O co chodzi z dotacją z ZUS na BHP?
INFORMACJE
W PIGUŁCE
Ogłaszany corocznie przez ZUS konkurs umożliwia pracodawcom uzyskanie bezzwrotnego dofinansowania w wysokości 300.000 zł, na inwestycje w poprawę bezpieczeństwa i higienę pracy.
Wkład własny wynosi 20%, czyli maksymalną kwotę dotacji pozyskujemy, gdy realizujemy inwestycję o wartości minimalnej 375.000 zł brutto. Co ważne – od pełnej kwoty zakupu możemy odliczyć 23% VAT. Dla płatnika VAT
oznacza to w praktyce wkład własny w inwestycję na poziomie już od 1,3%.
Oglądaj
Podstawowe informacje w pigułce
Odsłuchaj
Odsłuchaj naszego przewodnika po konkursie ZUS na inwestycje w BHP
Kwestie formalne
Jaki jest cel konkursu ogłaszanego przez ZUS?
Celem konkursu ogłaszanego przez ZUS jest wybór projektów, które zostaną zakwalifikowane do dofinansowania i które dotyczyć będą:
- poprawy bezpieczeństwa i higieny pracy,
- zmniejszenia zagrożenia wypadkami przy pracy lub chorobami zawodowymi,
- zredukowania niekorzystnego oddziaływania czynników ryzyka na stanowiskach pracy.
Kto może wziąć udział w konkursie?
W konkursie może wziąć udział każdy podmiot, będący płatnikiem składek do ZUS na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, tworzący stanowiska pracy, bez względu na formę prawną prowadzenia dzialalności.
Jakie warunki formalne musi spełnić podmiot, startujący w konkursie?
W konkursie może wziąć udział podmiot, który spełnią łącznie następujące warunki:
- nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne;
- nie zalega z opłacaniem podatków;
- nie znajduje się w stanie upadłości, pod zarządem komisarycznym, w toku likwidacji postępowania upadłościowego lub postępowania układowego z wierzycielem;
- nie ubiega się o kolejne dofinansowanie (w ramach przedmiotowego konkursu ZUS) przed upływem 3 lat od dnia wypłaty przez ZUS całości ostatniego dofinansowania;
- nie ubiega się o kolejne dofinansowanie (w ramach przedmiotowego konkursu ZUS) przed upływem 3 lat od dnia zwrotu dofinansowania, do którego został zobowiązany.
Na jaki dzień weryfikowane jest niezaleganie wnioskodawcy w ZUS?
Niezaleganie wnioskodawcy weryfikowane jest wielokrotnie podczas procedury konkursowej, co najmniej na dzień składania wniosku, na dzień dokonywania oceny formalnej wniosku oraz w okresie poprzedzającym podpisanie umowy, po zakwalifikowaniu projektu do dofinansowania. Przez cały okres trwania procedury konkursowej wnioskodawca nie może zalegać w ZUS nawet na nieistotną kwotę, pod rygorem odrzucenia wniosku. Występowanie ewentualnego zalegania w okresie poprzedzającym dzień złożenia wniosku nie dyskwalifikuje wnioskodawcy z konkursu.
Kiedy prowadzony jest konkurs?
Konkurs prowadzony jest raz w roku. Spodziewany termin najbliższej edycji konkursu to I kwartał 2025 rok.
Czy wnioskodawca, którego wniosek nie został zakwalifikowany się do wypłaty dofinansowania w poprzedniej edycji konkursu, może ponownie złożyć wniosek?
Tak, wnioskodawca, którego wniosek nie został zakwalifikowany się do wypłaty dofinansowania w poprzedniej edycji konkursu, może ponownie złożyć wniosek na ten sam lub inny zakres.
Czy beneficjent poprzedniej edycji konkursu może złożyć kolejny wniosek?
Wnioskodawca, który został zakwalifikowany do wypłaty dofinansowania w poprzedniej edycji konkursu, podpisał umowę z ZUS i otrzymał dofinansowanie (bez względu na jego wysokość), nie może złożyć kolejnego wniosku przez okres 3 lat, licząc od dnia otrzymania ostatniej transzy dotacji lub zwrotu wypłaconej transzy dotacji.
