Czy ZUS dofinansuje używane maszyny? Zasady i ograniczenia -

Czy ZUS dofinansuje używane maszyny? Nie — sprzęt kupowany z projektu musi być fabrycznie nowy

Stan merytoryczny: konkurs nr 2026.01, projekty realizowane w 2027 r. Nabór trwał od 23 lutego do 24 marca 2026 r. i jest zakończony. Przy kolejnym naborze trzeba sprawdzić nowy regulamin i katalog.

W konkursie 2026.01 nie można zaplanować zakupu używanej maszyny, urządzenia ani elementu wyposażenia. Oferta ma wskazywać, że przedmiot jest fabrycznie nowy. Musi też podawać rok produkcji lub wytworzenia: nie wcześniejszy niż rok poprzedzający złożenie wniosku, albo zawierać oświadczenie oferenta, że przedmiot zostanie wytworzony po złożeniu zamówienia.

Dla wniosku składanego w 2026 r. oznacza to rok produkcji nie wcześniejszy niż 2025 r. Nie jest to jednak reguła „sprzęt może mieć trzy lata”. W kolejnej edycji rok graniczny trzeba wyliczyć ponownie z jej regulaminu.

Sprzęt używany, demonstracyjny i z ekspozycji

Sytuacja	Ocena dla konkursu 2026.01	Co sprawdzić
Maszyna wcześniej użytkowana	Nie kwalifikuje się jako zakup w projekcie	Warunek „fabrycznie nowy” nie jest spełniony.
Sprzęt po remoncie, regeneracji lub odnowieniu	Nie staje się przez to fabrycznie nowy	Stan techniczny i gwarancja nie zastępują wymogu nowości.
Egzemplarz demonstracyjny albo z ekspozycji	Brak automatycznego wyjątku	Oferent musi jednoznacznie potwierdzić fabryczną nowość i wymagany rok produkcji. Jeśli sprzęt był używany lub uruchomiony w sposób sprzeczny z takim statusem, nie należy przedstawiać go jako nowego.
Nowy sprzęt wyprodukowany w 2025 r.	Może spełnić warunek wieku dla wniosku z 2026 r.	Nadal musi być fabrycznie nowy i odpowiadać właściwemu punktowi katalogu.
Sprzęt wykonany po zamówieniu	Możliwy	Oferta powinna zawierać oświadczenie oferenta wymagane przez § 6 ust. 12 pkt 13 lit. e.

Regulamin i oficjalne FAQ nie tworzą osobnej kategorii „demo” ani „ekspozycja”, która omijałaby wymóg fabrycznej nowości. Sama nazwa handlowa, mały przebieg lub krótki czas pracy nie są dowodem. Jeżeli status egzemplarza jest niejasny, trzeba uzyskać od dostawcy pisemne, jednoznaczne potwierdzenie przed włączeniem go do oferty. Bez takiego dowodu właściwy status to wymaga potwierdzenia, a nie domniemanie kwalifikowalności.

Co musi zawierać oferta?

Zindywidualizowana oferta dla każdego działania powinna pozwalać powiązać produkt, zakres i cenę z wnioskiem. W odniesieniu do urządzenia regulamin wymaga m.in. nazwy producenta, modelu lub typu, parametrów technicznych, okresu i warunków gwarancji oraz serwisu, a także informacji o fabrycznej nowości i roku produkcji albo o wytworzeniu po zamówieniu.

Nie ma ogólnego wymogu dostarczenia trzech ofert na każdy zakup. To nie zwalnia z racjonalnego oszacowania kosztu ani z przygotowania kompletnej oferty zgodnej z § 6. Najczęstszy błąd polega na wpisaniu w kosztorysie nazwy ogólnej, podczas gdy karta produktu, oferta i opis działania wskazują różne parametry lub zakresy.

Zakup używanej maszyny a modernizacja maszyny już pracującej

To dwie różne sytuacje. Zakup używanej maszyny z dofinansowania jest niedopuszczalny. Punkt 1 katalogu pozwala natomiast zaplanować zakup i instalację nowych środków ochronnych do maszyny już użytkowanej w przedsiębiorstwie. Mogą to być m.in. osłony stałe lub ruchome, urządzenia blokujące, kurtyny i promienie świetlne, skanery laserowe, układy zatrzymania awaryjnego oraz elementy systemu sterowania realizujące funkcje bezpieczeństwa.

Ten wariant nie finansuje samej starej maszyny ani jej ogólnego remontu. Co więcej, katalog wyłącza takie środki dla maszyn użytkowanych przez wnioskodawcę krócej niż trzy lata przed dniem złożenia wniosku. Wymagane są m.in. zdjęcia maszyny i tabliczki znamionowej, oświadczenie o czasie jej użytkowania w przedsiębiorstwie, koncepcja instalacji zabezpieczeń, a zależnie od rozwiązania także deklaracje zgodności, schemat układu sterowania i dokumentacja walidacji.

