Droga zgotowana przez ZUS uczestnikom Konkursu składa się z kilku etapów:
• przygotowanie i złożenie wniosku z załącznikami;
• ocena wniosku i przydzielenie dotacji dla zwycięskich wnioskodawców;
• zawarcie umowy z ZUS i przekazanie pierwszej transzy dofinansowania;
• radosne zakupy upragnionych, dotowanych urządzeń i wyposażenia;
• montaż, przekazanie do użytku i zaprezentowanie inwestycji oraz dokumentacji jej wykonania;
• ocena wykonania i dokumentacji przez ZUS;
• wezwanie do korekt dokumentacji rozliczenia;
• ponowne wezwanie do korekt dokumentacji rozliczenia;
• zatwierdzenie odbioru, częściowe zatwierdzenie odbioru lub odmowa odbioru;
• druga transza dofinansowania – jest, nie ma, albo jeszcze inaczej…

Jest coś w naszej naturze, że kiedy już dochrapiemy się dotacyjnej kasy, odtrąbimy sukces, to utwierdzamy się w przekonaniu, że dalej poradzimy sobie, albo że jakoś to będzie, bo – jak mawiał klasyk – jeszcze tak nie było, żeby jakoś nie było! Tymczasem udział w Konkursie ZUS jest niczym kolarski wyścig – dopóki nie miniesz mety, wszystko się może zdarzyć, także upadek faworyta. Czy zawodowiec, po wygraniu pierwszej górskiej premii, pomyśli, że już wygrał cały etap? W Konkursie ZUS, najeżonym trudnościami i komplikacjami, przy nieprzewidywalności i subiektywności urzędników ZUS i jurorów CIOP, z rozgałęzioną i zawikłaną odpowiedzialnością beneficjenta, samotna wiara w sukces nie jest rozsądną emocją.

Pozyskiwanie dotacji polega na wykreowaniu pomysłu nadającego się na konkurs, udowodnieniu realności i znaczenia potrzeb takiego projektu oraz profesjonalnym przygotowaniu dokumentacji konkursowej. W trakcie tworzenia wniosku zawsze można dokładniej zbadać potrzeby i szanse, modyfikować projekt, dopracowywać dokumenty, tworzyć i ulepszać znakomitą kompozycję, będącą swoistym wytworem intelektu, opartym na istniejącym stanie BHP i warunkach konkursowych. Przyznanie dofinansowania i podpisanie umowy z ZUS betonuje każdy projekt. Na etapach realizacji i rozliczenia nie ma praktycznie żadnej swobody działania, a wszystkie poczynania muszą wynikać ze złożonych podczas naboru dokumentów, umowy z ZUS i Wyciągu z Oceny Wniosku sporządzonego przez konkursowego jurora. Każde odstępstwo musi być uzgodnione z ZUS, który nie ma obowiązku się na nie zgodzić. Rozliczenie projektu polega praktycznie na ponownym sporządzeniu wszystkich dowodów, odpowiednich do przekazanych do ZUS przy naborze wniosków, i zbadaniu przez ZUS, czy antycypowany stan i planowane efekty są zgodne z tym, co zastanie kontroler ZUS podczas odbioru inwestycji. Tymczasem od zakończenia naboru wniosków do wspomnianego odbioru projektu mija 15 miesięcy i wiele może się zmienić. Wówczas szanse na bezproblemowy odbiór inwestycji spadają. Często zdarza się, że beneficjenci zaciągają kredyt na sfinansowanie większości inwestycji do czasu otrzymania od ZUS drugiej transzy dotacji. Przeciągający się odbiór wydłuża czas kredytowania. I ten stres…

Wbrew pozorom dalsza droga szczęśliwego posiadacza dotacji nie jest bezpieczna. ZUS przewidział szereg pułapek czyhających na tego szczęśliwca. A wśród nich:
• zakupy niezgodne z pierwotną ofertą;
• wadliwa treść faktur zakupu, nieprawidłowy opis tych faktur, niewłaściwy zakres i treść wymaganych załączników sprzedawcy;
• błędne użycie rachunków bankowych i wadliwe opisy transakcji;
• niewłaściwe zarejestrowanie lub oznakowanie zakupionych urządzeń i wyposażenia;
• niewłaściwe przekazanie do użytkowania urządzeń i wyposażenia;
• niedostateczne wyniki pomiarów środowiska pracy, nieprzekonujące zapisy w ORZ, słabe osiągnięcia Wydatku Energetycznego lub Układu Mięśniowo-Szkieletowego;
• niewyraźna dokumentacja fotograficzna.

