Zakład Ubezpieczeń Społecznych od lat wspiera finansowo pracodawców w działaniach profilaktycznych, mających na celu utrzymanie pracowników w dobrej kondycji zawodowej przez cały okres ich aktywności. Konkurs organizowany przez ZUS promuje projekty, które:

• rzeczywiście podnoszą poziom bezpieczeństwa w miejscu pracy,

• ograniczają ryzyko wypadków oraz występowania chorób zawodowych,

• zmniejszają wpływ szkodliwych czynników środowiskowych na zatrudnionych.

Wspierane projekty powinny nie tylko eliminować źródła zagrożeń i wypadków, ale również przyczyniać się do rozwoju kultury bezpieczeństwa, poprawy komfortu pracy, dobrostanu pracowników oraz ogólnej jakości warunków zatrudnienia. W latach 2018–2024 ZUS przeznaczył na ten cel ponad 624 mln zł, wspierając ponad 7400 firm i instytucji. Zainteresowanie konkursem systematycznie rośnie – w ostatnich edycjach do konkursu wpływało rocznie ponad 5000 wniosków, z których dofinansowanie otrzymywało od 1000 do 1300 projektów. Na rok 2025 zaplanowano budżet w wysokości 140 mln zł, a kolejna edycja, przewidziana na pierwszy kwartał 2026 roku, może dysponować podobną lub nawet wyższą kwotą.

Należy jednak pamiętać, że konkurs jest wymagający – proces oceny projektów jest wieloetapowy i szczegółowy, a ostateczny wynik może zależeć także od interpretacji ekspertów. Wnioski przygotowane w pośpiechu, bez odpowiedniego przygotowania merytorycznego, mają niewielkie szanse na powodzenie – zwłaszcza w obliczu rosnącej konkurencji i coraz bardziej restrykcyjnych kryteriów. Aby zwiększyć szanse na uzyskanie wsparcia, warto rozpocząć przygotowania już w IV kwartale 2025 roku, korzystając z doświadczenia OpenZus jako partnera merytorycznego.

• Branża opieki zdrowotnej wiąże się z wysokim ryzykiem różnych wypadków i problemów zdrowotnych – od urazów przy przenoszeniu pacjentów po przeciążenia układu mięśniowo-szkieletowego u opiekunów i pielęgniarek.

• W codziennej pracy występuje wiele drobnych i poważniejszych urazów, które bywają bagatelizowane, a mogą skutkować długotrwałą nieobecnością pracowników. Przykładowo zwichnięcia, obicia czy przeciążenia podczas pomocy przy toalecie pacjentów często uniemożliwiają wykonywanie obowiązków przez kilka miesięcy.

• Opieka zdrowotna w Polsce funkcjonuje w warunkach przeciążenia kadry – pracownicy wykonują obowiązki za wielu, dlatego każdy z nich jest niezwykle cenny. ZUS, zdając sobie sprawę z tej sytuacji, udziela dotacji wspierających bezpieczeństwo i komfort pracy.

• Nowoczesne technologie coraz częściej wspomagają personel – np. dźwigi do przenoszenia pacjentów zastępują tradycyjne podnoszenie. Projekty tego typu są mocno wspierane przez ZUS, co przyczynia się do unowocześniania wizerunku i standardów branży.

• Ograniczanie zagrożeń w służbie zdrowia i pomocy społecznej ma wymiar zarówno ekonomiczny, jak i społeczny – mniej wypadków oznacza niższe koszty systemu ubezpieczeń, lepsze zdrowie personelu i dłuższą zdolność do pracy.

Z działania nr 11 z Katalogu działań doradczych i inwestycyjnych ZUS można sfinansować oświetlenie laboratoriów, sal chorych oraz innych pomieszczeń specjalistycznych. Nie obejmuje ono natomiast zakupu oświetlenia pomieszczeń niemedycznych, takich jak poczekalnie czy korytarze.

