KOM-ŁAR – 73 240 zł dotacji na poprawę BHP w firmie gospodarki odpadami

Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe „KOM-ŁAR” Sp. z o.o. świadczy usługi związane z kompleksową gospodarką odpadami oraz utrzymaniem czystości. Odbiera odpady z posesji, transportuje je na składowisko lub do bazy celem ich segregacji i dalszego gospodarowania. Przedsiębiorstwo posiada również zezwolenie na odbiór odpadów niebezpiecznych.

Na dzień składania wniosku firma zatrudniała 14 osób, a projektem objęto 12 pracowników – 85,7% załogi. Był to bardzo istotny argument w ocenie oddziaływania projektu na BHP.

Kierowcy-ładowacze prowadzą samochody zbierające odpady, uczestniczą w ich odbiorze, myciu, dezynfekcji i drobnych pracach serwisowych. Pracownicy komunalni przetaczają pojemniki, mocują je na wywrotnicy, ładują odpady wielkogabarytowe, sortują elektroodpady i przemieszczają je po bazie.

KOM-ŁAR nawiązał współpracę z OpenZUS.pl w celu przygotowania projektu w ramach konkursu ZUS. Firma przedstawiła zidentyfikowane problemy występujące podczas codziennej pracy, a następnie eksperci OpenZUS.pl przeprowadzili analizę BHP i formalnych możliwości ich rozwiązania w ramach konkursu.

Eksperci OpenZUS.pl nie rozpoczynają współpracy od dobrania jakichś urządzeń z katalogu. Najpierw trzeba było odpowiedzieć na pytanie: jakie problemy rzeczywiście warto rozwiązać, kogo obejmie projekt, jaki efekt można osiągnąć i jak ten efekt będzie można później udowodnić i rozliczyć?

Nie był to schematyczny wybór urządzeń z katalogu konkursowego. OpenZUS.pl przygotował indywidualną, autorską koncepcję merytoryczną projektu, opracowaną specjalnie dla PHU Kom-Łar, opartą na wiedzy i doświadczeniu ekspertów w realizacji projektów BHP w Konkursie. Analiza obejmowała zarówno formalną kwalifikowalność inwestycji, jak i jej rzeczywistą celowość, właściwy dobór rozwiązania technicznego, przewidywaną skuteczność oraz liczbę pracowników, których projekt miał objąć. Istotnym elementem była również ocena, czy uzyskany efekt będzie można po zakończeniu inwestycji obiektywnie potwierdzić – poprzez ponowną ocenę ryzyka, ocenę obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego lub inne wiarygodne metody.

W koncepcji połączono więc kilka elementów: stanowiska pracy, liczbę pracowników, rzeczywiste zagrożenia, ocenę ryzyka, dostępne rozwiązania techniczne, katalog ZUS oraz możliwość późniejszego wykazania i rozliczenia efektu.

Projekt nie był więc budowany wokół produktów, które przedsiębiorstwo chciało kupić. Najpierw zidentyfikowano problemy BHP, a dopiero potem dobrano sprzęt, który miał te problemy rzeczywiście ograniczyć.

Punktem wyjścia była ocena ryzyka zawodowego oraz szczegółowa ocena obciążenia fizycznego na stanowiskach pracy. ORZ wskazała zagrożenia, dla których   określono średnie, dopuszczalne ryzyko i wskazano działania prowadzące do jego ograniczenia.

Istotnym zagrożeniem była praca na wysokości. Pracownicy wykonywali czyszczenie, dezynfekcję i konieczne prace serwisowe przy górnych częściach samochodów, korzystając z drabin na wysokości do około 4 m. ORZ pokazywało możliwość upadku podczas wchodzenia na drabinę i schodzenia z niej oraz podczas wykonywania pracy stojąc na drabinie. Eksperci OpenZUS.pl wskazali na szczególne zagrożenie podczas pracy na drabinie, która umożliwia wykorzystanie tylko jednej ręki, gdyż druga musi pewnie chwytać szczebel lub podłużnicę.

Ręczne prace transportowe są charakterystycznym czynnikiem towarzyszącym pracom z odpadami. Występują one podczas przetaczania pojemników ze zmieszanymi odpadami komunalnymi,  osiągającymi masę 180 – 300 kg oraz podczas przenoszenia, załadunku, rozładunku i segregacji odpadów średnio i wielko gabarytowych – selektywnych – np. elektro sprzętów AGD lub opon. Szczególnie ważnym dowodem była ocena wydatku energetycznego wykonana przez ekspertów OpenZUS.pl. Przed inwestycją efektywny wydatek energetyczny pracownika komunalnego wynosił  8 038 kJ/8 h, co kwalifikowało wykonywaną pracę jako ciężką, a związane z nadmiernym wysiłkiem fizycznym ryzyko jako średnie, dopuszczalne. Według ekspertów OpenZUS.pl konieczna była mechanizacja tych prac.