Wnioskodawca, który został zakwalifikowany do wypłaty dofinansowania w poprzedniej edycji konkursu, ale nie podpisał umowy z ZUS, może złożyć wniosek w kolejnej edycji konkursu.
Jakich stanowisk pracy/budynków/pomieszczeń nie można dofinansować w ramach tego konkursu?
W ramach tego konkursu nie mogą być dofinansowane stanowiska pracy, usytuowane w budynkach/obiektach, które nie zostały wykonane zgodnie z przepisami obowiązującymi w czasie ich realizacji lub nie są użytkowane zgodnie z ich przeznaczeniem.
Czy można ubiegać się o dofinansowanie stanowisk pracy, które dopiero będą utworzone i dla budynków, które są w budowie?
Nie, nie można ubiegać się o dofinansowanie dla stanowisk pracy lub dla budynków, które nie funkcjonują w dniu składania wniosku. Dofinansowanie jest udzielane na poprawę warunków BHP na istniejących stanowiskach pracy.
Czy można ubiegać się o dofinansowanie, jeśli budynki, w których prowadzona jest działalność, nie są własnością wnioskodawcy?
Tak. Jeśli wnioskodawca nie posiada własnego obiektu, do wniosku powinien dołączyć umowę dzierżawy lub najmu, zawartą na okres nie krótszy niż 5 lat od daty złożenia wniosku.
Czy każdy oddział firmy może ubiegać się o dofinansowanie?
Każdy oddział firmy, który jest wyodrębnioną jednostką (posiada odrębny NIP) i za swoich pracowników sam odprowadza składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, może złożyć odrębny wniosek o dofinansowanie na maksymalną kwotę 300 000 zł.
Czy podmioty, posiadające tego samego udziałowca/właściciela, mogą złożyć do ZUS odrębne wnioski o dofinansowanie, każdy na kwotę 300 000 zł?
Tak. Każdy podmiot posiadający odrębny numer NIP może ubiegać się odrębnie o dotację w wysokości do 300 000 zł.
Czy dotacja wypłacana przez ZUS stanowi pomoc de minimis?
Nie. Dotacja pochodzi z funduszu wypadkowego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i jest udzielana na zasadzie dofinansowania, które nie stanowi pomocy publicznej, w tym pomocy de minimis.
Czy podmiot realizujący projekt dofinansowany przez inną instytucję, może wnioskować o dotację z ZUS?
Uczestnictwo wnioskodawcy w innych projektach czy programach, nie stanowi przeszkody do wzięcia udziału w konkursie ZUS pod warunkiem, że dofinansowanie z różnych źródeł nie będzie dotyczyło zakupu tego samego przedmiotu lub urządzenia (zasada unikania podwójnego finansowania).
Czy można starać się o dofinansowanie z ZUS na modernizację instalacji lub urządzeń, które zostały zakupione z pomocą innej dotacji?
Nie ma przeszkód, aby przy pomocy środków z ZUS zmodernizować instalację, dofinansowaną uprzednio innymi środkami publicznymi.
Co to jest okres trwałości projektu i ile trwa?
Okres trwałości to okres, w którym Wnioskodawca zobowiązany jest do utrzymania rezultatów projektu liczony od dnia zatwierdzenia przez przedstawiciela ZUS odbioru projektu. Zgodnie z zawieraną z ZUS umową okres trwałości projektu trwa 3 lata.
W okresie trwałości projektu wnioskodawca zobowiązany jest do utrzymania:
- statusu płatnika składek i niezalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne;
- wartości czynników charakteryzujących warunki pracy objętych realizowanym projektem na co najmniej takim samym poziomie, jak w dniu odbioru projektu;
- stanowisk pracy objętych projektem, w tym liczbę osób zatrudnionych na tych stanowiskach na poziomie podobnym do stanu na dzień odbioru projektu oraz posiadania przez nie odpowiednich kwalifikacji wymaganych przepisami prawa do użytkowania środków trwałych i innych elementów infrastruktury zakupionych w ramach projektu – o ile takie kwalifikacje są wymagane;
- własności środków trwałych i innych elementów infrastruktury, zakupionych w ramach projektu;
- środków trwałych i innych elementów infrastruktury zakupionych w ramach projektu w stanie zapewniającym wykorzystanie ich w celu, w jakim zostały zakupione oraz ich użytkowania;
- działań informacyjnych, określonych w umowie z ZUS.