11. Zakup i instalacja elektrycznych systemów oświetleniowych w celu zapewnienia zgodnych z aktualnymi normatywami parametrów oświetlenia pomieszczeń i stanowisk pracy (bez ingerencji w wewnętrzny układ elektryczny opraw).
Dofinansowaniu podlega instalacja elektryczna doprowadzona do opraw oświetleniowych od najbliższej rozdzielni oświetleniowej wraz z jej wyposażeniem.

* Łączny poziom dofinansowania wszystkich działań inwestycyjnych projektu w tym zakresie nie może być większy niż 60.000 zł.

* Nie podlegają dofinansowaniu: specjalistyczne oświetlenia o nietypowych  temperaturach barwowych; agregaty prądotwórcze, agregaty prądotwórcze niezintegrowane z masztem oświetleniowym oraz zintegrowane z masztem oświetleniowym mobilne agregaty prądotwórcze o mocy maksymalnej powyżej 6 kW, alternatywne źródła energii i systemy sterowania oświetleniem (np. DALI, 0-10 V, czujniki ruchu, itp.), koszty demontażu istniejących systemów oświetleniowych oraz koszty transportu i użycia sprzętu niezwiązanego bezpośrednio z montażem systemu oświetleniowego.

Z działania nr 16 z Katalogu działań doradczych i inwestycyjnych ZUS można m.in. sfinansować zakup dygestoriów oraz komór laminarnych.

16. Zakup i instalacja urządzeń i elementów mechanicznej wentylacji ogólnej i miejscowej wywiewnej oraz nawiewnej do stosowania w warunkach zagrożenia szkodliwymi czynnikami chemicznymi lub pyłowymi (np. obudowy, okapy, ssawki, dygestoria, komory laminarne, filtry, filtropochłaniacze, urządzenia do odpylania na sucho i na mokro, cyklony, elektrofiltry, wentylatory, czerpnie, wyrzutnie, klapy zwrotne i pożarowe, przepustnice, przewody i kształtki wentylacyjne, stoły do obróbki skrawaniem i spawania zintegrowane z urządzeniami i elementami miejscowej wentylacji i filtracji powietrza, urządzenia i elementy miejscowej wywiewnej wentylacji i filtracji powietrza ścian, kabin i komór lakierniczych, urządzenia wentylacji indywidualnej).

 *Łączny poziom dofinansowania wszystkich działań inwestycyjnych projektu w tym zakresie nie może być większy niż 300.000 zł.

*Nie podlegają dofinansowaniu:

• kompletne ściany, kabiny i komory lakiernicze, tj. obudowy i całe wyposażenie służące do prowadzenia procesu lakierowania i malowania oraz służące poprawie jakości tych procesów, np. system ogrzewania, system suszenia, system filtracji i wentylacji powietrza nawiewanego do ściany, kabiny i komory;
• urządzenia przemysłowe służące do sprzątania i czyszczenia otoczenia stanowisk pracy (np. odkurzacze przemysłowe);
• urządzenia i instalacje wentylacji, które stanowią część budowy przed oddaniem budynku do użytkowania.

Dygestorium (pochłaniacz)
Dygestorium to wentylowane stanowisko pracy, które umożliwia bezpieczne przeprowadzanie procesów z użyciem substancji lotnych, toksycznych lub o nieprzyjemnym zapachu. Powietrze z przestrzeni roboczej nad stołem laboratoryjnym jest zasysane przez wentylator i usuwane poza pomieszczenie, co chroni pracownika przed szkodliwymi oparami. Stół roboczy jest dodatkowo oświetlony i może być wyposażony w bieżącą wodę, odpływ, gaz czy inne niezbędne media. Dygestoria stosuje się m.in. w laboratoriach szpitalnych, aptekach przy przygotowywaniu leków recepturowych, klinikach weterynaryjnych oraz salonach kosmetycznych podczas pracy z trwałymi odżywkami czy lakierami hybrydowymi.

