ZUS od lat wspiera pracodawców, organizując corocznie konkurs na projekty dotyczące utrzymania zdolności do pracy przez cały okres aktywności zawodowej, a w ten sposób finansując działania profilaktyczne poprawiające bezpieczeństwo pracy i ograniczające ryzyko wypadków oraz chorób zawodowych. Konkurs promuje projekty eliminujące zagrożenia i budujące kulturę bezpieczeństwa – w latach 2018–2024 dofinansowano ponad 7400 podmiotów kwotą 624 mln zł. Na 2025 r. przewidziano budżet w wysokości 140 mln zł, a kolejna edycja w 2026 r. ma dysponować podobną lub większą pulą środków. Ze względu na dużą konkurencję i złożony proces oceny wnioski warto przygotować starannie, najlepiej rozpoczynając już w III kwartale 2025 r.

Przedsiębiorstwa usług komunalnych świadczą zróżnicowane usługi w zakresie utrzymania infrastruktury i porządku publicznego. Do ich zadań należą na przykład:
• gospodarka odpadami – odbiór i wywóz śmieci, utrzymanie punktów selektywnej zbiórki odpadów (PSZOK);
• utrzymanie czystości i porządku – sprzątanie ulic, placów, chodników, opróżnianie koszy na śmieci;
• pielęgnacja zieleni miejskiej – parków, skwerów, zieleńców, nasadzenia roślin, koszenie trawników;
• utrzymanie wodociągów i kanalizacji – dostarczanie wody, odbiór i oczyszczanie ścieków;
• organizacja transportu lokalnego – przewożenie mieszkańców na terenie działania samorządu;
• utrzymanie dróg i chodników – naprawy, odśnieżanie, posypywanie zimą;
• konserwacja oświetlenia publicznego – lamp ulicznych;
• zarządzanie cmentarzami komunalnymi – administrowanie i utrzymanie porządku na cmentarzach;
• inne zadania zlecane przez gminę – np. obsługa targowisk, placów zabaw, obiektów sportowych.

Tak rozległa wielobranżowość powoduje konieczność zatrudniania pracowników o różnych specjalnościach oraz wyposażenia w liczne maszyny, urządzenia, narzędzia i środki ochrony osobistej. Paradoksalnie, im więcej zadań realizuje spółka komunalna, tym łatwiej pozyskać dofinansowanie, i to nawet w maksymalnej wysokości. Dlaczego? Bo zakres działań jest bardzo szeroki, a to generuje różne zagrożenia i ryzyka w zakresie BHP, na które odpowiada Konkurs ZUS dotyczący poprawy BHP. Nierzadko występuje potrzeba angażowania pracownika na kilku stanowiskach pracy, z kwalifikacjami do obsługi różnych urządzeń. W połączeniu z różnorakimi zagrożeniami, specyficznymi dla branży komunalnej, ryzyko zawodowe istotnie wzrasta.

Wśród zagrożeń charakterystycznych dla usług komunalnych można wymienić:
• kontakt skóry z substancjami niebezpiecznymi chemicznie i biologicznie, zawartymi w odpadach komunalnych i kanalizacji;
• kontakt skóry i dróg oddechowych z agresywnymi chemikaliami do czyszczenia i dezynfekcji;
• możliwość zranienia lub zakłucia przez ostre przedmioty znajdujące się w odpadach komunalnych;
• szkodliwe pyły w powietrzu oddechowym z odpadów komunalnych, podczas sprzątania ulic i pielęgnacji zieleni;
• szkodliwe spaliny w powietrzu oddechowym podczas prac z pojazdami, maszynami i narzędziami spalinowymi;
• szkodliwe substancje chemiczne, pyłowe i biologiczne w powietrzu oddechowym podczas pracy z odpadami oraz przy pracach z kanalizacją lub ściekami;
• brak tlenu podczas prac w kanałach ściekowych;
• zagrożenie wybuchowe w kanałach ściekowych;
• praca w ciasnych przestrzeniach studzienek i kanałów;
• możliwość upadku na niższy poziom lub z wysokości w studzienkach kanalizacyjnych, przy obsłudze pojazdów, pielęgnacji zieleni, czy przy oświetleniu ulicznym;
• praca w zmiennych warunkach atmosferycznych;
• posługiwanie się niebezpiecznymi narzędziami;
• przeciążenia układu mięśniowo-szkieletowego przy przemieszczaniu ciężarów;
• hałas i wibracje od pracujących maszyn;
• ruch drogowy podczas prac na ulicach i w trakcie prowadzenia pojazdów;
• zagrożenie zasypaniem lub utonięciem przy pracach w wykopach i kanałach;
• ukąszenia owadów lub gryzoni;
• niedostateczne oświetlenie stanowisk pracy;
• porażenie prądem elektrycznym.

