Celem konkursu ogłaszanego przez ZUS jest wybór projektów, które zostaną zakwalifikowane do dofinansowania i które dotyczyć będą:

• poprawy bezpieczeństwa i higieny pracy,
• zmniejszenia zagrożenia wypadkami przy pracy lub chorobami zawodowymi,
• zredukowania niekorzystnego oddziaływania czynników ryzyka na stanowiskach pracy.

W konkursie może wziąć udział każdy podmiot, będący płatnikiem składek do ZUS na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, tworzący stanowiska pracy, bez względu na formę prawną prowadzenia dzialalności.

W konkursie może wziąć udział podmiot, który spełnią łącznie następujące warunki:

• nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne;
• nie zalega z opłacaniem podatków;
• nie znajduje się w stanie upadłości, pod zarządem komisarycznym, w toku likwidacji postępowania upadłościowego lub postępowania układowego z wierzycielem;
• nie ubiega się o kolejne dofinansowanie (w ramach przedmiotowego konkursu ZUS) przed upływem 3 lat od dnia wypłaty przez ZUS całości ostatniego dofinansowania;
• nie ubiega się o kolejne dofinansowanie (w ramach przedmiotowego konkursu ZUS) przed upływem 3 lat od dnia zwrotu dofinansowania, do którego został zobowiązany.

Niezaleganie wnioskodawcy weryfikowane jest wielokrotnie podczas procedury konkursowej, co najmniej na dzień składania wniosku, na dzień dokonywania oceny formalnej wniosku oraz w okresie poprzedzającym podpisanie umowy, po zakwalifikowaniu projektu do dofinansowania. Przez cały okres trwania procedury konkursowej wnioskodawca nie może zalegać w ZUS nawet na nieistotną kwotę, pod rygorem odrzucenia wniosku. Występowanie ewentualnego zalegania w okresie poprzedzającym dzień złożenia wniosku nie dyskwalifikuje wnioskodawcy z konkursu.

Konkurs prowadzony jest raz w roku.  Spodziewany termin najbliższej edycji konkursu to I kwartał 2025 rok.

Tak, wnioskodawca, którego wniosek nie został zakwalifikowany się do wypłaty dofinansowania w poprzedniej edycji konkursu, może ponownie złożyć wniosek na ten sam lub inny zakres.

Wnioskodawca, który został zakwalifikowany do wypłaty dofinansowania w poprzedniej edycji konkursu, podpisał umowę z ZUS i otrzymał dofinansowanie (bez względu na jego wysokość), nie może złożyć kolejnego wniosku przez okres 3 lat, licząc od dnia otrzymania ostatniej transzy dotacji lub zwrotu wypłaconej transzy dotacji.

Wnioskodawca, który został zakwalifikowany do wypłaty dofinansowania w poprzedniej edycji konkursu, ale nie podpisał umowy z ZUS, może złożyć wniosek w kolejnej edycji konkursu.

W ramach tego konkursu nie mogą być dofinansowane stanowiska pracy,  usytuowane w budynkach/obiektach, które nie zostały wykonane zgodnie z przepisami obowiązującymi w czasie ich realizacji lub nie są użytkowane zgodnie z ich przeznaczeniem.

Nie, nie można ubiegać się o dofinansowanie dla stanowisk pracy lub dla budynków, które nie funkcjonują w dniu składania wniosku.  Dofinansowanie jest udzielane na poprawę warunków BHP na istniejących stanowiskach pracy.

Tak. Jeśli wnioskodawca nie posiada własnego obiektu, do wniosku powinien dołączyć umowę dzierżawy lub najmu, zawartą na okres nie krótszy niż 5 lat od daty złożenia wniosku.

Dofinansowanie można otrzymać na inwestycje mieszczące się w poniższych obszarach technicznych:

• instalacje wentylacji ogólnej i miejscowej wywiewnej oraz nawiewnej;
• instalacje klimatyzacji ogólnej (do stosowania wyłącznie w warunkach mikroklimatu gorącego lub zimnego);
• instalacje oświetleniowe stanowisk pracy, również terenów otwartych;
• urządzenia służące poprawie bezpieczeństwa pracy na wysokości, tj. podesty ruchome (zwyżki), rusztowania ruchome przejezdne;
• środki techniczne do obudowy wykopów ziemnych (np. szalunki typu boks);
• urządzenia wspomagające prace transportowe i odciążające układ ruchu, m.in. wózki elektryczne do palet, suwnice, windy dekarskie, egzoszkielety pasywne, stoły specjalistyczne regulowane i inne;
• środki ochrony indywidualnej oraz sprzęt do pracy w tzw. dostępie linowym;
• środki techniczne ochrony antyelektrostatycznej ;
• środki ochrony przed porażeniem prądem elektrycznym;
• urządzenia zabezpieczające przed hałasem, drganiami, promieniowaniem elektromagnetycznym, jonizującym; optycznym;
• osłony, urządzenia chroniące przez zagrożeniami mechanicznymi w niebezpiecznych strefach maszyn lub realizujące funkcje wyłączania awaryjnego;
• systemy sterowania realizujące funkcje bezpieczeństwa
• sprzęt i urządzenia służące poprawie bezpieczeństwa pracy w przypadku narażenia na czynniki chemiczne i szkodliwe czynniki biologiczne.