Komora laminarna
Komora laminarna tworzy sterylne, pozbawione mikroorganizmów środowisko pracy w obszarze stanowiska laboratoryjnego. Sterylne powietrze jest kierowane w sposób uporządkowany od przestrzeni roboczej ku pomieszczeniu laboratorium, co uniemożliwia przedostanie się zanieczyszczeń z otoczenia do strefy pracy. Komory laminarne chronią procesy technologiczne, zazwyczaj biochemiczne, takie jak produkcja leków, hodowla komórek czy preparacja próbek, przed zanieczyszczeniami z zewnątrz. Urządzenie jest niezbędne wszędzie tam, gdzie wymagana jest najwyższa czystość, w tym czystość mikrobiologiczna.

Z działań nr 22 i 23 z Katalogu działań doradczych i inwestycyjnych ZUS można sfinansować urządzenia odciążające układ ruchu. Poniżej przedstawiono listę przykładowych takich urządzeń:

22. Zakup i instalacja urządzeń o udźwigu maksymalnym do 450 kg służących wyłącznie ograniczeniu obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego przy pracach ręcznych związanych z przemieszczaniem przedmiotów, ładunków lub materiałów, np.:

a. ręczne wózki platformowe oraz platformowe dwunożycowe,
b. schodołazy
c. wciągniki z jednym uchwytem mocującym,
d. żurawiki,
e. wciągarki z jednym uchwytem mocującym,
f. suwnice,
g. chwytaki i manipulatory (samojezdne, prowadzone i podwieszane),
h. wozidła prowadzone (o maksymalnej prędkości jezdnej/roboczej do 6 km/h),
i. wyciągi towarowe (windy dekarskie),
j. dźwigi towarowe małe (bez prawa wstępu osób do kabiny),
k. egzoszkielety pasywne.

*Łączny poziom dofinansowania wszystkich działań inwestycyjnych projektu w tym zakresie nie może być większy niż 50.000 zł.

*Nie podlegają dofinansowaniu: dodatkowe wyposażenie do urządzeń, przenośniki i podnośniki automatyczne, podajniki, urządzenia dedykowane do jednej maszyny, żurawie samojezdne, żurawie przenośne (przeładunkowe).

23. Zakup urządzeń służących wyłącznie ograniczeniu obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego:

a. wózków jezdniowych do przemieszczania palet (o udźwigu do 2 ton i maksymalnej wysokości unoszenia do 3,5 m) wyłącznie z napędem elektrycznym takie, jak: wózki prowadzone, podestowe,
b. ręcznie prowadzonych ciągników do wózków, np. magazynowych (o udźwigu do 2 ton i maksymalnej prędkości jezdnej do 6 km/h),
c. urządzeń do transportu pionowego osób chorych, niepełnosprawnych, zmarłych w zakresie jednej kondygnacji, np. podnośniki rehabilitacyjne,
d. schodołazów do transportu osób,
e. zestawów do zrywki drewna (przyczepa leśna z żurawiem, bez ograniczenia udźwigu).

*Łączny poziom dofinansowania wszystkich działań inwestycyjnych projektu w tym zakresie nie może być większy niż 50.000 zł.

*Nie podlegają dofinansowaniu wózki widłowe z siedziskiem, wózki bez napędu elektrycznego, ciągniki rolnicze, minikoparki, mini ładowarki i inne urządzenia wielozadaniowe, urządzenia do transportu materiałów sypkich lub płynnych bez opakowania, urządzenia do transportu poziomego osób (w tym także osób zmarłych), pojazdy (osobowe, towarowe, specjalne) niepodlegające dozorowi technicznemu.

Z działania nr 24 można sfinansować urządzenia odciążające układ ruchu, które zapobiegają pracy statycznej i pozwalają wykonywać czynności w różnych pozycjach, np. stoły rehabilitacyjne elektryczne i podobne rozwiązania.

