Obecnie o dofinansowanie ubiega się około 5 000 podmiotów rocznie. W latach 2021–2024 w konkursie uczestniczyło ponad 17 600 wnioskodawców, a zainteresowanie programem wzrosło niemal o 50%. W tym czasie ZUS przeznaczył na poprawę BHP ponad 414 000 000 zł, wspierając łącznie ponad 4 600 firm – co stanowi ok. 26% wszystkich aplikujących. Powodów, dla których część wniosków nie otrzymuje dofinansowania, jest wiele i mogą one pojawiać się na każdym etapie postępowania konkursowego.

Po zakończeniu naboru ZUS przystępuje do oceny formalnej dokumentów. Niektóre wnioski są odrzucane bez ich rozpatrzenia, gdyż wnioskodawcy nie spełniają warunków udziału w konkursie lub zawierają nieusuwalne błędy.

Odrzucony zostanie bez rozpoznania wniosek złożony przez wnioskodawcę, jeżeli na dzień złożenia tego wniosku:

• zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne;

• lub zalega z opłacaniem podatków;

• lub znajduje się w stanie upadłości, pod zarządem komisarycznym, w toku likwidacji, postępowania upadłościowego lub postępowania układowego z wierzycielem;

• lub ubiega się o kolejne dofinansowanie przed upływem 3 lat od dnia wypłaty przez ZUS całości ostatniego dofinansowania;

• lub ubiega się o kolejne dofinansowanie przed upływem 3 lat od dnia zwrotu dofinansowania, do którego został zobowiązany.

Odrzucony zostanie również wniosek wraz z załącznikami, który:

• został złożony przed albo po terminie naboru;
• został złożony na niewłaściwym formularzu;
• nie posiada liczby kontrolnej – nadanej podczas zatwierdzania formularza;
• został złożony w innej formie, postaci lub w inny sposób niż wymagany w regulaminie;
• wnosił o dofinansowanie niższe od 10 000 zł;
• nie został podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez właściwą osobę.

Jeżeli we wniosku zostaną stwierdzone inne niż wyżej wskazane – dyskwalifikujące – braki formalne, ZUS wzywa wnioskodawcę do ich usunięcia w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania. Co istotne, poprawki można wprowadzić tylko raz i wyłącznie w zakresie wskazanym przez urzędników.

W praktyce najczęściej oznacza to konieczność skorygowania:

• samego formularza wniosku,
• formularza wraz z załącznikami,
• albo wyłącznie załączników.

Niezależnie od liczby błędów czy uchybień, termin na ich poprawę zawsze wynosi 14 dni. Proces weryfikacji formalnej rozpoczyna się zazwyczaj kilka dni po zamknięciu naboru i trwa do III kwartału danego roku.

Warto jednak pamiętać, że nawet ta „druga szansa” nie gwarantuje sukcesu – według danych z lat 2021–2024, ponad połowa wszystkich zgłoszeń zostaje odrzucona właśnie na etapie oceny formalnej.

Wniosek zostanie również wykluczony z Konkursu i nie przekazany do oceny merytorycznej, gdy na etapie korygowania:

• skorygowany wniosek lub brakujące lub skorygowane dokumenty nie zostały wysłane w oznaczonym terminie;
• skorygowany wniosek został złożony na niewłaściwym formularzu;
• skorygowany wniosek nie posiada liczby kontrolnej, nadanej podczas zatwierdzania;
• skorygowany wniosek lub brakujące lub skorygowane dokumenty zostały złożone w innej formie albo postaci lub w inny sposób niż wymagany;
• nie zostały usunięte wszystkie braki formalne wskazane w wezwaniu;
• zostały dokonane zmiany w zakresie innym niż wskazanym przez wezwanie, które nie pozostają w związku ze wskazanymi brakami formalnymi;
• zostaną stwierdzone kolejne braki formalne.

Po pozytywnej weryfikacji formalnej wnioski trafiają do Centralnego Instytutu Ochrony Pracy, gdzie przechodzą ocenę merytoryczną. Eksperci analizują zarówno zasadność projektu, jak i jakość dokumentacji oraz przedstawioną argumentację. Proces ten odbywa się zazwyczaj w trzecim kwartale roku konkursowego.

Ocena merytoryczna obejmuje m.in.:

• sprawdzenie, czy projekt jest zgodny z przedsięwzięciami ujętymi w regulaminowym Katalogu działań;
• weryfikację zgodności proponowanych rozwiązań z obowiązującymi przepisami BHP;
• analizę celów pod kątem ich szczegółowości, mierzalności, realności i określonego horyzontu czasowego;
• ocenę, czy planowane działania odpowiadają faktycznemu poziomowi czynników ryzyka w zakładzie pracy;
• badanie zasadności i efektywności planowanych wydatków;
• ocenę, w jakim stopniu realizacja projektu realnie wpłynie na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach u wnioskodawcy.