Uwikłanie się w takie pułapki może skończyć się na kilka sposobów:
• opóźnieniem w odbiorze projektu i wypłacie drugiej transzy dofinansowania, czyli czterdziestu procent przyznanych środków;
• częściowym odbiorem projektu i proporcjonalnym ograniczeniem dofinansowania, czyli wypłaceniem drugiej transzy w mniejszej wysokości, niewypłaceniem drugiej transzy albo nawet koniecznością zwrotu części pierwszej transzy;
• odmową odbioru projektu, zerem drugiej transzy i koniecznością zwrotu pierwszej transzy z odsetkami.

Pułapki etapu realizacji projektu konkursowego można ominąć, jeżeli dysponuje się wiedzą, doświadczeniem i skrupulatnością. Czasem jednak wpadka jest nieunikniona. OpenZUS oferuje wsparcie w każdej sytuacji, ale koszty i skuteczność tego wsparcia zależą od momentu włączenia eksperta do procesu realizacji i rozliczenia wniosku. Niektóre błędy są nieodwracalne i ekspert może jedynie ograniczyć skutki i konsekwencje, jakie dotkną beneficjenta podczas odbioru projektu. Wprowadzenie określonych przez eksperta działań ratunkowych staje się wtedy desperacką koniecznością z niepewnym skutkiem, a nie przemyślanym działaniem. Jeżeli natomiast ekspert uczestniczy i doradza w całym procesie realizacji i rozliczenia inwestycji, to jest duża szansa na ominięcie pułapek, niepopełnienie błędów i bezproblemowy odbiór projektu. Niestety, zabetonowany projekt złożony w okresie naboru wniosków w konfrontacji ze zmiennymi warunkami zakupów, instalowania, rozruchu itp. ogranicza możliwości omijania pułapek. Niewątpliwie najlepszym rozwiązaniem jest zaangażowanie OpenZUS na całe postępowanie konkursowe, czyli na wszystkie jego etapy – od pierwszego pomysłu na projekt BHP do rozliczenia i otrzymania pełnej kwoty dofinansowania. Wówczas działania zapobiegające katastrofie rozpoczną się wraz z nawiązaniem formalnej współpracy. Ekspert przez cały czas, w każdym procesie pozyskiwania, realizowania i rozliczania dofinansowania, ma perspektywę rozliczenia i warianty rozwoju sytuacji prowadzące do bezproblemowego odbioru projektu. Uniknie nawet drobnych wad w dokumentacji konkursowej, które podczas odbioru mogą nabrać krytycznego znaczenia. Obiektywnie konieczne zmiany, które mogą wystąpić podczas realizacji projektu, zostaną dzięki jego działaniom przeprowadzone bez kolizji z zasadami konkursu i nie będą stanowić problemu przy odbiorze. Działania takie można zapewnić, wykupując pakiet Complex OpenZUS.

Wkład eksperta w procesy pozyskania dofinansowania polega przede wszystkim na takim przygotowaniu dokumentacji, aby zminimalizować ryzyko odrzucenia wniosku i jednocześnie zapewnić mu najwyższą możliwą ocenę, z uwzględnieniem możliwości jego rozliczenia. Każdy dokument przechodzi szczegółową weryfikację pod kątem kryteriów regulaminowych i warunków późniejszego rozliczenia. Praktyka pokazuje, że oceny jurorów konkursowych bywają subiektywne i trudne do przewidzenia, dlatego rola eksperta polega na maksymalnym zwiększeniu szans wnioskodawcy poprzez tworzenie rozwiązań, które łączą jego intencje z wymogami regulaminu, kryteriami oceny, przepisami BHP i warunkami rozliczenia projektu. Zabezpieczenie przed dyskwalifikacją obejmuje sprawdzenie zgodności dokumentów konkursowych z zasadami BHP wynikającymi z licznych aktów prawnych i norm branżowych, a także precyzyjne dostosowanie ich do wymagań regulaminu i wytycznych konkursowych. Na etapie realizacji i rozliczania projektu ekspert wnosi wiedzę, doświadczenie i dbałość o szczegóły, które skutecznie chronią przed najczęściej popełnianymi błędami. Utrzymanie dotacji w fazie realizacji projektu i jego rozliczenia okazuje się równie wymagające jak samo jej pozyskanie. Wielu pracodawców zmuszonych jest do zwrotu całości lub części przyznanych środków, co bywa szczególnie dotkliwe – projekt zostaje przekreślony, a firma narażona na poważne problemy finansowe. To trochę jak zgubić klucze i zorientować się o tym pod drzwiami.

Czy warto więc zapewnić sobie wsparcie ekspertów OpenZUS?
Rozsądny człowiek zapewne rozważyłby to tak: Mogę próbować pozyskać i obronić samodzielnie 300 000 zł, ponosząc własne koszty i ryzykując niepowodzenie, albo angażuję OpenZUS w pakiecie Complex, płacąc nieco więcej i kilkukrotnie zwiększając swoje szanse.