24. Zakup wyposażenia stanowisk pracy, które ma na celu ograniczenie obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego, szczególnie obciążenia o charakterze statycznym poprzez umożliwienie wykonywania pracy fizycznej w pozycji naprzemiennie, stojącej i siedzącej lub w pozycji stojącej z podparciem, z zachowaniem dobrej stabilności postawy. Dofinansowaniu podlegają istniejące stanowiska pracy, które ze względu na występujące duże obciążenie układu mięśniowo-szkieletowego wymagają modernizacji. Możliwe jest dofinansowanie zakupu:

1. specjalistycznych stołów/foteli dla pacjentów/klientów wykorzystywanych w gabinetach, np. medycznych, fizjoterapeutycznych, kosmetycznych, fryzjerskich. Stoły/fotele muszą posiadać funkcję automatycznej regulacji wysokości w zakresie co najmniej 30 cm.

*Łączny poziom dofinansowania wszystkich działań inwestycyjnych projektu w tym zakresie nie może być większy niż 40.000 zł.

*Nie podlegają dofinansowaniu krzesła biurowe, stoły biurowe i inne wyposażenie biurowe, koziołki i taborety, konstrukcje i regały magazynowe, fotele stomatologiczne, łóżka dla pacjentów.

Z działania nr 25 z Katalogu działań można sfinansować urządzenia do sterylizacji i dezynfekcji wykorzystywane przy wykonywaniu czynności związanych ze stanowiskiem pracy, m.in. autoklawy.

25. Zakup i instalacja urządzeń służących poprawie bezpieczeństwa pracy w przypadku narażenia na szkodliwe czynniki biologiczne, np.: urządzenia do dezynfekcji i sterylizacji (sterylizatory parowe, urządzenia do dezynfekcji powierzchni i powietrza), komory laminarne, komory bezpiecznej pracy BSC, śluzy sanitarne, stacje do mycia i dezynfekcji środków ochrony indywidualnej, stacje do dezynfekcji rąk, natryski ratunkowe do obmycia całego ciała oraz natryski do przemywania oczu, urządzenia do bezpiecznego przechowywania niebezpiecznych czynników biologicznych.

*Łączny poziom dofinansowania wszystkich działań inwestycyjnych projektu w tym zakresie nie może być większy niż 50.000 zł.

*Nie podlegają dofinansowaniu maszyny i elementy ciągów technologicznych oraz narzędzia pracy, w tym myjki ultradźwiękowe.

26. Zakup i instalacja urządzeń służących poprawie bezpieczeństwa pracy w przypadku narażenia na czynniki chemiczne, np. urządzenia do bezpiecznego przechowywania substancji chemicznych (np. bezpieczne szafy, bezpieczne pojemniki), natryski ratunkowe do obmycia całego ciała oraz natryski do przemywania oczu, środki do ograniczania wycieków (np. wanny, sorbenty), przemysłowe systemy detekcji toksycznych lub wybuchowych gazów.

*Łączny poziom dofinansowania wszystkich działań inwestycyjnych projektu w tym zakresie nie może być większy niż 80.000 zł.

*Nie podlegają dofinansowaniu: regały bez tac ograniczających wycieki pod półkami, kontenery-magazyny chemiczne zewnętrzne oraz zbiorniki, maszyny i inne elementy ciągów technologicznych.

Z działania nr 27 z Katalogu działań doradczych i inwestycyjnych ZUS można sfinansować Środki Ochrony Indywidualnej (nie obejmujące ubrań roboczych) pracowników, m.in. maseczki, niektóre fartuchy, rękawice, obuwie ochronne oraz bardziej nietypowe środki stosowane na konkretnych stanowiskach, takie jak ochrona oczu.

27. Zakup środków ochrony indywidualnej (ŚOI) oraz sprzętu do pracy na wysokości, tj. sprzętu ewakuacyjnego, sprzętu do pracy w tzw. „dostępie linowym” oraz urządzeń kotwicznych.

*Łączny poziom dofinansowania wszystkich działań inwestycyjnych projektu w tym zakresie nie może być większy niż 40.000 zł.

*Nie podlega dofinansowaniu sprzęt roboczy (np.: odzież, rękawice, obuwie, itp.), narzędzia pracy, sprzęt pomocniczy (np. worki, skrzynie, radiotelefony).

