Każdy wniosek przechodzi dwuetapową procedurę oceny. Najpierw podlega szczegółowej weryfikacji formalnej, prowadzonej przez wyznaczone jednostki ZUS. Następnie trafia do oceny merytorycznej, realizowanej przez ekspertów Centralnego Instytutu Ochrony Pracy (CIOP). Drugi etap jest mniej transparentny – kryteria bywają różnie interpretowane, co dodatkowo utrudnia zadanie wnioskodawcom.

Kluczowe znaczenie ma rzetelne udokumentowanie sytuacji w zakresie BHP oraz faktycznych zagrożeń – to w praktyce proces dowodowy, którego celem jest przekonanie ekspertów o potrzebie realizacji projektu. Dokumentacja techniczna lub koncepcja wykonawcza, a także powiązana z nimi oferta handlowa, muszą pozostawać w pełnej zgodności z najważniejszymi materiałami: oceną ryzyka zawodowego, raportami z badań środowiska pracy, opisem stanu istniejącego czy dokumentacją fotograficzną. Innymi słowy, każde planowane działanie – np. zakup urządzeń lub wyposażenia – powinno być poparte konkretnym projektem technicznym, koncepcją realizacyjną i precyzyjną ofertą handlową. To właśnie jakość i wiarygodność tych dokumentów decydują, czy wniosek otrzyma pozytywną ocenę, czy zostanie odrzucony.

Przygotowanie wymaganej dokumentacji to proces złożony. Wymaga nie tylko wiedzy specjalistycznej, ale także znajomości realiów pracy w danym zakładzie, orientacji w aktualnych ofertach rynkowych oraz pełnego zrozumienia wymogów konkursowych. Brak doświadczenia w którymkolwiek z tych obszarów może skutkować poważnymi błędami – np. stworzeniem oferty handlowej niespełniającej kryteriów formalnych lub merytorycznych, co grozi odrzuceniem wniosku już na wczesnym etapie.

Na końcu ZUS przeprowadza kontrolę, porównując zatwierdzoną dokumentację z faktycznym przebiegiem realizacji. W razie poważnych rozbieżności konsekwencje finansowe mogą być dotkliwe – od obniżenia dofinansowania po konieczność jego pełnego zwrotu. Statystyki mówią same za siebie: niemal co trzeci beneficjent musi oddać część lub całość uzyskanej dotacji, najczęściej z powodu błędów dokumentacyjnych albo nieprawidłowej realizacji projektu.

Dlatego kluczowe jest, aby każdy etap – od opracowania dokumentacji, przez prace techniczne, aż po końcowy odbiór – został przeprowadzony z najwyższą starannością. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest współpraca z doświadczonymi specjalistami OpenZUS.pl oraz sprawdzonymi dostawcami i wykonawcami instalacji. Nasze zespoły dbają o zgodność z regulaminem, wysoką jakość dokumentów oraz formalne bezpieczeństwo całego przedsięwzięcia. Konkurs ZUS nie toleruje improwizacji – tu liczą się precyzja, rzetelność i pełna zgodność z przepisami od początku do końca.

Oferty handlowe dla każdego działania zaplanowanego w projekcie muszą być zindywidualizowane, adresowane do wnioskodawcy i zawierać w szczególności:
• nazwę i adres oferenta,
• nazwę, typ i model środka trwałego, wyposażenia lub usługi,
• jednostki miary oraz jednostkowe ceny brutto w PLN – obowiązujące do dnia faktycznego zakupu (10–12 miesięcy od dnia sporządzenia oferty),
• oświadczenie, że środek trwały lub wyposażenie jest „fabrycznie nowe” lub inne stwierdzenie jednoznacznie to potwierdzające,
• rok produkcji lub wytworzenia (nie wcześniejszy niż poprzedzający rok złożenia wniosku) lub oświadczenie, że środek trwały/wyposażenie zostanie wytworzone po złożeniu zamówienia,
• parametry techniczne,
• czas realizacji dostawy,
• warunki gwarancji (dopuszczalny osobny dokument),
• warunki serwisu – jeśli wynikają z charakteru środka trwałego (lub adnotację „nie dotyczy”),
• wizualizację (jeżeli jest taka możliwość).

Oferty handlowe nie powinny zawierać działań i czynności niepodlegających dofinansowaniu. Jeśli jednak je zawierają, muszą być one wyodrębnione, wycenione i nieuwzględnione w budżecie działania inwestycyjnego lub doradczego oraz w budżecie całego wniosku.