W ORZ wskazano również narażenie na czynniki chemiczne podczas przechowywania, przygotowywania, użytkowania –  czyszczenia i dezynfekcji pojazdów, pojemników na odpady, powierzchni roboczych oraz innych prac porządkowych. Ryzyko obejmowało możliwość podrażnień, alergii, oparzeń, uszkodzeń oczu i zatruć i zostało ocenione jako średnie, dopuszczalne.

Istotnym elementem problemu był sposób przechowywania środków chemicznych. Stosowane mieszaniny – m.in. Gran Clor 2006 i Dimer – były przechowywane w szafce ubraniowej, która nie zapewniała odpowiedniej redukcji ryzyka rozlania, skażenia, przypadkowego kontaktu czy niepożądanej reakcji. Eksperci OpenZUS.pl wskazali na konieczność zmiany sposobu przechowywania tych preparatów.

ORZ wskazała jako zagrożenia udział w ruchu drogowym pieszych pracowników oraz zmienne warunki atmosferyczne, w tym opady, niską temperaturę, wiatr, nasłonecznienie i promieniowanie UV. Ochrona pracowników wymagała więc nie tylko organizacji bezpiecznej pracy, ale również właściwego doboru środków ochrony indywidualnej (ŚOI). Eksperci OpenZUS.pl wskazali ich szerokie i praktyczne zastosowanie – od ochrony przed czynnikami atmosferycznymi i UV po poprawę widoczności pracownika podczas wykonywania prac na drogach lub innych miejscach poruszania się  pojazdów.

W tym projekcie szczególnego znaczenia nabrała jakość własnej, wewnętrznej dokumentacji potwierdzającej zagrożenia i uzasadniającej dobór rozwiązań. Dla projektowanych działań nie było obowiązku wykonania akredytowanych pomiarów środowiska pracy, które zazwyczaj jednoznacznie i wiarygodnie udowadniają potrzebę działań BHP. Wiedza i doświadczenie ekspertów OpenZUS.pl  pozwoliła na szczególnie staranne przygotowanie i wykorzystanie innych możliwych dowodów, wymaganych w konkursie: ORZ, ocenę wydatku energetycznego, dokumentację doboru ŚOI i doboru urządzeń ochrony chemicznej oraz dokumentację fotograficzną.

Podstawą było ORZ przygotowane zgodnie z wymaganiami konkursowymi. Łączyło ono zagrożenia ze sposobem wykonywania pracy, poziomem ryzyka i proponowanymi działaniami. Przy zagrożeniach chemicznych wykorzystano również karty charakterystyki SDS, odnosząc właściwości i klasyfikację substancji do warunków ich stosowania i przechowywania.

Ważnym dowodem była ocena wydatku energetycznego, wykonana przez ekspertów OpenZUS metodą tabelaryczno-chronometrażową Lehmanna. Uwzględniono rzeczywisty przebieg zmiany, czas poszczególnych czynności, sposób pracy oraz masy i rozmiary przemieszczanych ładunków.

Eksperci OpenZUS.pl profesjonalnie obliczyli aktualny wydatek energetyczny i powiązali krytyczne czynności z projektowanymi rozwiązaniami. Przygotowano również projekcję obciążenia po zastosowaniu planowanych rozwiązań, dzięki czemu efekt mechanizacji można było zaplanować, a później zweryfikować i udowodnić.

Dokumentacja doboru ŚOI łączyła konkretne zagrożenia wykazane w ORZ i warunki pracy z konkretnymi środkami ochrony. Określono ich typ, parametry, producenta, zakres stosowania oraz uzasadnienie wyboru. Uwzględniono przy tym poziom ryzyka, wymagania techniczne i normatywne, ergonomię oraz możliwość dopasowania środków do pracownika.

Podobnie przygotowano dokumentację doboru urządzeń ochrony przed czynnikami chemicznymi. Dobór szaf nie był przypadkowym wyborem produktu z ofert – został powiązany z właściwościami i klasyfikacją substancji, ich ilością oraz warunkami pracy, z wykorzystaniem informacji zawartych w kartach charakterystyki SDS.