W jaki sposób należy podpisać i złożyć wniosek?
Wniosek wraz z załącznikami jest składany wyłącznie w formie elektronicznej, za pośrednictwem serwisu prewencja.zus.pl.
Wniosek podpisuje osoba upoważniona do reprezentacji podmiotu lub pełnomocnik, przy pomocy elektronicznego podpisu kwalifikowalnego. Aby skutecznie podpisać wniosek, należy użyć oprogramowania umożliwiającego złożenie podpisu w sposób zwizualizowany: na wizualizacji podpisu musi znajdować się imię i nazwisko osoby składającej podpis oraz data i godzina jego złożenia.
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest narzędziem komercyjnym, można go kupić u certyfikowanych dostawców, nadzorowanych przez Ministerstwo Cyfryzacji. Listę dostawców można znaleźć na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert).
Obecnie usługi certyfikacyjne związane z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, świadczą następujące firmy (podmioty kwalifikowane wpisane do rejestru podmiotów kwalifikowanych):
- Enigma SOI Sp. z o.o. (CenCert)
- EuroCert Sp. z o.o.
- Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A.
- Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.
- Asseco Data Systems S.A. (Certum)
Strona internetowa Narodowego Centrum Certyfikacji: www.nccert.pl.
Przedmiot dofinansowania
Na co można otrzymać dofinansowanie w ramach konkursu ZUS?
Dofinansowanie można otrzymać na inwestycje mieszczące się w poniższych obszarach technicznych:
- instalacje wentylacji ogólnej i miejscowej wywiewnej oraz nawiewnej;
- instalacje klimatyzacji ogólnej (do stosowania wyłącznie w warunkach mikroklimatu gorącego lub zimnego);
- instalacje oświetleniowe stanowisk pracy, również terenów otwartych;
- urządzenia służące poprawie bezpieczeństwa pracy na wysokości, tj. podesty ruchome (zwyżki), rusztowania ruchome przejezdne;
- środki techniczne do obudowy wykopów ziemnych (np. szalunki typu boks);
- urządzenia wspomagające prace transportowe i odciążające układ ruchu, m.in. wózki elektryczne do palet, suwnice, windy dekarskie, egzoszkielety pasywne, stoły specjalistyczne regulowane i inne;
- środki ochrony indywidualnej oraz sprzęt do pracy w tzw. dostępie linowym;
- środki techniczne ochrony antyelektrostatycznej ;
- środki ochrony przed porażeniem prądem elektrycznym;
- urządzenia zabezpieczające przed hałasem, drganiami, promieniowaniem elektromagnetycznym, jonizującym; optycznym;
- osłony, urządzenia chroniące przez zagrożeniami mechanicznymi w niebezpiecznych strefach maszyn lub realizujące funkcje wyłączania awaryjnego;
- systemy sterowania realizujące funkcje bezpieczeństwa
- sprzęt i urządzenia służące poprawie bezpieczeństwa pracy w przypadku narażenia na czynniki chemiczne i szkodliwe czynniki biologiczne.
Czy w ramach konkursu można pozyskać dofinansowanie na urządzenia używane?
Nie. Dofinansowywane są jedynie urządzenia oraz sprzęt fabrycznie nowy. Urządzenia i sprzęt dofinansowywany w ramach konkursu prowadzonego w 2025 roku musi być wyprodukowany lub wytworzony nie wcześniej niż w 2024 roku. Urządzenie może być też wytworzone po złożeniu zamówienia.
Czy można odsprzedać posiadany sprzęt, a potem odkupić go z dotacją ZUS?