Poszczególne kryteria oceniane są w skali punktowej. Przydzielenie któremukolwiek z powyższych kryteriów oceny „zero” wyklucza wniosek z dalszego postępowania, bez względu na pozostałe oceny. Punktację przydziela się również za kategorie ryzyka wnioskodawcy, odpowiedniej do jego działalności według kodu PKD.

Symulacja wpływu poszczególnych kryteriów, formalnych i merytorycznych, na punktację:

• Kryteria formalne – ocena kwalifikacyjna, bezstopniowa, krytyczna (TAK / NIE).
• Kryterium ryzyka wnioskodawcy – PKD wnioskodawcy determinuje stopień ryzyka. Punktacja od 1 do 12. Wpływ na ocenę końcową od 2,13% do 25,53%.
• Kryterium zgodności proponowanych rozwiązań z BHP – zgodność z sześcioma podstawowymi aktami prawnymi dotyczącymi ogólnie BHP oraz ze wszystkimi innymi aktami prawnymi dotyczącymi proponowanego rozwiązania. Ocena kwalifikacyjna, bezstopniowa, krytyczna (TAK / NIE).
• Kryterium celu projektu – ocena subiektywna opisanego stanu BHP w obszarze wymagającym poprawy i wnioskowanych rozwiązań. Punktacja od 0 do 5. Wpływ na ocenę końcową do 10,64%.
• Kryterium adekwatności proponowanych działań, w relacji do opisanego problemu wymagającego poprawy i wnioskowanych rozwiązań – ocena subiektywna możliwości osiągnięcia oczekiwanej poprawy BHP poprzez realizację wnioskowanego projektu. Punktacja od 0 do 5. Wpływ na ocenę końcową do 10,64%.
• Kryterium efektywności i zasadności wydatków na realizację wnioskowanego projektu – ocena subiektywna niezbędności, rynkowości i racjonalności czasowej wydatków na wnioskowane rozwiązanie. Punktacja dwupoziomowa, od 0 do 10. Wpływ na ocenę końcową do 21,28%.
• Kryterium oddziaływania projektu na poprawę BHP – ocena subiektywna ilości pracowników objętych poprawą, poziomów ryzyka zawodowego, wartości czynników zmierzonych i oszacowanych, sposobów weryfikacji deklarowanych wartości, oszacowań itp. Punktacja dwupoziomowa, od 0 do 15. Wpływ na ocenę końcową do 31,91%.

Ocena merytoryczna polega na szczegółowej analizie zasadności projektu oraz jakości przedłożonej dokumentacji. Eksperci z Centralnego Instytutu Ochrony Pracy weryfikują wnioski w oparciu o liczne przepisy prawa, normy techniczne i branżowe, a także regulaminy liczące łącznie aż 175 stron wymogów, zastrzeżeń, tabel i wytycznych. To właśnie na tym etapie odpada ponad jedna trzecia projektów, które wcześniej pozytywnie przeszły ocenę formalną.

Co istotne, sama ocena ma w dużej mierze charakter uznaniowy – zwróciła na to uwagę Najwyższa Izba Kontroli w swoim raporcie (zobacz raport). W efekcie realne szanse na uzyskanie dofinansowania ma jedynie co czwarty wniosek. Warto przy tym pamiętać, że od decyzji ZUS dotyczących oceny formalnej przysługuje odwołanie do komisji odwoławczej, a następnie do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Inaczej wygląda sytuacja przy ocenie merytorycznej – decyzje podejmowane przez CIOP są definitywne i nie podlegają dalszej weryfikacji.

Wnioski, które otrzymały pozytywną ocenę formalną i merytoryczną, zostaną umieszczone na liście rankingowej.

• Zgodnie z przyjętą metodologią wyliczania punktacji w Kryteriach wyboru projektów, wniosek może uzyskać maksymalnie 47 punktów;
• ZUS przygotowuje listę rankingową zgodnie z uzyskaną punktacją od najwyższej do najniższej liczby punktów;
• W przypadku równej liczby punktów, pierwszeństwo na liście rankingowej posiada wniosek, który zgodnie z Kryteriami wyboru projektów:

• • ma wyższą kategorię ryzyka, przypisaną do grupy działalności objętej projektem;

  • uzyskał większą liczbę punktów w ramach kryterium efektywności;

  • uzyskał większą liczbę punktów w ramach kryterium oddziaływania.

Niektórzy wnioskodawcy, którzy posiadali taką samą ilość punktów jak ci, którzy otrzymali dofinansowanie, nie otrzymali wsparcia z powodu dalszej pozycji na liście rankingowej. Takich przypadków było 2% wniosków złożonych, co stanowi 7% wniosków sfinansowanych i 71% wniosków z taką samą punktacją w grupie najniżej punktowanych. W latach 2022–2024 takich wnioskodawców było ogółem 245.