Całość uzupełniała dokumentacja fotograficzna, pokazująca rzeczywisty sposób wykonywania pracy, m.in. ręczne przemieszczanie ładunków, pracę na wysokości, stosowanie ŚOI i sposób przechowywania chemikaliów. OpenZUS przygotował szczegółowe wytyczne i scenariusze wykonania zdjęć, aby fotografie jednoznacznie potwierdzały informacje zawarte w ORZ i ocenie wydatku energetycznego. Szczególnie w projekcie Kom-Łar, gdzie „twardej” dokumentacji dowodowej nie było wiele, dobrze wykonane zdjęcia mogły zadecydować o sukcesie.

W efekcie powstał spójny łańcuch: zagrożenie → sposób wykonywania pracy → ocena ryzyka → ocena obciążenia → dobór rozwiązania → przewidywany efekt. Przy braku pomiarów akredytowanych taka spójność dokumentacji była kluczowa dla wykazania, że inwestycje były potrzebne, adekwatne i możliwe do późniejszego zweryfikowania.

Pracownicy komunalni i kierowcy-ładowacze wykonywali czynności związane z myciem, dezynfekcją i serwisowaniem pojazdów na wysokości do około 4 m. Dotychczas korzystali z drabin przystawnych. W przypadku mycia pojazdów problemem była dodatkowo możliwość zamoczenia szczebli i utraty przyczepności. Drabina wymuszała również wykonywanie części czynności w mniej korzystnej pozycji. Pracownik miał ograniczoną możliwość swobodnego operowania narzędziami i przemieszczania się wzdłuż pojazdu. Dlatego początkowo zaproponowano ruchomy podest roboczy z podejściem schodowym, który miał zastąpić drabiny. Po ponownym przeanalizowaniu parametrów przez ekspertów OpenZUS.pl, ostatecznie zakupiono jednak przejezdny podnośnik osobowy UP LIFT 5 120 HD. Rozwiązanie zapewnia stabilną platformę roboczą i pozwala wykonywać czynności na wysokości bez korzystania z drabiny. W dokumentacji powykonawczej potwierdzono wykorzystanie podnośnika podczas prac związanych z obsługą, czyszczeniem i przygotowaniem pojazdów.

Wartość zakupu wyniosła 20 910 zł brutto. Dofinansowanie mogło wynosić 16 728 zł i mieściło się w całości w limicie dofinansowania dla tego działania, wynoszącym 50 000 zł. Po rozliczeniu VAT Kom-Łar „odzyskał”  3 910 zł, zatem realny koszt tego zakupu wyniósł 272 zł, czyli 1,3% pozyskanej wartości.

To był najważniejszy pod względem pomiarowym problem projektu.

W dokumentacji wskazano m.in. elektroodpady o masie do kilkudziesięciu kilogramów oraz inne ciężkie i nieporęczne ładunki. Eksperci OpenZUS.pl dobrali wózki elektryczne o właściwej funkcjonalności i parametrach zgodnych zarówno z potrzebami jak i możliwych do dofinansowania według katalogu konkursowego.

Ostateczna wartość obu urządzeń wyniosła 42 668,70 zł brutto. Dofinansowanie mogło wynosić 34 134,96 zł i mieściło się w całości w limicie dofinansowania dla tego działania  – 50 000 zł. Po rozliczeniu VAT Kom-Łar „odzyskał”  7 978,70 zł, zatem realny koszt tego zakupu wyniósł 552,04 zł, czyli 1,3% pozyskanej wartości.

Zastosowane rozwiązania pozwoliły jednocześnie zwiększyć komfort pracy i ograniczyć ryzyko wynikające z codziennej pracy pracowników  w zmiennych i nie zawsze przewidywalnych warunkach atmosferycznych. Eksperci OpenZUS.pl zaproponowali nowoczesną odzież i obuwie, wykonane ze sprawdzonych materiałów, cechujących się trwałością i znakomitymi walorami użytkowymi oraz ergonomicznymi – wygodną dla użytkujących je pracowników. To działanie obejmowało zakup dodatkowych kompletów środków ochrony indywidualnej dla 12 pracowników.

Środki te miały ograniczać zagrożenia związane z pracą w ruchu drogowym, zmiennymi warunkami atmosferycznymi i promieniowaniem UV oraz zapewnić możliwość właściwego gospodarowania, wymiany i utrzymywania ŚOI w odpowiednim stanie.

Łączna wartość działania po realizacji wyniosła 22 800 zł brutto. Dofinansowanie mogło wynosić 18 240 zł i mieściło się w całości w limicie dofinansowania  – 40 000 zł. Po rozliczeniu VAT Kom-Łar „odzyskał”  4 263,41  zł, zatem realny koszt tego zakupu wyniósł 269,59 zł, czyli 1,3% pozyskanej wartości.

