Wzór umowy dla konkursu 2026.01 przewiduje przekazanie sprawozdania końcowego w terminie 14 dni od zakończenia terminu realizacji projektu. Formularz ma być wypełniony komputerowo, podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby uprawnione, a podpisy muszą być zwizualizowane i możliwe do zweryfikowania.
Krótka odpowiedź
Dobre sprawozdanie nie jest opisem marketingowym. Łączy zatwierdzony wniosek, Wyciąg z Oceny Wniosku, rzeczywiście wykonane działania, przepływy z wyodrębnionego rachunku, faktury, kosztorysy powykonawcze i dowody rezultatów. Dokumenty trzeba przygotowywać od początku realizacji, bo część z nich powstaje u dostawcy, wykonawcy, laboratorium albo osoby oceniającej ryzyko.
Podstawa dla edycji 2026.01
- § 7 ust. 1 wzoru umowy: 14 dni od zakończenia terminu realizacji projektu.
- § 7 ust. 2–5: zamknięty katalog podstawowych dokumentów, formaty, limit 5 MB dla pojedynczego PDF i sposób wysłania.
- § 7 ust. 6–7: po uwagach ZUS poprawione sprawozdanie, wyjaśnienia lub dokumenty przekazuje się w terminie 14 dni od otrzymania uwag.
- § 8: ZUS może kontrolować realizację, odbiór i trwałość; kontrola odbiorowa ocenia zgodność z wnioskiem, oceną i harmonogramem.
Własna podpisana umowa, Wyciąg z Oceny Wniosku i aktualne pisma ZUS są nadrzędne dla konkretnego projektu. Jeżeli dokumenty różnią się od tego poradnika, nie wolno uzupełniać luki domysłem.
Procedura krok po kroku
- Porównaj wykonanie z każdą pozycją wniosku i warunkami odbioru z Wyciągu z Oceny Wniosku.
- Uzgodnij wyciąg z wyodrębnionego rachunku, potwierdzenia transakcji, faktury lub rachunki i powiązanie ich z działaniami.
- Dla zbiorczych pozycji na fakturze zbierz kosztorysy powykonawczo-materiałowe od wykonawcy.
- Zbierz dokumenty wyniku: ORZ po realizacji i potwierdzenia zapoznania pracowników, pomiary lub OUMS tą samą metodą co przed, dokumenty uprawnień i dopuszczenia urządzeń.
- Przygotuj zdjęcia wdrożonych rozwiązań bez ujawniania wizerunku pracowników oraz dowód działań informacyjnych, jeżeli obowiązek dotyczy projektu.
- Zapisz każdy załącznik jako osobny PDF do 5 MB, a zdjęcia w dopuszczonym formacie. Zweryfikuj podpis i temat wiadomości wymagany umową.
Mapa decyzji i dokumentów
| Sytuacja | Co przygotować lub sprawdzić | Granica |
|---|---|---|
| Finanse | wyciąg z rachunku, potwierdzenia transakcji, faktury/rachunki | Kwoty i numery muszą dać się uzgodnić |
| Wykonanie | kosztorysy powykonawcze, protokoły, dokumenty techniczne | Rzeczywisty zakres ma odpowiadać wnioskowi i zaakceptowanym zmianom |
| Rezultat BHP | ORZ, pomiary, OUMS i dokumenty z warunków odbioru | Metoda po realizacji ma być porównywalna z metodą przed |
| Kontrola | oryginały dokumentów, dostęp do obiektu i urządzeń | ZUS może wymagać oględzin i dokumentów wskazanych przez eksperta |
Najczęstsze błędy
- przyjęcie nieaktualnego terminu 30 dni zamiast 14 dni z wzoru umowy 2026.01
- zdjęcia jako jedyny dowód rezultatu BHP
- brak powiązania faktury z zatwierdzoną czynnością
- inne metody oceny lub pomiaru przed i po bez wyjaśnienia
- łączenie wielu załączników bez kontroli limitu, nazw i podpisów
Checklista przed wysłaniem sprawozdania
- sprawdzone właściwe dokumenty i edycja konkursu;
- każda teza liczbowa ma podstawę w umowie, regulaminie, ofercie albo raporcie;
- nazwy, kwoty, parametry, stanowiska i adresy są spójne we wszystkich plikach;
- koszty wyłączone są jawnie oddzielone od budżetu kwalifikowanego;
- zachowano dowód wysyłki i wersję dokładnie tego zestawu dokumentów;
- osoba odpowiedzialna sprawdziła kompletność przed upływem terminu.
Jeżeli chcesz omówić listę dokumentów potrzebnych do weryfikacji Twojego przypadku, skorzystaj z formularza kontaktowego. Przed przekazaniem danych usuń informacje, których nie trzeba ujawniać na etapie wstępnej rozmowy.
A może już jesteś zdecydowany na współpracę?