Podsumowując, przygotowanie wniosku i załączników bez doświadczenia i znajomości specyfiki konkursu oraz wymagań ZUS jest bardzo ryzykowne. Ostatecznie tylko ok. 26% wszystkich złożonych wniosków kończy się przyznaniem dofinansowania, według danych z poprzednich edycji.

Można przyjąć, że wykluczenie wniosku, zarówno bez jego rozpatrzenia, jak i w trakcie analizy formalnej lub oceny merytorycznej, jest wynikiem krytycznego błędu wnioskodawcy, jego niedoświadczenia, nieświadomości lub niefrasobliwości. Zapewne można obiektywnie uzasadnić takie wykluczenie. Jednak, aby otrzymać dofinansowanie nie wystarczy uniknąć takiego krytycznego błędu – należy uzyskać na tyle wysoką pozycję na liście rankingowej, aby wystarczało pieniędzy na nasz projekt. Mechanizm przyznawania środków przez listę rankingową jest dość prosty. Z kwoty przeznaczonej na dofinansowanie przydziela się środki, w kolejności pozycji na liście, aż do wyczerpania tej kwoty. Nie ma zastosowania zasada proporcjonalnego przydziału, lub finansowania wszystkich, którzy uzyskali jakiś dostateczny wynik punktowy. Może się zdarzyć, że dotacje otrzymają prawie wszystkie projekty, nawet takie które otrzymają minimalną ilość 5 punktów na 47 możliwych, ale równie dobrze może zajść przypadek, w którym dofinansowania wyczerpią się na wnioskodawcy z 47 punktami, na 47 możliwych. Zatem jedyną strategią prowadzącą do zwycięstwa jest uzyskanie maksymalnej ilości punktów, co spowoduje wysoką pozycję na liście rankingowej i urealni szanse na otrzymanie dotacji. Taki efekt można uzyskać poprzez perfekcyjne przygotowanie wniosku konkursowego. Nie zawsze zagwarantuje to otrzymanie 47/47 punktów, bo, na przykład, punktacja kategorii ryzyka dla kopalni będzie zawsze wyższa niż dla hurtowni pasmanteryjnej, ale w innych kategoriach jest o co walczyć.

Dokumentacja konkursowa jest skomplikowana i wymaga profesjonalnego przygotowania. W szczególności:

• Instrukcje, wzory, wytyczne, regulaminy itp. dokumenty konkursowe, poza aktami prawymi, to 9 podstawowych dokumentów zawierających w sumie 175 stron tekstu i tabel;
• Formularz zgłoszeniowy zawiera 150–200 rubryk (w zależności od ilości kupowanych urządzeń, ilości załączników itp.). Każda z rubryk musi być bezbłędnie wypełniona. Instrukcja wypełniania formularza spisana jest na 34 stronach;
• Załączniki do wniosku to od kilkunastu do kilkudziesięciu dokumentów tekstowych i fotografii z miejsc pracy i czynności wykonywanych przez pracowników;
• Wymagana jest całkowita i jednoznaczna zgodność treści nanoszonych przez wnioskodawcę z regulaminami, wytycznymi i instrukcjami;
• Wymagana jest całkowita i jednoznaczna zgodność lub wynikająca spójność danych, treści i fotografii, występujących we wszystkich dokumentach i we wszystkich relacjach pomiędzy tymi dokumentami;
• Uznawane jest zindywidualizowanie i oryginalność dokumentów konkursowych versus dokumentów powielanych, tzw. „gotowców” lub uniwersałów z Internetu;
• Wymagana jest zgodność formy, objętości, standardów cyfrowych i kanałów komunikacji wszystkich dokumentów konkursowych: formularza, załączników, oświadczeń, zaświadczeń, pomiarów, fotografii, podpisów elektronicznych itp. z wytycznymi konkursowymi.

Niektóre zagadnienia wymagają merytorycznej wiedzy eksperckiej i doświadczenia. Na przykład:

• Opis i uzasadnienie projektu inwestycyjnego i doradczego;
• Dobór urządzeń dopuszczonych do zakupu w ramach konkursu;
• Sporządzenie prawidłowych ofert urządzeń przewidzianych do zakupu;
• Sporządzenie rysunków, schematów, wizualizacji rozwiązań przewidzianych w projekcie;
• Sporządzenie koncepcji technicznej oraz stosownych obliczeń dla rozwiązań przewidzianych w projekcie;
• Sporządzenie projektu technicznego dla rozwiązań przewidzianych w projekcie;
• Sporządzenie doboru Środków Ochrony Indywidualnej;
• Przygotowanie i ocena wartości konkursowej pomiarów środowiska pracy;
• Sporządzenie prawidłowych Ocen Ryzyka Zawodowego;
• Sporządzenie prawidłowych Ocen Obciążenia Układu Mięśniowo-Szkieletowego;
• Sporządzenie prawidłowych Ocen Wydatku Energetycznego;
• Wykonanie prawidłowej dokumentacji fotograficznej.