Powyższe elementy nie są jedynie wytycznymi – to obowiązkowe składniki prawidłowej oferty. W praktyce tylko doświadczeni w Konkursie ZUS, rekomendowani przez OpenZUS dostawcy przygotowują je poprawnie. Oferty innych, nawet dużych i znanych sprzedawców, często wymagają poprawek. Takie poprawianie nie jest łatwe ani szybkie – wielu sprzedawców ma centralnie generowane szablony ofert, niechętnie ujawnia parametry techniczne czy gwarancje. Wnioskodawca, zauroczony sprzętem, szybko napotyka trudności z uzyskaniem poprawnej oferty. Czas ucieka, a termin naboru zbliża się nieubłaganie.

Jeśli wnioskodawca zaangażuje OpenZUS do współpracy z takim sprzedawcą, przeprowadzimy cały proces profesjonalnie i ocenimy konkursową wartość oferty. W przeciwnym razie – ryzyko błędów i opóźnień rośnie znacząco.

W ścisłym powiązaniu z ofertą handlową należy przygotować:

• Kosztorys materiałowy – jeśli środek trwały lub wyposażenie składa się z wielu elementów. Musi zawierać nazwy, ilości, jednostki miary, ceny jednostkowe brutto i wartości łączne brutto.
• Kosztorys montażowy – jeśli montaż jest wymagany. Musi obejmować wykaz prac, liczbę roboczogodzin, liczbę pracowników, cenę jednostkową brutto roboczogodziny i wartość łączną brutto.
• Kosztorysy muszą być spójne z ofertą handlową oraz nie mogą obejmować działań niepodlegających dofinansowaniu.

Rekomendowani dostawcy OpenZUS gwarantują przygotowanie takich dokumentów, odciążając wnioskodawcę z czasochłonnej i skomplikowanej pracy. Można oczywiście skorzystać z innego dostawcy, ale trudno będzie uzyskać pełną zgodność z wymogami konkursu, a poprawki często są kosztowne i czasochłonne.

Do wniosku należy dołączyć również inne dokumenty, takie jak:
• deklaracje zgodności z wymaganiami WE,
• dokumentację doboru ustrojów przeciwdrganiowych,
• karty katalogowe opraw oświetleniowych,
• wykaz środków ochrony z uzasadnieniem wyboru,
• koncepcję wykonania instalacji (część opisowa, rysunkowa i obliczeniowa).

Rekomendowani dostawcy OpenZUS przygotowują kompletną dokumentację: opracowują koncepcję, pomagają w doborze środków, sporządzają wykazy, dostarczają deklaracje i fotografie.

Dlaczego to takie ważne? Zakup sprzętu w ramach Konkursu ZUS bywa pozornie prosty, a w rzeczywistości jest jednym z najbardziej newralgicznych etapów. Eksperci ZUS mają własne wymagania, które sprzedawcy muszą zrozumieć i uwzględnić. Dlatego zanim sprzedawca zostanie rekomendowany przez OpenZUS, musi wykazać pełną znajomość zasad konkursu.

Dostawca to – obok klienta i konsultanta – jeden z trzech filarów skutecznego ubiegania się o dofinansowanie z ZUS. Jego rola jest kluczowa: nawet najlepiej opracowany projekt nie ma szans powodzenia bez solidnego i doświadczonego partnera technologicznego. Konkurs ZUS nie wybacza przypadkowych wyborów – tu liczą się dokładność, jakość i znajomość specyfiki programu.

Dlatego w OpenZUS współpracujemy wyłącznie ze sprawdzonymi firmami, które wielokrotnie przeszły już tę drogę z sukcesem. Nasi rekomendowani dostawcy to specjaliści łączący wiedzę inżynierską z doświadczeniem projektowym.

Co wyróżnia naszych rekomendowanych dostawców?

• uwzględniają w projektach i ofertach wszystkie wymagania formalne programu ZUS;
• opracowują rozwiązania techniczne na najwyższym poziomie;
• oferują uczciwe, rynkowe ceny – bez sztucznego zawyżania w związku z dotacją;
• aktywnie wspierają klienta w całym procesie aplikacyjnym, stając się partnerem, a nie tylko sprzedawcą;
• doskonale znają realia pracy w zakładach i proponują praktyczne, działające rozwiązania;
• działają sprawnie, rzetelnie i profesjonalnie – szczególnie wtedy, gdy liczy się czas.

Dzięki wieloletniemu doświadczeniu OpenZUS.pl dysponuje bazą dostawców, którzy znają wymagania konkursowe i potrafią przygotować oferty w pełni zgodne z regulaminem. W wielu przypadkach współpracują oni bezpośrednio z naszymi doradcami przy tworzeniu dokumentacji, co znacząco zmniejsza ryzyko błędów i przyspiesza cały proces aplikacyjny.