Zgodnie z obowiązującymi zasadami, o środki finansowe w ramach Konkursu ZUS mogą ubiegać się płatnicy składek, którzy na dzień złożenia wniosku spełniają wszystkie wymagane kryteria. Wśród najważniejszych warunków znajdują się:

• prowadzenie działalności gospodarczej na terenie Polski oraz posiadanie numeru NIP;
• brak zaległości w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne;
• brak zaległości podatkowych;
• nieprowadzenie postępowania upadłościowego, układowego, likwidacyjnego ani działalności pod zarządem komisarycznym;
• zachowanie 3-letniej przerwy pomiędzy uzyskaniem kolejnego dofinansowania, licząc od dnia wypłaty poprzedniego;
• zachowanie 3-letniego odstępu od zwrotu wcześniej przyznanego wsparcia (jeżeli takie zobowiązanie miało miejsce);
• posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnego z wymaganiami ZUS.

Ważne wyłączenia i uwagi:

• Rolnicy opłacający składki wyłącznie w KRUS nie mogą wziąć udziału w konkursie – wyjątek stanowią ich pracownicy, jeżeli składki za nich odprowadzane są do ZUS.
• Z udziału wyłączone są również jednostki mundurowe (np. Państwowa Straż Pożarna, Wojsko Polskie) oraz inne podmioty podlegające resortowym systemom ubezpieczeniowym (MSWiA, MON).
• ZUS bardzo skrupulatnie kontroluje wpłaty składek – liczy się zarówno ich terminowość, jak i pełna wysokość. Nawet minimalne uchybienie, np. 1 grosz niedopłaty przez jeden dzień, może być podstawą odrzucenia wniosku. Ten warunek jest absolutnie kluczowy.
• Posiadanie układu ratalnego z ZUS nie wyklucza z udziału, o ile płatnik terminowo realizuje harmonogram spłat.

Konkurs ZUS jest skierowany do szerokiego grona podmiotów – niezależnie od ich wielkości, branży czy formy prawnej. O środki mogą ubiegać się zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki prawa handlowego, fundacje i stowarzyszenia, jak również jednostki sektora finansów publicznych, o ile spełniają wymagania formalne.

Dodatkową szansę uzyskują przedsiębiorcy prowadzący kilka odrębnych działalności. Przykładowo, osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą i jednocześnie będąca wspólnikiem w spółce może złożyć oddzielne wnioski dla każdej jednostki posiadającej własny NIP. Podobna zasada dotyczy oddziałów firm – jeśli mają odrębny numer NIP i spełniają pozostałe kryteria, mogą aplikować samodzielnie.

Powiązania kapitałowe lub organizacyjne również nie wykluczają udziału. Spółki funkcjonujące w ramach jednej grupy mogą składać osobne wnioski, pod warunkiem że działają jako niezależne podmioty z własnym numerem NIP. Przykładowo, każda fabryka działająca jako samodzielna jednostka może ubiegać się o dofinansowanie.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych prawdopodobnie już na początku stycznia 2026 roku ogłosi szczegóły kolejnej edycji konkursu na dofinansowanie działań prewencyjnych w zakresie BHP. W komunikacie znajdą się m.in. terminy rozpoczęcia i zakończenia naboru oraz kompletna dokumentacja konkursowa. Warto zauważyć, że z roku na rok czas przeznaczony na składanie wniosków systematycznie się skraca. Przykładowo: w 2024 roku nabór trwał do 27 marca, natomiast w 2025 roku zakończył się już 10 marca. Można więc przypuszczać, że w 2026 roku okres na przygotowanie i złożenie poprawnie sporządzonych wniosków będzie równie krótki.

Ocena wniosków odbywa się dwuetapowo. Najpierw oddziały ZUS przeprowadzają szczegółową weryfikację formalną, a następnie eksperci z Centralnego Instytutu Ochrony Pracy (CIOP) dokonują oceny merytorycznej. Drugi etap jest mniej transparentny, a stosowane kryteria nie zawsze mają jednoznaczną interpretację, co stawia przed wnioskodawcami wysokie wymagania jakościowe.