Nie. Składając wniosek w 2025 roku, Wnioskodawca będzie musiał podpisać oświadczenie, że od 1 stycznia 2024 roku do dnia złożenia wniosku nie użytkował – jako właściciel, współwłaściciel lub na podstawie umowy przewłaszczenia na zabezpieczenie, umowy najmu z możliwością wykupu, umowy leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze – środków trwałych i wyposażenia w miejscu realizacji projektu oraz na stanowiskach pracy wymienionych we wniosku.
Czy można odkupić z dotacją ZUS sprzęt, który wcześniej był używany przez wnioskodawcę na podstawie umowy leasingu, umowy najmu z możliwością wykupu lub podobnej?
Nie. Składając wniosek w 2025 roku, Wnioskodawca będzie musiał podpisać oświadczenie, że od 1 stycznia 2024 roku do dnia złożenia wniosku nie użytkował – jako właściciel, współwłaściciel lub na podstawie umowy przewłaszczenia na zabezpieczenie, umowy najmu z możliwością wykupu, umowy leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze – środków trwałych i wyposażenia w miejscu realizacji projektu oraz na stanowiskach pracy wymienionych we wniosku.
Jak uzasadnia się celowość dofinansowania wybranego sprzętu?
Planowany do zakupu sprzęt musi być dedykowany konkretnym, istniejącym stanowiskom pracy tj. rozwiązywać konkretne problemy BHP i poprawiać warunki pracy na konkretnych, zorganizowanych stanowiskach pracy. Celowość dofinansowania wybranego sprzętu uzasadnia się zapisami wniosku o dofinansowanie, popartymi adekwatnymi dokumentami tj. ocena ryzyka zawodowego, pomiary i badania laboratoryjne i inne, zależnie od rodzaju planowanych inwestycji.
Pieniądze, dotacja
Jaka jest maksymalna możliwa do pozyskania kwota dofinansowania projektu w ramach konkursu?
Maksymalna kwota dofinansowania projektu w ramach konkursu wynosi 300 000 zł, z czego:
- maksymalna kwota dofinansowania działań inwestycyjnych to 299 000 zł;
- maksymalna kwota dofinansowania działań doradczych (dokumenty BHP potrzebne do rozliczenia projektu) to 1000 zł.
Kwoty dofinansowania są kwotami brutto.
Kwota maksymalnego dofinansowania dofinansowania nie zależy od ilości zatrudnionych ani od rodzaju prowadzonej działalności.
Jaka jest minimalna kwota dofinansowania projektu?
Minimalna kwota dofinansowania projektu wynosi 10 000 zł.
Jaki jest poziom dofinansowania i wymagany wkład własny?
ZUS dofinansowuje 80% wartości inwestycji brutto. Wymagany wkład własny to minimum 20% i poziom ten obowiązuje wszystkich wnioskodawców, bez względu na poziom zatrudnienia, obroty, branżę. Od pełnej kwoty zakupu płatnik VAT może odliczyć 23% VAT.
Dla płatnika VAT oznacza to w praktyce wkład własny w inwestycję na poziomie już od 1,3%.
Kiedy wnioskodawca realnie otrzymuje przyznane środki?
Wnioskodawca, którego projekt został zakwalifikowany do wypłaty dofinansowania w konkursie 2025.01 otrzyma 60% przyznanej dotacji w formie zaliczki, w ciągu 14 dni od dnia podpisania umowy z ZUS, nie wcześniej niż 2 stycznia 2026 roku.
Drugą transzę dotacji (40%) otrzyma po pozytywnym odbiorze końcowym projektu.
Zakładając, że projekt będzie realizowany przez 3 miesiące, realny termin wypłaty drugiej transzy to 5-6 miesięcy od dnia rozpoczęcia realizacji projektu.
Jakie własne środki należy zaangażować, aby zrealizować projekt?
Po podpisaniu umowy ZUS wypłaca 60% przyznanej dotacji w formie zaliczki. Po pozytywnym odbiorze projektu przez pracownika ZUS wnioskodawca otrzyma uzupełniające 40% przyznanej dotacji. Oznacza to, że poza wkładem własnym w wysokości 20% wartości projektu brutto, wnioskodawca musi zapewnić własne środki, aby sfinansować zakup urządzeń inwestycji do czasu uzyskania drugiej transzy.