KOM-ŁAR stosuje środki chemiczne podczas mycia i dezynfekcji pojazdów, pojemników i wyposażenia. Dokumentacja identyfikowała m.in. środki zawierające substancje stwarzające zagrożenie dla zdrowia, w tym produkty na bazie aktywnego chloru, wodorotlenku sodu i innych składników chemicznych. Problemem było nie tylko samo stosowanie chemikaliów, ale również ich bezpieczne przechowywanie. Przeprowadzany przez ekspertów OpenZUS.pl dobór urządzeń  wskazał potrzebę zastosowania szafy do bezpiecznego przechowywania substancji chemicznych.

Zakupiono dwie szafy do przechowywania substancji ciekłych SN880/W4 7035/6011. Rozwiązanie ogranicza ryzyko przypadkowego kontaktu z wyciekiem, rozlania lub nieuprawnionego dostępu do  przechowywanych substancji chemicznych.

Wartość działania wyniosła 3 921,24 zł brutto. Dofinansowanie mogło wynosić 3 136,99 zł i mieściło się w całości w limicie dofinansowania dla tego działania – dla tego działania obowiązuje limit dofinansowania – 80 000 zł. Po rozliczeniu VAT Kom-Łar „odzyskał”  3 188  zł, zatem realny koszt tego zakupu wyniósł 51,01 zł, czyli 1,3% pozyskanej wartości.

Wniosek KOM-ŁAR początkowo obejmował cztery działania inwestycyjne oraz jedno działanie doradcze. Planowana wartość inwestycji wynosiła 124 136,10 zł brutto, a całkowita wartość projektu 125 436,10 zł brutto. Przyznane dofinansowanie wyniosło by 100 308,88 zł., a Kom-Łar powinien był sfinansować resztę, czyli 25 127,22 zł – 20% wartości projektu brutto.

Bezpośrednio przed podpisaniem umowy z ZUS Kom-Łar, przy wsparciu OpenZUS.pl, wystąpił o zmianę podestu na podnośnik z napędem elektrycznym, który mógł pozyskać w niższej cenie. Niezależnie od tego, dostawcy wózków, środków ochrony indywidualnej, oraz szaf do chemii, zaproponowali niższe ceny na swoje oferty. Uzyskano zgodę ZUS i ostatecznie projekt otrzymał nowe parametry: Planowana wartość inwestycji wynosiła 90 290,94 zł brutto, a całkowita wartość projektu 91 599,94 zł brutto. Przyznane dofinansowanie wyniosło 73 239,95 zł., a Kom-Łar powinien sfinansować resztę, czyli 18 359,99 zł – 20% wartości projektu brutto.

Ale!!! W przypadku przedsiębiorstwa, które ma prawo do odliczenia VAT, podatek naliczony związany z zakupami może podlegać odliczeniu w ramach stosownych rozliczeń podatkowych. W takim przypadku rzeczywisty ekonomiczny koszt inwestycji dla przedsiębiorstwa może być niższy o wartość tego podatku. Dla Kom-Łar umożliwiło to poniższe rozliczenie:

Oznacza to, że Kom-Łar, per saldo, w pozyskanie wartości 91 599,94 zł zł brutto zaangażował 1 191,54 zł czyli 1,3 % wartości inwestycji. Odliczenie VAT nie stanowi jednak dodatkowego dofinansowania ze strony ZUS i jest rozliczane niezależnie od dotacji.

Dofinansowanie wypłacane jest w dwóch częściach. Po podpisaniu umowy wypłacana jest zaliczka w wysokości 60% dofinansowania. W przypadku Kom-Łar było to 43 943,97 zł wypłacone w styczniu 2026r. Po realizacji projektu (czerwiec 2026) wypaca się drugą transzę, w pozostałej wysokości 40%. Dla Kom-Łar kwota drugiej transzy to 29 295,98  zł. Oznaczało to, że do czasu wypłaty drugiej transzy, w okresie od stycznia do września 2026r, Kom-Łar musiał sfinansować pozostała kwotę inwestycji, to jest 47 655,97  zł brutto.

W Konkursie ZUS 2025.01 maksymalne dofinansowanie wynosiło do 80% kwoty inwestycji, nie więcej jednak niż 299 000 zł na działania inwestycyjne i 300 000 zł na projekt inwestycyjno-doradczy, w tym 1 000 zł na doradztwo. Po stronie przedsiębiorstwa pozostało finansowanie własne w pozostałej części, koszt obsługi oraz organizacja realizacji. Koszt profesjonalnej obsługi należy więc oceniać w relacji do uzyskanej dotacji, skali inwestycji i ograniczenia własnej pracy i ryzyka.