Taka różnorodność zagrożeń powoduje potrzebę podejmowania wielu działań dla zapewnienia bezpiecznej pracy, rozleglejszych niż w większości innych zakładów pracy. Jest to związane ze znacznymi kosztami, co w przedsiębiorstwach utrzymywanych w części z budżetu samorządowego może stanowić wyzwanie. Dofinansowanie w Konkursie ZUS może w istotnej części rozwiązać ten problem i jest niewątpliwie doskonałą okazją dla zarządzających spółkami do rozwiązania wielu problemów związanych z profilaktyką wypadkową i zdrowotną w miejscu pracy.

Poprawa bezpieczeństwa w środowiskach zagrożonych chemicznie, na przykład przy uzdatnianiu wody, w pobliżu ścieków kanalizacyjnych, przy gospodarce odpadami czy przy pracach konserwacyjnych i czyszczeniu urządzeń lub instalacji.

Zakup i instalacja urządzeń służących poprawie bezpieczeństwa pracy w przypadku narażenia na czynniki chemiczne, np.

• urządzenia do bezpiecznego przechowywania substancji chemicznych tj. bezpieczne szafy, bezpieczne pojemniki, środki do ograniczania wycieków (np. wanny, sorbenty);
• urządzenia profilaktyki i ratownictwa, na przykład: przemysłowe systemy detekcji toksycznych lub wybuchowych gazów oraz natryski ratunkowe do obmycia całego ciała oraz natryski do przemywania oczu.

Łączny poziom dofinansowania wszystkich działań inwestycyjnych projektu w tym zakresie nie może być większy niż 80.000 zł.

Zabezpieczenie prac w środowiskach zagrożonych biologicznie – występujących w podobnych rejonach co zagrożenia chemiczne i mogących stanowić zagrożenie wirusami, bakteriami, pasożytami, grzybami i pleśniami itp.

Zakup i instalacja urządzeń służących poprawie bezpieczeństwa pracy w przypadku narażenia na szkodliwe czynniki biologiczne, np.:

• urządzenia do zwalczania szkodliwych substancji biologicznych: dezynfekcji i sterylizacji (sterylizatory parowe, urządzenia do dezynfekcji powierzchni i powietrza), komory laminarne, komory bezpiecznej pracy BSC;
• urządzenia profilaktyki i ratownictwa: śluzy sanitarne, stacje do mycia i dezynfekcji środków ochrony indywidualnej, stacje do dezynfekcji rąk, natryski ratunkowe do obmycia całego ciała oraz natryski do przemywania oczu, urządzenia do bezpiecznego przechowywania niebezpiecznych czynników biologicznych.

Łączny poziom dofinansowania wszystkich działań inwestycyjnych projektu w tym zakresie nie może być większy niż 50 000 zł.

Usuwanie szkodliwych czynników chemicznych i pyłowych poprzez wentylację pomieszczeń, na przykład w pomieszczeniach uzdatniania wody, obróbki i oczyszczania ścieków, składowania lub sortowania odpadów, garażach pojazdów spalinowych itp.