Płatnik VAT może odliczyć pełną kwotę podatku VAT naliczonego z zakupów, dofinansowanych w ramach projektu, co w istocie niweluje wkład własny płatnika VAT.
Czy płatnik VAT może odliczyć podatek VAT naliczony z zakupów, dofinansowanych w ramach projektu?
Tak, płatnik VAT może odliczyć pełną kwotę podatku VAT naliczonego z zakupów, dofinansowanych w ramach projektu.
Jaka jest pula środków do rozdysponowania w najbliższej edycji konkursu?
Spodziewana pula środków do rozdysponowania w ramach najbliższego konkursu to 120 000 000 zł.
Ocena wniosków
Jak przebiega ocena wniosków złożonych w ramach konkursu ZUS i kto jej dokonuje?
Każdy złożony w ramach konkursu wniosek oceniany jest 2-etapowo.
Na pierwszym etapie wniosek podlega oceny formalnej i dokonują jej pracownicy wybranych oddziałów ZUS. Dokonywana jest weryfikacja kompletności i technicznej, formalnej poprawności złożonego wniosku oraz wszystkich załączników. Jeśli wniosek zawiera braki formalne, ZUS wzywa wnioskodawcę do ich usunięcia w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania. Wnioskodawca może usunąć braki formalne tylko raz i wyłącznie w zakresie wskazanym w wezwaniu.
Po uzyskaniu pozytywnej oceny formalnej, wniosek zostaje przekazany do oceny merytorycznej. Oceny merytorycznej dokonują eksperci Centralnego Instytutu Ochrony Pracy (CIOP). Co do zasady eksperci CIOP przeprowadzają ocenę merytoryczną wniosku wyłącznie na podstawie przesłanej dokumentacji. J Regulamin konkurs zastrzega jednak, że w okresie od dnia złożenia wniosku do dnia zawarcia umowy, eksperci maja prawo do przeprowadzenia niezapowiedzianej wizytę monitorującą, aby potwierdzić, czy zawarte we wniosku informacje dotyczące warunków pracy przedsiębiorstwie są zgodne ze stanem faktycznym.
Po zakończeniu oceny merytorycznej ZUS publikuje Listę rankingową wniosków zakwalifikowanych do dofinansowania.
Czy można odwołać się od negatywnej oceny formalnej?
Tak. Jeżeli wnioskodawca, którego wniosek nie został umieszczony na pierwszej liście rankingowej stwierdzi, że została naruszona procedura konkursowa lub wystąpiły inne naruszenia formalne, ma prawo złożyć odwołanie do Komisji Odwoławczej.
Czy można odwołać się od negatywnej oceny merytorycznej?
Nie. Zgodnie a obowiązującym Regulaminem konkursu wnioskodawcy nie przysługuje odwołanie od oceny merytorycznej wniosku.
Jeśli wniosek składa się z kilku działań (obejmuje kilka urządzeń/instalacji), to czy odrzucenie jednego działania oznacza odrzucenie całego wniosku?
Wykluczenie wybranego działania lub czynności z dofinansowania nie powoduje odrzucenia całego wniosku o dofinansowanie. Wyjątkiem jest sytuacja, jeżeli po zastosowaniu wykluczenia wnioskowana kwota dofinansowania będzie niższa od minimalnej kwoty dofinansowania, tj. 10 000,00 zł.
Czy ZUS przeprowadza wizyty monitorujące na etapie oceny wniosków?
W okresie od dnia złożenia wniosku do dnia zawarcia umowy, ZUS może bez uprzedzenia przeprowadzić wizytę monitorującą u wnioskodawcy, w zakresie potwierdzenia danych zawartych we wniosku ze stanem faktycznym. Są to jednak sytuacje incydentalne.
Terminy i harmonogram
Jaki jest termin na złożenie wniosku w najbliższym konkursie?
Prognozowany termin składania wniosków w najbliższym konkursie ZUS to I kwartał 2025 roku.