Dlatego pojawiające się w materiałach hasło „trzy lata” nie opisuje dopuszczalnego wieku kupowanego sprzętu. Dotyczy ono istniejącej maszyny, do której mają zostać dołożone środki ochronne z punktu 1. Tej zasady nie wolno przenosić na zakup maszyny używanej.

Czy używany odciąg, filtr albo wentylator może wejść do projektu?

Nie jako urządzenie kupowane ze środków projektu. Elementy instalacji odciągowej także podlegają wymogowi fabrycznej nowości oraz muszą odpowiadać właściwemu działaniu katalogowemu. Historia serwisowa, pomiary wydajności czy ekspertyza techniczna nie zamieniają używanego wentylatora, filtra lub odciągu w sprzęt fabrycznie nowy.

Dokumentacja parametrów nadal jest ważna, ale służy wykazaniu zgodności nowego rozwiązania z projektem i wymaganiami katalogu. Nie jest ścieżką do zalegalizowania zakupu używanego egzemplarza.

Jak bezpiecznie sprawdzić planowany zakup?

Znajdź właściwy punkt katalogu. Sama poprawa komfortu lub ogólne hasło BHP nie wystarczają.
Ustal, co jest przedmiotem projektu. Oddziel zakup nowego urządzenia od doposażenia istniejącej maszyny.
Sprawdź status nowości. Uzyskaj od oferenta jednoznaczne oświadczenie, że przedmiot jest fabrycznie nowy.
Sprawdź rok produkcji. Dla wniosku w 2026 r. nie może być wcześniejszy niż 2025 r., chyba że oferent oświadczy, że produkt zostanie wykonany po zamówieniu.
Porównaj parametry. Oferta, karta katalogowa, opis działania i kosztorys muszą wskazywać ten sam produkt i zakres.
Usuń koszty wyłączone. Pakowanie, odbiór, dostawa, demontaż, uruchomienie, rozruch, dopuszczenie do użytkowania, serwisowanie i szkolenia nie podlegają dofinansowaniu.
Nie kupuj przed umową. Harmonogram i moment ponoszenia wydatków muszą odpowiadać regulaminowi oraz umowie.

Najczęstsze błędy

Próba obrony używanego sprzętu dobrym stanem, gwarancją albo opinią rzeczoznawcy.
Uznanie egzemplarza demonstracyjnego za nowy bez pisemnego potwierdzenia oferenta.
Mylenie roku produkcji kupowanego urządzenia z trzyletnim okresem użytkowania istniejącej maszyny z punktu 1.
Założenie, że każda maszyna produkcyjna kwalifikuje się tylko dlatego, że ma nowsze zabezpieczenia.
Wpisanie kosztów dostawy, uruchomienia, serwisu lub szkolenia do kwoty kwalifikowanej.
Niespójność modelu, parametrów lub ilości między ofertą, wnioskiem i załącznikami.
Traktowanie starego artykułu, oferty handlowej lub ustnej deklaracji sprzedawcy jako ważniejszej niż aktualny regulamin i katalog.

FAQ

Czy ZUS dofinansuje używaną maszynę w bardzo dobrym stanie?: Nie w konkursie 2026.01. Zakupiony sprzęt ma być fabrycznie nowy; dobry stan techniczny nie zastępuje tego warunku.
Czy urządzenie może być starsze niż trzy lata?: Dla zakupu w ramach wniosku z 2026 r. właściwa zasada jest ostrzejsza: rok produkcji nie może być wcześniejszy niż 2025 r., a urządzenie musi być fabrycznie nowe. Trzyletni okres dotyczy odrębnie maszyny już użytkowanej, doposażanej w środki ochronne z punktu 1 katalogu.
Czy sprzęt demonstracyjny lub z ekspozycji jest dopuszczalny?: Dokumenty 2026.01 nie przewidują osobnego wyjątku dla „demo”. Dostawca musi wiarygodnie potwierdzić fabryczną nowość i wymagany rok. Gdy nie może tego zrobić, nie należy ujmować egzemplarza w projekcie jako nowego.
Czy ekspertyza rzeczoznawcy wystarczy dla używanego sprzętu?: Nie. Może opisywać stan techniczny, ale nie zmienia sprzętu używanego w fabrycznie nowy.
Czy można sfinansować osłony do starej maszyny?: Taką możliwość przewiduje punkt 1 katalogu, jeżeli chodzi o nowe środki ochronne do maszyny użytkowanej w przedsiębiorstwie co najmniej trzy lata i zostaną spełnione szczegółowe wymagania dokumentacyjne.
Czy trzeba mieć trzy oferty?: Regulamin 2026.01 nie ustanawia ogólnego minimum trzech ofert. Wymaga zindywidualizowanej oferty dla każdego działania i określa jej zawartość.

Przed wpisaniem urządzenia do kosztorysu porównaj ofertę z aktualnym regulaminem i właściwym punktem katalogu. Wymagane materiały porządkuje poradnik dokumenty BHP do wniosku, a bieżący status naboru strona harmonogram. Zakres wsparcia możesz omówić przez formularz kontaktowy.