Nie. Dofinansowywane są jedynie urządzenia oraz sprzęt fabrycznie nowy. Urządzenia i sprzęt dofinansowywany w ramach konkursu prowadzonego w 2025 roku musi być wyprodukowany lub wytworzony nie wcześniej niż w 2024 roku. Urządzenie może być też wytworzone po złożeniu zamówienia.

Nie. Składając wniosek w 2025 roku, Wnioskodawca będzie musiał podpisać oświadczenie, że od 1 stycznia 2024 roku do dnia złożenia wniosku nie użytkował – jako właściciel, współwłaściciel lub na podstawie umowy przewłaszczenia na zabezpieczenie, umowy najmu z możliwością wykupu, umowy leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze – środków  trwałych  i wyposażenia w miejscu realizacji projektu oraz na stanowiskach pracy wymienionych we wniosku.

Nie. Składając wniosek w  2025 roku, Wnioskodawca będzie musiał podpisać oświadczenie, że od 1 stycznia 2024 roku do dnia złożenia wniosku nie użytkował – jako właściciel, współwłaściciel lub na podstawie umowy przewłaszczenia na zabezpieczenie, umowy najmu z możliwością wykupu, umowy leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze – środków  trwałych  i wyposażenia w miejscu realizacji projektu oraz na stanowiskach pracy wymienionych we wniosku.

Planowany do zakupu sprzęt musi być dedykowany konkretnym, istniejącym stanowiskom pracy tj. rozwiązywać konkretne problemy BHP i poprawiać warunki pracy na konkretnych, zorganizowanych stanowiskach pracy. Celowość dofinansowania wybranego sprzętu uzasadnia się zapisami wniosku o dofinansowanie, popartymi adekwatnymi dokumentami tj. ocena ryzyka zawodowego, pomiary i badania laboratoryjne i inne, zależnie od rodzaju planowanych inwestycji.

Maksymalna kwota dofinansowania projektu w ramach konkursu wynosi 300 000 zł, z czego:

• maksymalna kwota dofinansowania działań inwestycyjnych to 299 000 zł;
• maksymalna kwota dofinansowania działań doradczych (dokumenty BHP potrzebne do rozliczenia projektu) to 1000 zł.

Kwoty dofinansowania są kwotami brutto.

Kwota maksymalnego dofinansowania dofinansowania nie zależy od ilości zatrudnionych ani od rodzaju prowadzonej działalności.

Minimalna kwota dofinansowania projektu wynosi 10 000 zł.

ZUS dofinansowuje 80% wartości inwestycji brutto. Wymagany wkład własny to minimum 20% i poziom ten obowiązuje wszystkich wnioskodawców, bez względu na poziom zatrudnienia, obroty, branżę. Od pełnej kwoty zakupu płatnik VAT może odliczyć  23% VAT.

Dla płatnika VAT oznacza to w praktyce wkład własny w inwestycję na poziomie już od 1,3%.

Wnioskodawca, którego projekt został zakwalifikowany do wypłaty dofinansowania w konkursie 2025.01 otrzyma 60% przyznanej dotacji w formie zaliczki, w ciągu 14 dni od dnia podpisania umowy z ZUS, nie wcześniej niż 2 stycznia 2026 roku.

Drugą transzę dotacji (40%) otrzyma po pozytywnym odbiorze końcowym projektu.

Zakładając, że projekt będzie realizowany przez 3 miesiące, realny termin wypłaty drugiej transzy to 5-6 miesięcy od dnia rozpoczęcia realizacji projektu.

Po podpisaniu umowy ZUS wypłaca 60% przyznanej dotacji w formie zaliczki. Po pozytywnym odbiorze projektu przez pracownika ZUS wnioskodawca otrzyma uzupełniające 40% przyznanej dotacji. Oznacza to, że poza wkładem własnym w wysokości 20% wartości projektu brutto, wnioskodawca musi zapewnić własne środki, aby sfinansować zakup urządzeń inwestycji do czasu uzyskania drugiej transzy.

Płatnik VAT może odliczyć pełną kwotę podatku VAT naliczonego z zakupów, dofinansowanych w ramach projektu, co w istocie niweluje wkład własny płatnika VAT.

