Teczka projektu powinna pozwolić odtworzyć nie tylko końcowy PDF, lecz cały ślad decyzji: z jakiego źródła powstał, kto go zatwierdził, jaka wersja została podpisana, co wysłano, kiedy i z jakim potwierdzeniem. Folder roboczy nie może zastępować niezmiennego archiwum dokumentów faktycznie złożonych lub podpisanych.
Krótka odpowiedź
Najbezpieczniejszy układ rozdziela źródła, wersje robocze, paczki wysłane, umowę, realizację, płatności, sprawozdanie, kontrolę i trwałość. Każda paczka wysyłkowa ma spis plików, datę, autora, status, hash albo inny jednoznaczny identyfikator i potwierdzenie odbioru. Wzór umowy wymaga przechowywania danych finansowych i technicznych co najmniej przez trzyletni okres trwałości projektu; inne przepisy mogą wymagać dłuższego okresu.
Podstawa dla edycji 2026.01
- Umowa 2026.01 definiuje okres trwałości jako 3 lata od zatwierdzenia odbioru projektu z oceną zgodną z umową.
- Wnioskodawca ma przechowywać w bezpieczny sposób wszelkie dane związane z projektem, w szczególności dokumentację finansową i techniczną, co najmniej przez okres trwałości.
- Regulamin wymaga określonych nazw, formatów, limitów wielkości i wykazu załączników; potwierdzenia złożenia wniosku i samych załączników są odrębnymi dowodami.
Własna podpisana umowa, Wyciąg z Oceny Wniosku i aktualne pisma ZUS są nadrzędne dla konkretnego projektu. Jeżeli dokumenty różnią się od tego poradnika, nie wolno uzupełniać luki domysłem.
Procedura krok po kroku
- Utwórz foldery 00_REJESTR, 01_ŹRÓDŁA, 02_WNIOSEK_ROBOCZY, 03_WYSŁANE, 04_WEZWANIA_I_KOREKTY, 05_UMOWA, 06_REALIZACJA, 07_FINANSE, 08_SPRAWOZDANIE, 09_KONTROLE i 10_TRWAŁOŚĆ.
- W 00_REJESTR prowadź indeks: nazwa dokumentu, wersja, data, właściciel, status, podpis, miejsce wysłania, potwierdzenie i suma kontrolna.
- Nigdy nie nadpisuj podpisanej lub wysłanej wersji. Korektę zapisuj jako nowy plik i wiąż z konkretnym wezwaniem.
- Oddziel faktury, rachunki, wyciągi i potwierdzenia płatności od kosztorysów i protokołów; każdy dokument powiąż z działaniem oraz czynnością z wniosku.
- Po każdym zdarzeniu utwórz zamkniętą paczkę z manifestem oraz potwierdzeniem wysyłki. Sprawdź możliwość odczytu plików, nie tylko ich obecność.
- Stosuj kopie 3-2-1 jako dobrą praktykę wewnętrzną, szyfrowanie i role dostępu; regularnie wykonuj próbę odtworzenia.
Mapa decyzji i dokumentów
| Sytuacja | Co przygotować lub sprawdzić | Granica |
|---|---|---|
| Wersja robocza | edytowalne źródło i historia zmian | Nie jest dowodem wysyłki |
| Wersja podpisana | oryginalny plik z weryfikowalnym podpisem | Nie konwertuj ani nie drukuj do PDF |
| Paczka wysłana | manifest i potwierdzenie | Niezmienna kopia |
| Trwałość | dokumenty techniczne, finansowe, serwisowe i kontrolne | Minimum z umowy, inne okresy osobno |
Najczęstsze błędy
- nadpisywanie podpisanych plików
- mieszanie roboczych i wysłanych wersji
- brak potwierdzenia portalu
- fałszywy uniwersalny okres pięciu lat
- backup bez testu odtworzenia
Checklista teczki projektu
- sprawdzone właściwe dokumenty i edycja konkursu;
- każda teza liczbowa ma podstawę w umowie, regulaminie, ofercie albo raporcie;
- nazwy, kwoty, parametry, stanowiska i adresy są spójne we wszystkich plikach;
- koszty wyłączone są jawnie oddzielone od budżetu kwalifikowanego;
- zachowano dowód wysyłki i wersję dokładnie tego zestawu dokumentów;
- osoba odpowiedzialna sprawdziła kompletność przed upływem terminu.
Jeżeli chcesz omówić listę dokumentów potrzebnych do weryfikacji Twojego przypadku, skorzystaj z formularza kontaktowego. Przed przekazaniem danych usuń informacje, których nie trzeba ujawniać na etapie wstępnej rozmowy.
A może już jesteś zdecydowany na współpracę?