Lista rankingowa z wybranymi beneficjentami publikowana jest zazwyczaj na początku września, a podpisywanie umów z ZUS trwa najczęściej do końca roku. Realizacja projektów rusza w styczniu 2027 roku i trwa od trzech do sześciu miesięcy. Po zakończeniu inwestycji następuje etap rozliczenia oraz szczegółowej kontroli, a ostatnia część dofinansowania wypłacana jest dopiero po zatwierdzeniu wyników tej kontroli.

Okres trwałości projektu – czyli obowiązek utrzymania osiągniętych efektów – przewidziany jest do 2030 roku lub do początku 2031 roku, w zależności od daty końcowego odbioru projektu.

Do każdego wniosku, niezależnie od wybranego działania z Katalogu, należy dołączyć następujące załączniki formalne:

• Zaświadczenie z urzędu skarbowego o niezaleganiu z podatkami – dokument musi być aktualny zgodnie z wymaganiami ZUS. Jednocześnie warto zauważyć, że zasadność tego wymogu została zakwestionowana przez Najwyższą Izbę Kontroli (raport pokontrolny NIK), a jego stosowanie przez ZUS budzi pewne wątpliwości prawne.
• Umowa najmu nieruchomości (jeśli dotyczy) – w przypadku realizacji projektu w wynajmowanym obiekcie konieczne jest przedstawienie umowy najmu zawartej na czas nieokreślony lub na okres co najmniej pięciu lat od daty rozpoczęcia realizacji projektu.
• Oświadczenia wymagane przez ZUS – wśród nich kluczowe jest oświadczenie, że inwestycje planowane w ramach projektu będą realizowane w budynkach lub obiektach wzniesionych zgodnie z przepisami obowiązującymi w czasie ich budowy oraz użytkowanych zgodnie z ich przeznaczeniem.

•  Ocena Ryzyka Zawodowego (ORZ) – dokument przygotowany zgodnie z wymaganiami zawartymi w dokumentacji konkursowej. Dla każdego typu stanowisk pracy objętych projektem należy przygotować osobny ORZ.
• Dokumentacja fotograficzna – aktualne zdjęcia stanowisk pracy, maszyn lub pomieszczeń, które będą objęte planowaną inwestycją.
• Oferta handlowa na projektowane przedsięwzięcie.

Środki ochrony indywidualnej:
• dokumentacja przeprowadzonego doboru środków ochrony indywidualnej, obejmująca powiązanie między zagrożeniami i warunkami na stanowisku pracy a konkretnymi wybranymi rozwiązaniami.

Nadmierne obciążenie układu mięśniowo-szkieletowego:
• dokumentacja oceny obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego, zawierająca elementy wskazane w Wytycznych do opracowania oceny obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego/wydatku energetycznego (załącznik nr 8 do Regulaminu);
• dokumentacja oceny obciążenia statycznego układu mięśniowo-szkieletowego, np. OWAS, REBA, PN-EN 1005-4, z wyłączeniem pomiaru wydatku energetycznego; również musi zawierać elementy określone w załączniku nr 8 do Regulaminu;
• wykaz aktualnie wykorzystywanych stołów i foteli na stanowisku pracy objętym projektem, wraz z opisem ich funkcjonalności – w celu uzasadnienia konieczności zakupu nowego wyposażenia (m.in. zakres i możliwości regulacji);
• informacja o tym, że szczegółowe informacje dotyczące kosztu opracowania wniosku konkursowego dostępne są na stronie OpenZUS.

Zagrożenia od hałasu i wibracji:
• sprawozdanie z badań hałasu na stanowisku/ach pracy, wykonane przez laboratorium z odpowiednią akredytacją;
• dokumentacja doboru wyrobów i ustrojów przeciwdyrgniowych do obiektu, w którym mają zostać zamontowane.