Tak, płatnik VAT może odliczyć pełną kwotę podatku VAT naliczonego z zakupów, dofinansowanych w ramach projektu.

Spodziewana pula środków do rozdysponowania w ramach najbliższego konkursu to 120 000 000 zł.

Każdy złożony w ramach konkursu wniosek oceniany jest 2-etapowo.

Na pierwszym etapie wniosek podlega oceny formalnej i dokonują jej pracownicy wybranych oddziałów ZUS. Dokonywana jest weryfikacja kompletności i technicznej, formalnej poprawności złożonego wniosku oraz wszystkich załączników.  Jeśli wniosek zawiera braki formalne, ZUS wzywa wnioskodawcę do ich usunięcia w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania. Wnioskodawca może usunąć braki formalne tylko raz i wyłącznie w zakresie wskazanym w wezwaniu.

Po uzyskaniu pozytywnej oceny formalnej, wniosek zostaje przekazany do oceny merytorycznej. Oceny merytorycznej dokonują eksperci Centralnego Instytutu Ochrony Pracy (CIOP). Co do zasady eksperci CIOP przeprowadzają ocenę merytoryczną wniosku wyłącznie na podstawie przesłanej dokumentacji. J Regulamin konkurs zastrzega jednak, że w okresie od dnia złożenia wniosku do dnia zawarcia umowy, eksperci maja prawo do przeprowadzenia niezapowiedzianej wizytę monitorującą, aby potwierdzić, czy zawarte we wniosku informacje dotyczące warunków pracy przedsiębiorstwie są zgodne ze stanem faktycznym.

Po zakończeniu oceny merytorycznej ZUS publikuje Listę rankingową wniosków zakwalifikowanych do dofinansowania.

Tak. Jeżeli wnioskodawca, którego wniosek nie został umieszczony na pierwszej liście rankingowej stwierdzi, że została naruszona procedura konkursowa lub wystąpiły inne naruszenia formalne, ma prawo złożyć odwołanie do Komisji Odwoławczej.

Nie. Zgodnie a obowiązującym Regulaminem konkursu wnioskodawcy nie przysługuje odwołanie   od oceny merytorycznej wniosku.

Wykluczenie wybranego działania lub czynności z dofinansowania nie powoduje odrzucenia całego wniosku o dofinansowanie. Wyjątkiem jest sytuacja, jeżeli po zastosowaniu wykluczenia wnioskowana kwota dofinansowania będzie niższa od minimalnej kwoty dofinansowania, tj. 10 000,00 zł.

W okresie od dnia złożenia wniosku do dnia zawarcia umowy, ZUS może bez uprzedzenia przeprowadzić wizytę monitorującą u wnioskodawcy, w zakresie potwierdzenia danych zawartych we wniosku ze stanem faktycznym. Są to jednak sytuacje incydentalne.

Prognozowany termin składania wniosków w najbliższym konkursie  ZUS to I kwartał 2025 roku.

Lista rankingowa wniosków skierowanych do dofinansowania w najbliższym konkursie, planowanym na I kwartał 2025,  zostanie opublikowana nie później niż do 31 grudnia 2025.

W 2024 roku pierwsza lista rankingowa została opublikowana we wrześniu 2024. Pierwsza lista rankingowa podlega jeszcze kilkukrotnej aktualizacji.

Umowy o dofinansowanie będą podpisywane po ogłoszeniu Listy rankingowej, prawdopodobnie w IV kwartale 2025 roku. Realizacja projektu będzie możliwa od 1 stycznia 2026 roku.

Wnioskodawca, którego projekt został zakwalifikowany do wypłaty dofinansowania w konkursie 2025.01 otrzyma 60% przyznanej dotacji w formie zaliczki, w ciągu 14 dni od podpisania umowy z ZUS, nie wcześniej niż 2 stycznia 2026 roku.

Drugą transzę dotacji (40%) otrzyma po pozytywnym odbiorze końcowym projektu. Zakładając, że projekt będzie realizowany przez 3 miesiące, realny termin wypłaty drugiej transzy to 5-6 miesięcy od dnia rozpoczęcia realizacji projektu.

We wniosku o dofinansowanie wnioskodawca samodzielnie określa czas potrzebny mu na realizację projektu, który nie może być krótszy niż 3 miesiące i dłuższy niż 6 miesięcy. Jeśli umowa zostanie podpisana w IV kwartale 2025 roku, okres realizacji projektu jest liczony od 1 stycznia 2026. Jeśli umowa zostanie zawarta w 2026, okres realizacji projektu jest liczony od dnia zawarcia umowy.

Tak. Wnioskodawca może złożyć w ZUS sprawozdanie końcowe z realizacji projektu przed upływem okresu przewidzianego na jego realizację. Może, ale nie musi przyspieszyć to wypłatę drugiej transzy dofinansowania.