Warto zaznaczyć, że już w Konkursie ZUS 2026.01 maksymalne dofinansowanie wynosiło do 80% kwoty inwestycji, ale wzrosło do nie więcej niż 345 000 zł na działania inwestycyjne i 350 000 zł na projekt inwestycyjno-doradczy, w tym 5 000 zł na doradztwo. Wzrosły również limity dofinansowania na poszczególne działania. Być może, w kolejnej edycji konkursu ZUS w poprawę warunków BHP w 2027 roku kwoty te ponownie wzrosną.

Wśród przedsiębiorców często pojawia się obawa, że po złożeniu wniosku ZUS może przeprowadzić kontrolę firmy. W ramach Konkursu 2025.01, od momentu złożenia wniosku do dnia zawarcia umowy, ZUS może przeprowadzić wizytę monitorującą. Jej zadaniem jest przede wszystkim sprawdzenie, czy informacje przedstawione we wniosku i załącznikach odpowiadają rzeczywistemu stanowi w przedsiębiorstwie.

Nie jest to jednak kontrola całej firmy pod kątem wszystkich zagadnień BHP. Weryfikacja dotyczy projektu konkursowego, przedstawionych w nim informacji oraz miejsca, w którym inwestycja ma zostać zrealizowana. ZUS może również poprosić o dokumenty lub wyjaśnienia niezbędne do potwierdzenia danych zawartych we wniosku.

OpenZUS.pl dysponując dokumentacją przygotowanego projektu i w ramach obsługi, przygotowuje przedsiębiorcę do ewentualnej wizyty. Obejmuje to wskazanie elementów projektu, które mogą podlegać sprawdzeniu, oraz przygotowanie dokumentacji potrzebnej podczas weryfikacji.

Drugi etap stanowi kontrola prawidłowości wykonania projektu już po jego realizacji. W takim przypadku przedsiębiorca powinien wykazać, że inwestycja została przeprowadzona zgodnie z zatwierdzonym zakresem, a zakupione urządzenia, wydatki, dokumentacja oraz osiągnięte rezultaty odpowiadają informacjom przedstawionym we wniosku.

Do kontroli trzeba przygotować się już na etapie planowania inwestycji, a nie dopiero po zakończeniu zakupów. Dlatego w ramach Pakietu Complex OpenZUS.pl pomaga w przygotowaniu dokumentacji końcowej, sprawozdania, wymaganych pomiarów oraz dokumentów związanych z rozliczeniem projektu.

Case study KOM-ŁAR pokazuje, że przy projekcie dotacyjnym należy rozdzielić dwa etapy:

Etap pierwszy – zdobycie dotacji: koncepcja merytoryczna, prawidłowa kwalifikacja działań, ORZ, oceny obciążenia, dobór sprzętu, oferty, kosztorys, uzasadnienie, wskaźniki, dokumentacja fotograficzna, spójność całego wniosku.

Etap drugi – realizacja i rozliczenie: realizacja zakupów, pilnowanie harmonogramu, kontrola zgodności urządzeń z zatwierdzonym projektem, dokumentacja techniczna, odbiory, fotografie, oceny powykonawcze, aktualizacja oceny ryzyka, sprawozdanie, przygotowanie do kontroli.

KOM-ŁAR pokazuje, po co jest oferta Pakietu Complex. Dla przedsiębiorcy, który chce ograniczyć własne zaangażowanie do minimum, najlepszym rozwiązaniem jest połączenie Premium + Pakiet Complex. Oferta Premium obejmuje przygotowanie i prowadzenie projektu, natomiast Pakiet Complex rozszerza współpracę w realizacji i rozliczenie projektu, aż po sprawozdanie końcowe i przygotowanie przedsiębiorcy do kontroli. Complex jest usługą dodatkową i nie jest obowiązkowy, ale przy projekcie o wartości sięgającej kilkuset tysięcy złotych pozwala nie zostawiać przedsiębiorcy samego z najbardziej pracochłonną częścią projektu po otrzymaniu dotacji.

Najważniejszy wniosek jest prosty: otrzymanie dotacji to dopiero połowa sukcesu. Projekt trzeba jeszcze prawidłowo zrealizować, udokumentować osiągnięcie założonych efektów i bezpiecznie rozliczyć.