Kiedy zostaną ogłoszone wyniki konkursu?
Lista rankingowa wniosków skierowanych do dofinansowania w najbliższym konkursie, planowanym na I kwartał 2025, zostanie opublikowana nie później niż do 31 grudnia 2025.
W 2024 roku pierwsza lista rankingowa została opublikowana we wrześniu 2024. Pierwsza lista rankingowa podlega jeszcze kilkukrotnej aktualizacji.
Kiedy wnioskodawcy podpisują umowę o dofinansowanie z ZUS?
Umowy o dofinansowanie będą podpisywane po ogłoszeniu Listy rankingowej, prawdopodobnie w IV kwartale 2025 roku. Realizacja projektu będzie możliwa od 1 stycznia 2026 roku.
Kiedy wnioskodawcy otrzymają przyznane środki?
Wnioskodawca, którego projekt został zakwalifikowany do wypłaty dofinansowania w konkursie 2025.01 otrzyma 60% przyznanej dotacji w formie zaliczki, w ciągu 14 dni od podpisania umowy z ZUS, nie wcześniej niż 2 stycznia 2026 roku.
Drugą transzę dotacji (40%) otrzyma po pozytywnym odbiorze końcowym projektu. Zakładając, że projekt będzie realizowany przez 3 miesiące, realny termin wypłaty drugiej transzy to 5-6 miesięcy od dnia rozpoczęcia realizacji projektu.
Jaki jest czas na realizację projektu od podpisania umowy z ZUS?
We wniosku o dofinansowanie wnioskodawca samodzielnie określa czas potrzebny mu na realizację projektu, który nie może być krótszy niż 3 miesiące i dłuższy niż 6 miesięcy. Jeśli umowa zostanie podpisana w IV kwartale 2025 roku, okres realizacji projektu jest liczony od 1 stycznia 2026. Jeśli umowa zostanie zawarta w 2026, okres realizacji projektu jest liczony od dnia zawarcia umowy.
Czy można zrealizować projekt szybciej, niż zostało to założone we wniosku?
Tak. Wnioskodawca może złożyć w ZUS sprawozdanie końcowe z realizacji projektu przed upływem okresu przewidzianego na jego realizację. Może, ale nie musi przyspieszyć to wypłatę drugiej transzy dofinansowania.
Czy można realizować projekt dłużej, niż zostało to założone we wniosku?
W uzasadnionych przypadkach wnioskodawca może uzyskać zgodę ZUS na wydłużenie okresu realizacji projektu, maksymalnie do 6 miesięcy.
Kiedy należy spodziewać się odbioru projektu?
Wnioskodawca jest zobowiązany do złożenia sprawozdania końcowego z realizacji projektu w terminie 14 dni od dnia zakończenia realizacji projektu, określonego w umowie. ZUS dokonuje weryfikacji formalnej i merytorycznej złożonego sprawozdania. Po usunięciu wszelkich błędów i braków wyznaczany jest termin końcowego odbioru projektu. Zwykle odbywa się to w okresie 4-6 tygodni od zaakceptowania sprawozdania końcowego przez ZUS.
Realizacja projektu
Co zrobić żeby sprawnie rozliczyć projekt?
Aby sprawnie rozliczyć projekt warto zlecić nadzór nad jego realizacją i przygotowanie sprawozdania końcowego konsultantom z openzus.pl.
Kluczowe znaczenie dla bezproblemowego rozliczenia projektu ma uważne przestrzeganie wszelkich zapisów umowy z ZUS oraz wszelkich dodatkowych wytycznych na każdym etapie realizacji projektu.
Czy można zmienić dostawcę sprzętu?
W uzasadnionych przypadkach można wnioskować do ZUS o zmianę dostawcy sprzętu.
Co zrobić, gdy oferta złożona do wniosku jest już nieaktualna, bo cena sprzętu wzrosła?
Wysokość dofinansowania, przyznana na podstawie pierwotnie złożonego wniosku o dofinansowanie, nie może ulec zwiększeniu. Jeśli cena sprzętu wzrosła, wnioskodawca będzie musiał wnieść wyższy wkład własny w realizację projektu.