Oświetlenie pomieszczeń i stanowisk pracy oraz promieniowanie optyczne:
• sprawozdanie z pomiarów parametrów oświetleniowych istniejących warunków oświetlenia (wraz ze zdjęciami ocenianych pomieszczeń); pomiary muszą być przeprowadzone przez akredytowane laboratorium;
• sprawozdanie z pomiarów istniejącego systemu oświetlenia awaryjnego zgodnie z aktualną normą; w przypadku braku takiego oświetlenia – uzasadnienie jego instalacji;
• pomiary parametrów promieniowania optycznego na stanowisku pracy lub w strefie przebywania pracowników, jednoznacznie potwierdzające przekroczenie wartości MDE (maksymalnej dopuszczalnej ekspozycji), wykonane przez laboratorium posiadające stosowną akredytację;
• zdjęcia pomieszczeń oraz stanowisk pracy (lub miejsc ich usytuowania w terenie otwartym), które mają być objęte modernizacją oświetlenia, z widocznym obecnym systemem oświetleniowym.

Oferty handlowe dotyczące wszystkich działań uwzględnionych w projekcie muszą być wystawione imiennie – bezpośrednio na wnioskodawcę – oraz w pełni zgodne z wymaganiami formalnymi i technicznymi określonymi w regulaminie konkursu. Każda oferta powinna zawierać:

• dokładny opis techniczny oferowanych urządzeń lub rozwiązań,
• cenę jednostkową i łączną wartość zamówienia,
• kompletne dane sprzedawcy i nabywcy,
• informacje dotyczące okresu gwarancji, warunków serwisowych i planowanego terminu realizacji,
• kosztorys materiałowo-montażowy przygotowany zgodnie z obowiązującym wzorem,
• realistyczne warunki cenowe i harmonogramowe, z uwzględnieniem faktu, że zakup może zostać dokonany nawet do 12 miesięcy od daty wystawienia oferty.

Przygotowanie oferty spełniającej wszystkie wymagania konkursu ZUS stanowi w praktyce duże wyzwanie. Nawet doświadczeni dostawcy często nie znają specyfiki konkursu, co skutkuje przygotowywaniem ofert niekompletnych, nieprecyzyjnych lub niezgodnych z regulaminem. Do najczęściej występujących błędów należą: brak szczegółowych parametrów technicznych, trudności w dostosowaniu standardowego szablonu oferty, niejasne warunki serwisowe oraz brak gwarancji utrzymania ceny przez wymagany okres.

Ponadto wśród załączników wymaganych do oferty handlowej znajdują się specyficzne dokumenty, które muszą w sposób jednoznaczny powiązać projekt z proponowanym rozwiązaniem:

1. Wizualizacja – wyraźne i czytelne fotografie przedstawiające konkretny element, produkt, maszynę, urządzenie, środek ochrony lub inne wyposażenie objęte dofinansowaniem, umożliwiające jednoznaczną identyfikację przedmiotu zakupu.

2. Rysunek techniczny lub wizualizacja rysunkowa/fotokomputerowa koncepcji rozwiązania BHP wraz z wymiarami, pozwalającymi ocenić zgodność z wymaganiami norm dotyczącymi projektowania oraz zachowania odległości bezpieczeństwa.

3. Szczegółowy wykaz i specyfikacja danego elementu z podaniem typu, parametrów, producenta oraz uzasadnieniem wyboru konkretnego rozwiązania.

4. Deklaracje zgodności potwierdzające spełnianie przez przedmiot dofinansowania wymagań odpowiednich norm, dyrektyw i przepisów (UE, WE, CE).

5. Dokumentacja techniczna dla projektów zawierających sterowanie związane z bezpieczeństwem lub rozwiązań oświetleniowych – np. schematy podłączeń, projekty, karty katalogowe, walidacje, symulacje poprawy parametrów itp.

Prawidłowe przygotowanie tych dokumentów wymaga skrupulatnej i czasochłonnej koordynacji pomiędzy regulaminem konkursu, Katalogiem działań, formularzem wniosku oraz treścią otrzymanej oferty handlowej.