W uzasadnionych przypadkach wnioskodawca może uzyskać zgodę ZUS na wydłużenie okresu realizacji projektu, maksymalnie do 6 miesięcy.

Wnioskodawca jest zobowiązany do złożenia sprawozdania końcowego z realizacji projektu w terminie 14 dni od dnia zakończenia realizacji projektu, określonego w umowie. ZUS dokonuje weryfikacji formalnej i merytorycznej złożonego sprawozdania. Po usunięciu wszelkich błędów i braków wyznaczany jest termin końcowego odbioru projektu. Zwykle odbywa się to w okresie 4-6 tygodni od zaakceptowania sprawozdania końcowego przez ZUS.

Aby sprawnie rozliczyć projekt warto zlecić nadzór nad jego realizacją i przygotowanie sprawozdania końcowego konsultantom z openzus.pl.

Kluczowe znaczenie dla bezproblemowego rozliczenia projektu ma uważne przestrzeganie wszelkich zapisów umowy z ZUS oraz wszelkich dodatkowych wytycznych na każdym etapie realizacji projektu.

W uzasadnionych przypadkach można wnioskować do ZUS o zmianę dostawcy sprzętu.

Wysokość dofinansowania, przyznana na podstawie pierwotnie złożonego wniosku o dofinansowanie, nie może ulec zwiększeniu. Jeśli cena sprzętu wzrosła, wnioskodawca będzie musiał wnieść wyższy wkład własny w realizację projektu.

Wysokość dofinansowania, przyznana na podstawie pierwotnie złożonego wniosku o dofinansowanie, nie może ulec zwiększeniu. Jeśli cena sprzętu wzrosła, wnioskodawca będzie musiał wnieść wyższy wkład własny w realizację projektu.

W zawieranej z ZUS umowie o dofinansowanie wnioskodawca oświadcza, że wyraża zgodę na przeprowadzenie  kontroli podczas realizacji projektu, kontroli dotyczącej odbioru projektu po jego zakończeniu oraz kontroli trwałości projektu w okresie trwałości projektu. W praktyce wszystkie projekty są kontrolowane na etapie odbioru końcowego (po zakończeniu realizacji projektu). Inne kontrole mają charakter incydentalny.

Wnioskodawca składa sprawozdanie końcowe z realizacji projektu w terminie 14 dni od dnia zakończenia realizacji projektu.

Wioskodawca składa określony umową formularz Sprawozdania końcowego z realizacji projektu, podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz wszelkie załączniki, wymagane umową oraz wskazane przez eksperta na wyciągu z oceny wniosku a także inne dokumenty, jakich zażąda ZUS.

Wnioskodawca jest zobowiązany do złożenia sprawozdania końcowego z realizacji projektu w terminie 14 dni od dnia zakończenia realizacji projektu, określonego w umowie. ZUS dokonuje weryfikacji formalnej i merytorycznej złożonego sprawozdania. Po usunięciu wszelkich błędów i braków wyznaczany jest termin końcowego odbioru projektu. Zwykle odbywa się to w okresie 4-6 tygodni od zaakceptowania sprawozdania końcowego przez ZUS i jest przeprowadzany przez przedstawiciela ZUS na miejscu realizacji projektu.

Podczas odbioru końcowego projektu wnioskodawca  zobowiązuje się do:

• udostępnienia wszelkich materiałów i dokumentów związanych, jak i niezwiązanych z realizacją Projektu, o ile jest to konieczne do stwierdzenia stanu faktycznego, w tym umożliwienia wglądu do ksiąg rachunkowych oraz przedstawienia oryginałów faktur lub rachunków oraz innych dokumentów potwierdzających wydatkowanie środków finansowych;
• umożliwienia przeprowadzenia oględzin rezultatów realizacji projektu, w tym zapewnienia dostępu do pomieszczeń i terenu realizacji projektu, umożliwienia przeprowadzenia wywiadów z pracownikami, jak również umożliwienia wykonania dokumentacji zdjęciowej i sprawdzenia wykonania obowiązku działań informacyjnych;
• umożliwienia oględzin elementów stałych, które zostały zainstalowane w ramach projektu oraz innych urządzeń zakupionych w ramach realizowanego projektu, a także wglądu do ewidencji zakupionych środków ochrony indywidualnej i dokumentacji;
• udostępnienia dokumentacji potwierdzającej, że budynki/obiekty, w których usytuowane są stanowiska pracy objęte Projektem, zostały wykonane zgodnie z obowiązującymi przepisami (na czas ich realizacji) oraz są użytkowane zgodnie z ich przeznaczeniem;
• udostępnienia dokumentacji wymienionej przez eksperta w wyciągu z oceny wniosku jako niezbędnej do przygotowania i przedstawienia w trakcie odbioru projektu.