Zakup i instalacja urządzeń i elementów mechanicznej wentylacji ogólnej oraz miejscowej wywiewnej i nawiewnej do stosowania w warunkach zagrożenia szkodliwymi czynnikami chemicznymi lub pyłowymi, takich jak:

• obudowy, okapy, ssawki, dygestoria, komory laminarne;
• filtry, filtropochłaniacze;
• urządzenia do odpylania na sucho i na mokro;
• cyklony, elektrofiltry;
• wentylatory, czerpnie, wyrzutnie, klapy zwrotne i pożarowe;
• przepustnice, przewody i kształtki wentylacyjne;
• urządzenia wentylacji indywidualnej.

Łączny poziom dofinansowania wszystkich działań inwestycyjnych projektu w tym zakresie nie może być większy niż 300 000 zł.

Zapewnienie odpowiedniej wymiany powietrza w pomieszczeniach wymagających wentylacji ogólnej.

Zakup i instalacja urządzeń i elementów mechanicznej wentylacji ogólnej nawiewno-wywiewnej, bez usuwania czynników pyłowych i chemicznych, w tym:

• wentylatory, czerpnie, wyrzutnie, klapy zwrotne i pożarowe;
• przepustnice, przewody i kształtki wentylacyjne.

Łączny poziom dofinansowania wszystkich działań inwestycyjnych projektu w tym zakresie nie może być większy niż 200 000 zł.

Zabezpieczenie prac na wysokości, w wykopach, w strefach zagrożenia, na przykład przy pielęgnacji drzew, naprawach oświetlenia ulicznego, naprawach kabli, rur, kanałów itp.

Zakup i instalacja urządzeń służących poprawie bezpieczeństwa prac na wysokości, na przykład:

• siatki ochronne, zabezpieczenia na krawędzi ciągów komunikacyjnych i innych otworów w stropach;
• podesty stacjonarne, rusztowania ruchome – przejezdne;
• drabiny rozstawne jezdne z podestem roboczym wyposażonym w zabezpieczenie przed upadkiem z wysokości.

Łączny poziom dofinansowania wszystkich działań inwestycyjnych projektu w tym zakresie nie może być większy niż 50 000 zł.

Zakup maszyn i urządzeń z ruchomym podestem roboczym, służących poprawie bezpieczeństwa prac na wysokości, np.:

• podesty ruchome – wiszące, masztowe, stacjonarne; podesty ruchome przejezdne – wolnobieżne, przewoźne.

Łączny poziom dofinansowania wszystkich działań inwestycyjnych projektu w tym zakresie nie może być większy niż 50 000 zł.

Zakup środków technicznych do obudowy wykopów ziemnych służących wyłącznie zabezpieczeniu pracowników podczas wykonywania doraźnych prac naprawczych prowadzonych w wykopach o głębokości do 3 m, w tym:

• szalunki typu boks z uchwytami rozporowymi lub punktowymi;
• szalunki typu słupowego.

Łączny poziom dofinansowania wszystkich działań inwestycyjnych projektu w tym zakresie nie może być większy niż 60.000 zł.

Zakup środków technicznych zabezpieczających przed dostępem do stref pracy pracowników, np.

• tymczasowe balustrady/bariery ze stałym oznakowaniem ostrzegawczym;
• zadaszenie robocze itp.

Łączny poziom dofinansowania wszystkich działań inwestycyjnych projektu w tym zakresie nie może być większy niż 25.000 zł.

Zapobieganie nadmiernemu obciążeniu układu mięśniowo-szkieletowego przy ręcznych pracach transportowych występujących w każdej działalności zakładów usług komunalnych.

Zakup i instalacja urządzeń eliminujących ręczne prace transportowe o udźwigu maksymalnym do 450 kg np.:

• ręczne wózki platformowe oraz platformowe dwunożycowe;
• schodołazy;
• wciągniki z jednym uchwytem mocującym;
• żurawiki (udźwig mierzony na najkrótszym ramieniu);
• wciągarki z jednym uchwytem mocującym;
• suwnice;
• chwytaki i manipulatory (samojezdne, prowadzone i podwieszane);
• wozidła prowadzone (o maksymalnej prędkości jezdnej/roboczej do 6 km/h);
• wyciągi towarowe (windy dekarskie);
• dźwigi towarowe małe (bez prawa wstępu osób do kabiny);
• egzoszkielety pasywne.

Łączny poziom dofinansowania wszystkich działań inwestycyjnych projektu w tym zakresie nie może być większy niż 50.000 zł.

Zakup urządzeń do przewożenia ładunków, w tym:

• wózków jezdniowych do przemieszczania palet, o udźwigu do 2 ton i maksymalnej wysokości unoszenia do 3,5 m, wyłącznie z napędem elektrycznym takie, jak: wózki prowadzone, podestowe;
• ręcznie prowadzonych ciągników do wózków, np. magazynowych (o udźwigu do 2 ton i maksymalnej prędkości jezdnej do 6 km/h);

Łączny poziom dofinansowania wszystkich działań inwestycyjnych projektu w tym zakresie nie może być większy niż 50.000 zł.

Ograniczenie oddziaływania hałasu i wibracji, na przykład od pracujących maszyn, urządzeń pojazdów

Zakup i instalacja

• kabin, obudów, ekranów i osłon dźwiękoizolacyjnych lub dźwiękochłonno-izolacyjnych;
• tłumików akustycznych oraz materiałów i ustrojów dźwiękochłonnych chroniących przed hałasem;
• wyrobów i ustrojów przeciw-drganiowych wibroizolatorów, amortyzatorów itp.

Łączny poziom dofinansowania wszystkich działań inwestycyjnych projektu w tym zakresie nie może być większy niż 300.000 zł.

Zapewnienie właściwego oświetlenia pomieszczeń pracy lub stanowisk pracy zlokalizowanych na terenach otwartych:

Zakup i instalacja elektrycznych systemów oświetleniowych:

• instalacji elektrycznych doprowadzonych do opraw oświetleniowych od najbliższej rozdzielni oświetleniowej wraz z jej wyposażeniem;
• oprawy oświetleniowych.

Łączny poziom dofinansowania wszystkich działań inwestycyjnych projektu w tym zakresie nie może być większy niż 60.000 zł.

Zabezpieczenie przed porażeniem prądem elektrycznym lub zagrożeniem elektrostatyką, na przykład przy pracach w pobliżu elementów pod napięciem lub elektrostatyką  albo zagrażających wybuchem od wyładowania elektrostatycznym.

Zakup środków ochrony przed porażeniem prądem elektrycznym, np.

• elastyczne osłony izolacyjne, uziemiacze, drążki izolacyjne/manewrowe;
• akustyczno-optyczne wskaźniki napięcia, haki ewakuacyjne;
• podesty elektroizolacyjne, chodniki elektroizolacyjne.

Łączny poziom dofinansowania wszystkich działań inwestycyjnych projektu w tym zakresie nie może być większy niż 30.000 zł.

• zakup i instalacja środków technicznych ochrony antyelektrostatycznej, zapobiegającej rażeniom człowieka oraz zapłonowi atmosfer wybuchowych przez wyładowania elektrostatyczne, np. jonizatory powietrza;
• maty i listwy antyelektrostatyczne itp.

Łączny poziom dofinansowania wszystkich działań inwestycyjnych projektu w tym zakresie nie może być większy niż 300.000 zł.

Środki ochrony indywidualnej to wyposażenie osobiste, które pracownik nosi na sobie, stosowane zarówno na stanowiskach pracy w pomieszczeniach, jak i w terenie

Zakup środków ochrony indywidualnej (ŚOI) oraz sprzętu do pracy na wysokości, tj. sprzętu ewakuacyjnego, sprzętu do pracy w tzw. „dostępie linowym” oraz urządzeń kotwicznych.

Łączny poziom dofinansowania wszystkich działań inwestycyjnych projektu w tym zakresie nie może być większy niż 40.000 zł.

Poprawa parametrów mikroklimatu w pomieszczeniach pracy, w których występują przekroczenia parametrów mikroklimatu gorącego lub zimnego, spowodowanego pracą maszyn i urządzeń.

Zakup i instalacja urządzeń i elementów klimatyzacji ogólnej do stosowania w warunkach mikroklimatu gorącego lub zimnego, w tym:

• centrali klimatyzacyjnych;
• centrali wentylacyjno-klimatyzacyjnych;
• wentylatorów, filtrów, nawiewników powietrza, regulatorów, przewodów.

Łączny poziom dofinansowania wszystkich działań inwestycyjnych projektu w tym zakresie nie może być większy niż 200.000 zł.

Zgodnie z obowiązującymi zasadami, o środki finansowe w ramach Konkursu ZUS mogą ubiegać się płatnicy składek, którzy na dzień złożenia wniosku spełniają wszystkie wymagane kryteria.

• brak zaległości w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne;
• brak zaległości podatkowych;
• nie znajdowanie się  w stanie upadłości, pod zarządem komisarycznym, w toku likwidacji, postępowania upadłościowego lub postępowania układowego z wierzycielem;
• zachowanie 3-letniej przerwy pomiędzy uzyskaniem kolejnego dofinansowania w przedmiotowym konkursie, licząc od dnia wypłaty poprzedniego;
• zachowanie 3-letniego odstępu od zwrotu wcześniej przyznanego wsparcia (jeżeli takie zobowiązanie miało miejsce);
• posiadanie współpracującego z interaktywnymi formularzami PDF kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy lub pełnomocnika

ZUS bardzo skrupulatnie kontroluje wpłaty składek – liczy się zarówno ich terminowość, jak i pełna wysokość. Posiadanie układu ratalnego z ZUS nie wyklucza z udziału, o ile płatnik terminowo realizuje harmonogram spłat.

ZUS już z początkiem stycznia 2026 roku ogłosi kolejną edycję konkursu na dofinansowanie działań prewencyjnych w zakresie BHP. W komunikacie pojawią się terminy naboru i pełna dokumentacja, przy czym termin składania wniosków jest coraz krótszy – w 2024 r. nabór trwał do 27 marca, a w 2025 r. tylko do 10 marca. Proces oceny ma dwa etapy: weryfikację formalną prowadzą oddziały ZUS, a ocenę merytoryczną eksperci z CIOP, co oznacza wysokie wymagania wobec wnioskodawców. Lista rankingowa zwykle publikowana jest we wrześniu, a umowy z beneficjentami podpisywane są do końca roku. Projekty realizowane będą od stycznia 2027 r. przez 3–6 miesięcy, a ich ostateczne rozliczenie następuje dopiero po odbiorze projektu przez eksperta CIOP. Okres trwałości projektu przewidziano do 2030 r.

Do każdego wniosku, niezależnie od wybranego działania z Katalogu, należy dołączyć następujące załączniki formalne:
• Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu z podatkami, o odpowiedniej aktualności.
• Umowa najmu nieruchomości (jeśli jest najmowana). W przypadku realizacji projektu w wynajmowanym obiekcie należy załączyć umowę najmu zawartą na czas nieoznaczony lub co najmniej na 5 lat od daty rozpoczęcia realizacji projektu.
• Oświadczenie o posiadanych urządzeniach/instalacjach.

Dokumenty merytoryczne – najważniejsze dla wysokiej oceny wniosku:
• Ocena Ryzyka Zawodowego (ORZ) – dokument przygotowany zgodnie z wymaganiami zawartymi w dokumentacji konkursowej. Dla każdego typu stanowisk pracy objętych projektem należy przygotować osobny ORZ.
• Dokumentacja fotograficzna – aktualne zdjęcia stanowisk pracy, maszyn lub pomieszczeń, które będą objęte planowaną inwestycją.
• Oferta handlowa na projektowane przedsięwzięcie.

Oferty handlowe muszą być opracowane dla konkretnego wnioskodawcy i spełniać wymagania formalne oraz techniczne. Powinny zawierać opis techniczny, ceny, dane stron, warunki gwarancji i serwisu, kosztorys według wzoru oraz realny harmonogram – z uwzględnieniem faktu, że zakup może nastąpić nawet rok po złożeniu oferty. W praktyce wielu dostawców nie zna specyfiki konkursu ZUS, co prowadzi do braków i błędów w dokumentach. Dodatkowo konieczne są załączniki, takie jak: wizualizacje i rysunki techniczne, szczegółowe specyfikacje, deklaracje zgodności czy dokumentacja projektowa. Sporządzenie pełnej oferty wymaga żmudnej koordynacji z regulaminem i katalogiem działań. OpenZUS współpracuje ze sprawdzonymi dostawcami, którzy przygotowują kompletne i zgodne z wymogami oferty, minimalizując ryzyko błędów i przyspieszając cały proces. Dzięki temu klienci zyskują pewność, że ich dokumentacja spełnia wszystkie kryteria konkursowe.

Oferty handlowe muszą być opracowane dla konkretnego wnioskodawcy i spełniać wymagania formalne oraz techniczne. Powinny zawierać opis techniczny, ceny, dane stron, warunki gwarancji i serwisu, kosztorys według wzoru oraz realny harmonogram – z uwzględnieniem faktu, że zakup może nastąpić nawet rok po złożeniu oferty. W praktyce wielu dostawców nie zna specyfiki konkursu ZUS, co prowadzi do braków i błędów w dokumentach. Dodatkowo konieczne są załączniki, takie jak: wizualizacje i rysunki techniczne, szczegółowe specyfikacje, deklaracje zgodności czy dokumentacja projektowa. Sporządzenie pełnej oferty wymaga żmudnej koordynacji z regulaminem i katalogiem działań. OpenZUS współpracuje ze sprawdzonymi dostawcami, którzy przygotowują kompletne i zgodne z wymogami oferty, minimalizując ryzyko błędów i przyspieszając cały proces. Dzięki temu klienci zyskują pewność, że ich dokumentacja spełnia wszystkie kryteria konkursowe.

Konkurs ZUS naturalnie łączy wnioskodawcę, dostawcę i doradcę. Choć o wysokie miejsce na liście rankingowej rywalizują przede wszystkim wnioskodawcy, wynik zależy od pracy całego zespołu. Każdy z partnerów „wygrywa” na swój sposób: wnioskodawca otrzymuje dofinansowanie i może zrealizować projekt BHP praktycznie bez dodatkowych kosztów, ale wymaga to jego zaangażowania – czasu, wiedzy i pracy pracowników.

OpenZUS wnosi doświadczenie, umiejętności i wsparcie przy sporządzaniu dokumentacji konkursowej, a wnioskodawca pokrywa koszty związane z przygotowaniem wniosku – w praktyce jest to inwestycja w sukces projektu. Trzecim kluczowym ogniwem jest dostawca, który zapewnia realizację projektu: przygotowuje dopasowaną, dedykowaną ofertę, koncepcję i deklaracje. Bez niego projekt nie zostanie zmaterializowany, a ZUS nie wypłaci dofinansowania.

Wszyscy trzej partnerzy wnoszą swoje zasoby i liczą na efekt końcowy – wnioskodawca na dofinansowanie, dostawca na marżę i referencje, OpenZUS na zwrot inwestycji i potencjalny zysk. Sukces wymaga współpracy, wzajemnego uzupełniania się i przewidywania problemów. OpenZUS opiera swoją filozofię działania na tym, że każdy partner jest rekomendowany, sprawdzony i zaangażowany. Model ten zapewnia 3 x win – w efekcie każda ze stron odnosi sukces.