Regulamin konkursu 2026.01 nie ustanawia ogólnego obowiązku zebrania trzech ofert ani przygotowania matrycy porównawczej przez każdego wnioskodawcę. Wymaga natomiast zindywidualizowanej oferty na każde planowane działanie i dokładnie określa jej zawartość. Matryca jest narzędziem roboczym lub odpowiedzią na konkretne wezwanie, a nie samodzielnym wymogiem, którego wolno domyślać się ponad treść dokumentów.
Krótka odpowiedź
Dobra matryca porównuje wyłącznie dane wynikające z ofert i wymagań projektu: zakres, model, parametry techniczne, jednostki, ceny brutto, fabryczną nowość, rok produkcji, dostawę, gwarancję, serwis, dokumenty i zgodność z punktem Katalogu. Dostawców nie należy fikcyjnie anonimizować w dokumentach składanych do ZUS — oferta ma zawierać nazwę i adres oferenta. Jeżeli ZUS wzywa do korekty, odpowiada się dokładnie w zakresie wezwania, a nie tworzy nowego projektu.
Podstawa dla edycji 2026.01
- § 6 ust. 12 pkt 13 wymaga zindywidualizowanych ofert na każde działanie oraz wskazuje dane oferenta, przedmiotu, ceny, nowości, roku, parametrów, terminu, gwarancji i serwisu.
- Regulamin 2026.01 nie wskazuje ogólnego minimum trzech ofert ani obowiązkowej matrycy porównawczej.
- W korekcie formalnej ZUS wskazuje zakres braków; wnioskodawca ma jedną możliwość korekty w terminie 14 dni i nie może zwiększyć kwoty dofinansowania.
Własna podpisana umowa, Wyciąg z Oceny Wniosku i aktualne pisma ZUS są nadrzędne dla konkretnego projektu. Jeżeli dokumenty różnią się od tego poradnika, nie wolno uzupełniać luki domysłem.
Procedura krok po kroku
- Przepisz wymagania techniczne i BHP z projektu do wierszy matrycy, zanim wstawisz dane dostawców.
- Dla każdej oferty wpisz dokładny model, zakres dostawy, parametry, ilości, cenę jednostkową i łączną brutto oraz koszty wyłączone.
- Oznacz brak danych jako brak, a nie zero lub spełnienie. Jeśli zakresy są nieporównywalne, najpierw poproś oferentów o doprecyzowanie.
- Oddziel kryteria konieczne od preferencji. Oferta niespełniająca warunku projektu nie staje się odpowiednia tylko dlatego, że jest tańsza.
- Uzasadnienie oprzyj na śladzie: wymóg → wartość w ofercie → dowód → decyzja. Nie używaj marketingowych punktów bez źródła.
- Przy odpowiedzi na wezwanie dołącz pełne poprawione dokumenty wymagane w wezwaniu, zachowaj potwierdzenie wysyłki i nie rozszerzaj zakresu poza dopuszczalną korektę.
Mapa decyzji i dokumentów
| Sytuacja | Co przygotować lub sprawdzić | Granica |
|---|---|---|
| Oferent | nazwa i adres | Nie anonimizuj dokumentu źródłowego |
| Zakres i model | nazwa, typ, model, ilość i jednostka | Porównuj ten sam efekt i zakres |
| Cena | jednostkowa i łączna brutto | Oddziel koszty z § 5 ust. 9 |
| Warunki wykonania | dostawa, gwarancja, serwis, dokumenty | Brak danych wymaga wyjaśnienia |
Najczęstsze błędy
- fikcyjny obowiązek trzech ofert
- obowiązkowa anonimizacja dostawców
- punktacja bez definicji kryteriów
- porównanie niejednakowych zakresów
- obietnica większej szansy na dotację
Checklista porównania ofert
- sprawdzone właściwe dokumenty i edycja konkursu;
- każda teza liczbowa ma podstawę w umowie, regulaminie, ofercie albo raporcie;
- nazwy, kwoty, parametry, stanowiska i adresy są spójne we wszystkich plikach;
- koszty wyłączone są jawnie oddzielone od budżetu kwalifikowanego;
- zachowano dowód wysyłki i wersję dokładnie tego zestawu dokumentów;
- osoba odpowiedzialna sprawdziła kompletność przed upływem terminu.
Jeżeli chcesz omówić listę dokumentów potrzebnych do weryfikacji Twojego przypadku, skorzystaj z formularza kontaktowego. Przed przekazaniem danych usuń informacje, których nie trzeba ujawniać na etapie wstępnej rozmowy.
A może już jesteś zdecydowany na współpracę?