Możliwe powody nieotrzymania dofinansowania przez wnioskodawcę nie podlegającego wykluczeniu:

• Nieumiejętnie sporządzona oferta na zakup wnioskowanych urządzeń;
• Brak spójności w danych, treściach, fotografiach w relacji wewnątrz i pomiędzy dokumentami;
• Zakwalifikowanie na liście rankingowej na niskiej pozycji, poza dofinansowaniem, z powodu użycia niekorzystnego PKD;
• Zakwalifikowanie na liście rankingowej na niskiej pozycji, poza dofinansowaniem, z powodu nieskutecznego opisu celowości i/lub adekwatności i/lub efektywności i/lub skalą wpływu projektu;
• Zakwalifikowanie na liście rankingowej na niskiej pozycji, poza dofinansowaniem, z powodu nieskutecznego opisu efektywności i/lub skalą wpływu projektu i uzyskanie oceny nie skutkującej mnożeniem punktacji przez 2 lub przez 3;
• Zakwalifikowanie na liście rankingowej z remisową punktacją otrzymującą dofinansowanie, ale na pozycji, dla której nie wystarczyło pieniędzy;
• Zakwalifikowanie na liście rankingowej na niskiej pozycji, poza dofinansowaniem, z powodu załączenia nieprofesjonalnych, niezgodnych z normami, ocen ryzyka zawodowego lub/i obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego;
• Zakwalifikowanie na liście rankingowej na niskiej pozycji, poza dofinansowaniem; z powodu załączenia wadliwej dokumentacji fotograficznej;
• Zakwalifikowanie na liście rankingowej na niskiej pozycji poza dofinansowaniem z powodu załączenia nieadekwatnych sprawozdań z pomiarów środowiska pracy.

Laureaci konkursu zwykle zapraszani są do zawarcia umowy z ZUS w ostatnich miesiącach roku. Choć ten etap bywa postrzegany jako czysta formalność, w praktyce ponad 10% wybranych podmiotów ostatecznie traci szansę na dofinansowanie. Skąd takie sytuacje? Najczęściej powodem są niewielkie zaległości w opłacaniu składek – nawet minimalna kwota zaległości czy jednodniowe spóźnienie mogą przekreślić możliwość podpisania umowy. Zdarza się również, że przedsiębiorcy sami rezygnują z realizacji projektu, np. z powodu zmian w strukturze firmy albo dlatego, że zapisy kontraktu okazują się dla nich zbyt wymagające. Niekiedy też beneficjenci tracą prawo do wsparcia z powodu niezgodnych z prawdą deklaracji złożonych już na etapie składania wniosku.

OpenZUS specjalizuje się w doskonaleniu wniosków i załączników. Oferujemy:

• Siedmioletnie doświadczenie w pisaniu wniosków konkursowych i obsłudze pokonkursowej wnioskodawców;
• Zespół analityków i ekspertów w zagadnieniach konkursowych;
• Metody pracy z wnioskodawcami oparte na partnerstwie, kalkulacji, wspólnocie celów i podziale korzyści po uzyskaniu realnych efektów;
• Metody pracy z dokumentacją konkursową oparte na oryginalnych, autorskich listach kontrolnych i wykorzystaniu sztucznej inteligencji, zapewniające zgodność z wymaganiami regulaminowymi i wytycznymi konkursu oraz spójność wniosku we wszelkich relacjach pomiędzy dokumentami, co zapewnia pozytywna ocenę formalna wniosku;
• Zindywidualizowane procedury strategiczne, zapewniające maksymalizacje oceny merytorycznej, w celu osiągnięcia możliwie najwyższej pozycji na liście rankingowej;
• Sporządzanie zindywidualizowanych dokumentów merytorycznych na najwyższym poziomie eksperckim;
• Weryfikacja merytorycznych dokumentów konkursowych z oryginalną, autorska bazą wykrywanych w konkursie błędów, obserwowanej wynikalności ocen i punktacji, preferencji jurorów i ich typowych zachowań przy przydzielaniu punktów;
• Weryfikacja dokumentów konkursowych na zgodność z aktami prawnymi, specyficznymi dla konkursu i przepisami działalności podmiotów gospodarczych.

Zapraszamy do kontaktu. Współpraca z OpenZUS może przynieść ci sukces w Konkursie!