oraz potwierdzeniem daty ich produkcji
• Prawidłowo oznaczyć miejsce realizacji projektu zgodnie z zasadami działań informacyjnych (plakaty, tablice informacyjne) co zostało dokładnie opisane w umowie z ZUS
• W przypadku zakupów Środków Ochrony Indywidualnej wykazać, że posiadają oznakowanie CE, mają instrukcję używania producenta oraz zostały przydzielone i rozmiarowo dopasowane do pracowników zatrudnionych u Wnioskodawcy

Droga do rozliczenia projektu i zamknięcia go przelewem II transzy
z ZUS

Udział w konkursie ZUS na poprawę warunków BHP wiąże się z realnym wsparciem finansowym, ale również z odpowiedzialnością. Skrupulatne przestrzeganie zapisów umowy oraz wytycznych ZUS jest niezbędne nie tylko dla prawidłowego rozliczenia projektu, ale też dla uniknięcia konieczności zwrotu środków. Warto więc na każdym etapie – od planowania po finalne rozliczenie – dbać o zgodność z procedurami i przygotować się na ewentualne kontrole.

Decyzja pozytywna o odbiorze projektu skutkuje przejściem do kolejnego etapu na drodze do finalnego rozliczenia dotacji z ZUS. Jeżeli pierwsza kontrola zakończy się decyzją negatywną albo w wyznaczonym terminie do niej nie dojdzie to ZUS wyznaczy kolejny termin kontroli, w pierwszym przypadku dając czas na usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości. Ostateczna negatywna decyzja o odbiorze projektu skutkuje rozwiązaniem umowy i zwrotem otrzymanej już zaliczki wraz z odsetkami. Będzie tak nawet jeżeli oczywistą winę za nieodebranie projektu ponosi np. dostawca czyli tzw. osoba trzecia. W umowie z beneficjentem ZUS zastrzega, iż to wnioskodawca odpowiada za działania osób trzecich.

Skorzystaj z pomocy ekspertów z OpenZus.pl przy rozliczeniu dotacji z ZUS

Rozliczenie projektu na poprawę BHP dofinansowanego z  ZUS to nie tylko dokumenty, ale też stres, odpowiedzialność i ryzyko popełnienia kosztownych błędów. Jeśli chcesz oszczędzić czas, uniknąć formalnych pułapek i mieć pewność, że wszystko zostanie zrobione zgodnie z wymaganiami ZUS – skorzystaj z pomocy OpenZUS.pl. To zespół ekspertów, którzy dla Twojej firm przygotują sprawozdanie do zus z realizacji projektu na poprawę BHP rozliczą projekt i zadbają o każdy szczegół, tak abyś mógł spokojnie skupić się na prowadzeniu firmy. Natomiast po zatwierdzeniu sprawozdania przez ZUS w kolejnym etapie przygotują dokumentację oraz twój zespół na kolejne wyzwanie: odbiór projektu. W razie potrzeby konsultant OpenZus.pl będzie obecny podczas odbioru inwestycji przez eksperta ZUS i przeprowadzi twój zespół przez ten często niełatwy etap współpracy z ZUS.