W efekcie klient zyskuje nie tylko poprawną ofertę, lecz także pewność, że jego wniosek spełnia wszystkie wymagania formalne. Dlatego – po rzetelnej weryfikacji kompetencji i doświadczenia – z pełnym przekonaniem rekomendujemy współpracę z naszymi partnerami.

Dostawcy z oferty specjalnej:

1. TSafety – Antykolizyjne systemy bezpieczeństwa
2. Lockhard – Konstrukcje aluminiowe, windy i rusztowania
3. Dekarze.pl – Windy dekarskie, wciągarki linowe, rusztowania
4. Dźwigi Kościan – Dźwigi i podnośniki dekarskie
5. Toolmex-Truck – Wózki elektryczne
6. Blachdeker – Elektryczne wózki widłowe i paletowe
7. Avacore – Środki Ochrony Indywidualnej, w tym sprzęt do pracy na wysokości
8. Blaklader – Środki Ochrony Indywidualnej Premium
9. High&Safe – Sprzęt do pracy na wysokości

Dostawcy z branży wentylacyjnej:

1. Euro – Komplex – Systemy odpylania dla branży drzewnej, meblarskiej i przemysłowej
2. Mechanic System – Systemy filtrowentylacji i odpylania
3. Toram – Systemy chłodzenia i nawilżania powietrza
4. Norfi – Systemy eliminujące spaliny silnikowe

Inne:

1. Nyquista – Ochrona przed hałasem
2. Swepro – Ochrona antyelektrostatyczna
3. Aktywizacja – Ochrona przed porażeniem prądem

Konkurs w naturalny sposób wiąże wnioskodawców, dostawców i doradców. O wysokie miejsce na liście rankingowej rywalizują wnioskodawcy, ale w realu na wynik pracują wszyscy. Każdy wygrywa Konkurs na swój sposób. Wnioskodawca zyskuje pieniądze i może, praktycznie bez finansowych kosztów, zrealizować projekt BHP – ale nie bez własnego wysiłku oraz zasobów wiedzy, czasu i wynagrodzenia zaangażowanych pracowników. Tu pojawiają się partnerzy. OpenZUS wnosi wiedzę, umiejętności i doświadczenie oraz fizyczną pracę przy sporządzaniu dokumentacji konkursowej. Wnioskodawca, opłacając wniosek, pokrywa podstawowe wynagrodzenie za fizyczną pracę osób sporządzających dokumentację, które i tak musiałby ponieść, samodzielnie opracowując wniosek. Obaj partnerzy zainwestowali: wnioskodawca – opłatę za wniosek, OpenZUS – wcześniejszy i aktualny koszt pozyskiwania wiedzy i doświadczenia, marketingu oraz utrzymania kontaktów. Obaj liczą na profity z dofinansowania, którymi zamierzają się podzielić. Koszt tej inwestycji po stronie OpenZUS jest relatywnie wyższy, a profit znacznie niższy w relacji z wnioskodawcą. To jednak uczciwy układ, ale niewykonalny bez trzeciego partnera, który zmaterializuje wnioskowany projekt. Bez poprawnej promesy tej materializacji ZUS nie przydzieli dofinansowania, a bez bezbłędnego wykonania po prostu nie wypłaci środków!

Ten trzeci partner – dostawca – podobnie jak OpenZUS wnosi wiedzę, doświadczenie i fizyczną pracę przy opracowywaniu doboru, koncepcji, oferty, deklaracji itp. To nie jest gotowiec zdjęty z półki – to musi być dopasowane i dedykowane wnioskodawcy. Dostawca także liczy na przydzielenie dofinansowania, bo tylko wtedy jego oferta się zmaterializuje, pieniądze wpłyną, a ujęta w ofercie handlowej marża stanie się jego dochodem. Aby osiągnąć cel, wszyscy trzej muszą współpracować, robić swoje, uzupełniać się, rozumieć, wspomagać, przewidywać, ufać, a w kryzysach – zastępować. Czy w biznesie łatwo znaleźć takich trzech? Bardzo trudno! OpenZUS oparł na tej barierze swoją filozofię działania. Żaden z partnerów nie jest przypadkowy – każdy jest „rekomendowany”.

To działa! Za kilkanaście miesięcy wnioskodawca zostanie beneficjentem i będzie miał tanio swój behapowski, wartościowy projekt. Za kilkanaście miesięcy dostawca dostanie swoją marżę i – co jeszcze ważniejsze – referencje od beneficjenta. Za kilkanaście miesięcy OpenZUS odzyska swój wkład w ten projekt i jeszcze może coś zarobić.