Dzięki wieloletniemu doświadczeniu zespół OpenZUS współpracuje ze sprawdzonymi i rzetelnymi dostawcami, którzy doskonale znają wymagania konkursu. Potrafią oni przygotować oferty w pełni zgodne z regulaminem oraz opracować kompletną dokumentację powiązaną z projektem. W praktyce współpraca z naszymi doradcami znacząco ogranicza ryzyko błędów formalnych i przyspiesza proces kompletowania wniosku. W efekcie klient otrzymuje nie tylko poprawnie przygotowaną ofertę, ale także pewność, że spełnia ona wszystkie formalne wymogi konkursowe.

Dostawca – obok klienta i konsultanta – jest kluczowym ogniwem procesu ubiegania się o dofinansowanie z ZUS. Jego rola ma fundamentalne znaczenie: nawet najlepiej przygotowany projekt nie zakończy się sukcesem bez solidnego i doświadczonego partnera technologicznego. Konkurs ZUS nie pozostawia miejsca na przypadkowość – liczą się precyzja, wysoka jakość oraz znajomość specyfiki programu. Dlatego współpracujemy wyłącznie z firmami, które mają udokumentowane doświadczenie w realizacji projektów ZUS. Nasi rekomendowani dostawcy to sprawdzeni specjaliści, a nie przypadkowe firmy znalezione w wyszukiwarce. Łączą wiedzę inżynieryjną z praktyką wdrożeniową, tworząc zespoły projektantów i techników doskonale znających regulamin, wymagania formalne oraz typowe błędy występujące w konkursie.

Co wyróżnia naszych dostawców?
• skrupulatne uwzględnianie wszystkich wymagań formalnych programu ZUS;
• przygotowywanie rozwiązań technicznych na najwyższym poziomie merytorycznym;
• uczciwe, realistyczne wyceny – bez sztucznego zawyżania kosztów w związku z dofinansowaniem;
• aktywne wsparcie klientów w procesie aplikacyjnym – działają jako partnerzy, nie tylko dostawcy;
• doskonała znajomość specyfiki pracy zakładów i proponowanie rozwiązań praktycznych oraz funkcjonalnych;
• szybka, rzetelna i profesjonalna realizacja, szczególnie wtedy, gdy liczy się czas.

Współpraca z takimi partnerami daje pewność, że dokumentacja ofertowa spełnia wszystkie wymagania formalne, a jednocześnie wzmacnia merytoryczną wartość wniosku. W konkursie ZUS jakość ofert handlowych jest równie istotna jak część techniczna, dlatego wybór doświadczonego dostawcy już na wczesnym etapie aplikacji stanowi fundament skutecznej strategii.

Nasza rola w projekcie
Wsparcie w pozyskaniu i rozliczeniu dotacji:
• przygotowujemy kompletną dokumentację do wniosku oraz sprawozdania końcowego;
• wspieramy realizację projektu, minimalizując ryzyko utraty lub obniżenia dotacji;
• maksymalnie upraszczamy obsługę, ograniczając ryzyko błędów i czasochłonną komunikację;
• współpracujemy wyłącznie z rekomendowanymi dostawcami, co przyspiesza proces i eliminuje błędy formalne.

Twoja rola w projekcie
Dostarczenie dokumentów:
• oferty od dostawców;
• zaświadczenia z urzędu skarbowego;
• tytuł prawny do lokalu;
• zdjęcia stanowisk pracy.

Pozostałe działania:
• wypełnienie ankiety;
• udzielanie niezbędnych informacji;
• podpisanie dokumentów (podpis elektroniczny).

Nabór nadchodzi wielkimi krokami – teraz jest idealny moment, aby działać. Dotacje na dygestoria czy komory laminarne to realna szansa, by poprawić BHP przy minimalnym wkładzie własnym.

Nie ryzykuj odrzucenia wniosku z powodu błędów, których łatwo można uniknąć. Skontaktuj się z nami – nasi eksperci:

• bezpłatnie przeanalizują sytuację Twojej placówki,
• wskażą inwestycje kwalifikujące się do dofinansowania,
• przygotują kompletny, profesjonalny wniosek z maksymalną szansą na sukces.

Zrób pierwszy krok już dziś i zapewnij swojej placówce bezpieczniejsze i nowocześniejsze środowisko pracy!