Badania warunków środowiskowych muszą być przeprowadzane przez laboratoria akredytowane w tym zakresie. Pomiary obejmują m.in.:

• poziom zapylenia;

• stężenie czynników chemicznych w powietrzu;

• parametry mikroklimatu;

• skuteczność i wydajność systemów wentylacyjnych.

Na wyniki wpływa nie tylko jakość istniejących instalacji technicznych czy intensywność emisji, lecz także czynniki atmosferyczne, np. temperatura, nasłonecznienie czy wiatr. Odpowiednie przygotowanie stanowisk pracy oraz właściwe zaplanowanie terminu badań znacząco zwiększają ich wiarygodność.

Kluczowe znaczenie ma też pokazanie sekwencji pomiarów – zestawienie wyników wcześniejszych z aktualnymi. Regulamin konkursu formalnie tego wymaga, a brak takiej sekwencji osłabia wiarygodność wniosku i może być potraktowany jako lekceważenie przepisów BHP. Formalnie dopuszczalne jest złożenie oświadczenia o braku poprzednich badań, ale praktyka pokazuje, że takie podejście tylko zmniejsza szanse wniosku.

Zaleca się rozpoczęcie procesu pomiarów już w III kwartale roku poprzedzającego konkurs. Eksperci OpenZUS oferują pełne wsparcie – od, bardzo ważnego, planowania pomiarów, poprzez współpracę z rekomendowanymi, akredytowanymi laboratoriami, aż po ocenę przydatności sprawozdań z pomiarów.

Zdjęcia są często bardziej przekonujące niż liczby czy opisy. Pokazują faktyczne warunki pracy i stan techniczny instalacji. Do wniosku należy dołączyć zdjęcia:

• wszystkich stanowisk objętych projektem;

• pracowników podczas wykonywania obowiązków;

• istniejących systemów wentylacyjnych, klimatyzacyjnych i HVAC wraz z opisami i specyfikacją techniczną.

Szczególnym wyzwaniem jest udokumentowanie niektórych zagrożeń, np. obecności lotnych związków organicznych, zaduchu czy przegrzania pomieszczeń. Dlatego warto zlecić przygotowanie takiej dokumentacji ekspertom z OpenZUS. OpenZUS zaplanuje fotodokumentację w pakiecie Complex, zgodną z wymaganiami regulaminu i skutecznie obrazującą problemy BHP.

Każda inwestycja wymaga projektu wykonawczego lub koncepcji technicznej. Powinien on zawierać:

• część opisową;

• rysunki;

• obliczenia projektowe.

Projekt musi jednoznacznie wykazać, że proponowane rozwiązania są związane z zagrożeniami opisanymi w Ocenie Ryzyka Zawodowego. Dotyczy to zarówno instalacji klimatyzacyjnych czy wentylacyjnych, jak i działań związanych z przechowywaniem substancji chemicznych, systemami detekcji gazów, doborem środków ochrony indywidualnej albo ograniczeniem obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego.

• Systemy detekcji gazów wymagają projektu technicznego zawierającego część opisową i graficzną.

• Środki ochrony indywidualnej (SOI) muszą być dobrane w ścisłym odniesieniu do zagrożeń opisanych w ORZ – wraz z określeniem kategorii i rodzaju zabezpieczeń.

• Ocena obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego lub wydatku energetycznego może być sporządzona przez dowolną osobę z odpowiednią wiedzą – przepisy nie wymagają specjalnych uprawnień, ale poprawność i rzetelność tej dokumentacji jest brana pod uwagę w ocenie merytorycznej.

Do każdego działania inwestycyjnego konieczne jest dołączenie indywidualnych ofert handlowych, dedykowanych wnioskodawcy, które ponadto muszą być:

• spójne z projektem i pozostałą dokumentacją;

• zgodne z regulaminem konkursu.

Oferta powinna zawierać m.in.:

• pełne dane dostawcy;

• oznaczenie sprzętu/usługi (nazwa, typ, model);

• parametry techniczne i rok produkcji;

• jednostki miary i ceny jednostkowe brutto;

• deklarację, że sprzęt jest „fabrycznie nowy”;

• warunki gwarancji i serwisu;

• czas realizacji dostawy;

• kosztorysy materiałowe i montażowe (jeżeli są wymagane);

• wizualizację.

W praktyce przygotowanie takiej oferty jest trudne dla producentów i dystrybutorów. Uniwersalne szablony ofert, brak precyzyjnych danych czy unikanie deklaracji dotyczących stałości cen mogą prowadzić do błędów formalnych i odrzucenia wniosku.

Dlatego OpenZUS współpracuje wyłącznie ze sprawdzonymi dostawcami, którzy rozumieją specyfikę konkursu i potrafią przygotować oferty zgodne z rygorystycznymi wymogami. W wielu przypadkach dokumenty te powstają we współpracy z naszymi ekspertami, co pozwala uniknąć braków i znacząco skraca czas kompletowania dokumentacji.

Dokumentacja uzasadniająca projekt to fundament całego wniosku konkursowego. Prawidłowo przygotowane sprawozdania, zdjęcia, projekty techniczne i oferty handlowe nie tylko spełniają wymogi formalne, ale przede wszystkim przekonują jurorów, że projekt jest zasadny, realny i wartościowy. Przygotowanie tej dokumentacji to żmudny i niełatwy proces, wymagający niemałej wiedzy i doświadczenia. Warto nawiązać współpracę z profesjonalistami z OpenZUS, którzy przeprowadzą ten proces bez zakłóceń.