Czy można starać się o zwiększenie kwoty dofinansowania, skoro sprzęt podrożał?
Wysokość dofinansowania, przyznana na podstawie pierwotnie złożonego wniosku o dofinansowanie, nie może ulec zwiększeniu. Jeśli cena sprzętu wzrosła, wnioskodawca będzie musiał wnieść wyższy wkład własny w realizację projektu.
Czy ZUS przeprowadza wizyty monitorujące na etapie realizacji projektu?
W zawieranej z ZUS umowie o dofinansowanie wnioskodawca oświadcza, że wyraża zgodę na przeprowadzenie kontroli podczas realizacji projektu, kontroli dotyczącej odbioru projektu po jego zakończeniu oraz kontroli trwałości projektu w okresie trwałości projektu. W praktyce wszystkie projekty są kontrolowane na etapie odbioru końcowego (po zakończeniu realizacji projektu). Inne kontrole mają charakter incydentalny.
Sprawozdanie końcowe i odbiór projektu
Kiedy należy złożyć sprawozdanie końcowe z realizacji projektu?
Wnioskodawca składa sprawozdanie końcowe z realizacji projektu w terminie 14 dni od dnia zakończenia realizacji projektu.
Jakie dokumenty należy przygotować do sprawozdania końcowego z realizacji projektu?
Wioskodawca składa określony umową formularz Sprawozdania końcowego z realizacji projektu, podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz wszelkie załączniki, wymagane umową oraz wskazane przez eksperta na wyciągu z oceny wniosku a także inne dokumenty, jakich zażąda ZUS.
Kiedy nastąpi odbiór końcowy projektu na miejscu jego realizacji?
Wnioskodawca jest zobowiązany do złożenia sprawozdania końcowego z realizacji projektu w terminie 14 dni od dnia zakończenia realizacji projektu, określonego w umowie. ZUS dokonuje weryfikacji formalnej i merytorycznej złożonego sprawozdania. Po usunięciu wszelkich błędów i braków wyznaczany jest termin końcowego odbioru projektu. Zwykle odbywa się to w okresie 4-6 tygodni od zaakceptowania sprawozdania końcowego przez ZUS i jest przeprowadzany przez przedstawiciela ZUS na miejscu realizacji projektu.
Co podlega kontroli podczas odbioru końcowego projektu?
Podczas odbioru końcowego projektu wnioskodawca zobowiązuje się do:
- udostępnienia wszelkich materiałów i dokumentów związanych, jak i niezwiązanych z realizacją Projektu, o ile jest to konieczne do stwierdzenia stanu faktycznego, w tym umożliwienia wglądu do ksiąg rachunkowych oraz przedstawienia oryginałów faktur lub rachunków oraz innych dokumentów potwierdzających wydatkowanie środków finansowych;
- umożliwienia przeprowadzenia oględzin rezultatów realizacji projektu, w tym zapewnienia dostępu do pomieszczeń i terenu realizacji projektu, umożliwienia przeprowadzenia wywiadów z pracownikami, jak również umożliwienia wykonania dokumentacji zdjęciowej i sprawdzenia wykonania obowiązku działań informacyjnych;
- umożliwienia oględzin elementów stałych, które zostały zainstalowane w ramach projektu oraz innych urządzeń zakupionych w ramach realizowanego projektu, a także wglądu do ewidencji zakupionych środków ochrony indywidualnej i dokumentacji;
- udostępnienia dokumentacji potwierdzającej, że budynki/obiekty, w których usytuowane są stanowiska pracy objęte Projektem, zostały wykonane zgodnie z obowiązującymi przepisami (na czas ich realizacji) oraz są użytkowane zgodnie z ich przeznaczeniem;
- udostępnienia dokumentacji wymienionej przez eksperta w wyciągu z oceny wniosku jako niezbędnej do przygotowania i przedstawienia w trakcie odbioru projektu.
Do pobrania
Pobierz wybrane dokumenty w formacie PDF lub całość dokumntacji konkursowej w ZIP
Wszystkie dodatkowe informacje znajdziesz: