ZUS, udzielając dofinansowania pracodawcom, oczekuje działań prewencyjnych, skierowanych na utrzymanie zdolności do pracy przez cały okres aktywności zawodowej pracowników. Dofinansowane projekty powinny ograniczać zagrożenia prowadzące do wypadków lub chorób zawodowych i przyczyniać się do poprawy kultury pracy oraz dobrostanu, bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. W latach 2018–2024 ZUS przekazał na tak opisane cele ponad 624 000 000 zł dla ponad 7400 podmiotów. Corocznie w konkursie uczestniczy zwykle ponad 5000 firm i instytucji, z których ok. 1100–1300 otrzymuje dofinansowanie. W 2025 r. ZUS przeznaczył na dofinansowania 140 000 000 zł i podobnej lub wyższej kwoty należy spodziewać się w najbliższym konkursie. Konkurs jest trudny, wieloetapowy i rozciągnięty w czasie. Zapewne w związku z tym panuje na rynku opinia, że niełatwo jest zdobyć dofinansowanie i ZUS odrzuca wnioski za byle co. I jest w tym prawda, że dowolność i interpretacje są możliwe — niestety w dużym stopniu nawet w wysoce sformalizowanej ocenie formalnej, nie mówiąc o całkowitym braku przejrzystości etapu oceny merytorycznej. Z drugiej strony wnioskodawcy, dostawcy przygotowujący oferty czy BHP-owcy sporządzający dokumenty na potrzeby konkursu, przyzwyczajeni do tzw. dziadostwa i lekceważenia procedur czy pewnej fikcji w wielu obszarach BHP, nie potrafią spełnić rygorystycznych formalnych wymogów konkursu. Tłumaczą więc działaniem urzędników ZUS własną niekompetencję, indolencję czy wręcz nieumiejętność czytania dokumentacji konkursowej ze zrozumieniem. W konsekwencji popełniają najprostsze błędy, co oczywiście skutkuje odrzuceniem wniosku. W dalszej części artykułu przekonasz się, co trzeba zrobić, żeby zostać beneficjentem konkursu i dlaczego współpraca z OpenZUS.pl jest do tego najefektywniejszym rozwiązaniem.

O wsparcie finansowe mogą ubiegać się pracodawcy – niekoniecznie firmy – opłacający składki na ubezpieczenia społeczne, którzy w dniu składania wniosku prowadzą działalność na terytorium Polski. Warunkiem koniecznym jest brak zaległości w opłacaniu składek ZUS oraz podatków. Stan opłacania składek ZUS jest szczegółowo badany i musi być całkowicie zgodny z wartością i terminowością zobowiązań. Wystarczy jeden grosz zaległości w okresie od dnia złożenia wniosku do dnia podpisania umowy włącznie, a wniosek zostaje odrzucony bądź ZUS odstąpi od podpisania umowy z beneficjentem, któremu „podwinęła się noga” na 1 grosz. W tak głupi sposób można stracić nawet 300 000 zł dotacji — i tu nie ma tzw. zmiłuj się. ZUS jest bardzo rygorystyczny i nie przewiduje wyjątków od prostej reguły: brak zaległości. Niestety wśród naszych klientów trafił się przypadek odmowy podpisania umowy już po jej przygotowaniu, z uwagi na zaległości w wysokości 36 groszy. Więc brak miłosierdzia w ZUS to nie miejska legenda, tylko fakt. Jak sformułował to w II wieku wybitny rzymski jurysta Gnaeus Domitius Annius Ulpianus: dura lex, sed lex – czyli surowe prawo, ale prawo. Takie są przepisy konkursu i trzeba się liczyć, że taka sama jest logika ZUS w procesie oceny formalnej i merytorycznej – surowa i bezwzględna, jak przystało na tę instytucję.

Nie ma znaczenia liczba pracowników, branża ani forma oraz rodzaj prowadzonej działalności – niezależnie od tego, czy jest to osoba fizyczna, spółka z o.o., fundacja lub związek wyznaniowy, czy wnioskodawca posiada inną formę prawną. Kluczowe jest spełnienie warunków określonych w aktualnym regulaminie konkursu ZUS. Dodatkową szansę mają osoby i podmioty prowadzące równolegle kilka form działalności – na przykład właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych, będący także wspólnikami w spółkach osobowych lub kapitałowych. Co istotne, każdy podmiot dysponujący odrębnym numerem NIP może złożyć odrębny, własny wniosek – w tym także oddziały firm czy instytucji publicznych, np. oddziały agencji wykonawczych sektora finansów publicznych – o ile spełniają inne wymogi formalne programu. Udział w konkursie jest wykluczony dla firm będących w stanie upadłości, objętych postępowaniem upadłościowym, układowym, likwidacją lub zarządem komisarycznym. Natomiast bez problemu może startować podmiot posiadający z ZUS układ ratalny, o ile nie zalega z płatnością składek w ramach układu ratalnego. Wnioskodawcy, którzy już wcześniej otrzymali dofinansowanie w ramach konkursu — nawet jeśli je zwrócili — mogą ponownie aplikować dopiero po upływie trzech lat od dnia wypłaty całości lub zwrotu poprzedniego dofinansowania. Nie mają natomiast znaczenia inne, niż pochodzące z tego konkursu, formy wsparcia otrzymane przez firmę, np. dotacje unijne, programy rządowe, programy urzędów pracy itp. Oczywiście projekt nie może być finansowany z różnych źródeł – tylko z ZUS oraz środków własnych. Działania inwestycyjne w poprawę warunków pracy muszą dotyczyć istniejących stanowisk pracy, a nie dopiero planowanych do utworzenia.

Maksymalne dofinansowanie jest uzależnione od rodzaju realizowanej inwestycji i może wynosić do 300 000 zł. Jednocześnie minimalna kwota wsparcia nie może być niższa od 10 000 zł, co nie zmienia się od kilku lat. Z dofinansowania można pokryć koszty określonych inwestycji, opisanych w katalogu działań inwestycyjnych i doradczych, czyli oficjalnym dokumencie konkursowym, do wysokości 80% ich wartości brutto. Przy czym na wybrane kategorie działań inwestycyjnych obowiązują maksymalne limity dotacji. Dla kategorii działań inwestycyjnych w instalacje wentylacji, czyli między innymi odciągów do spalin, nie ma limitu szczegółowego. Oznacza to, że obowiązuje dla tego działania inwestycyjnego limit jak na cały projekt — to jest wspomniane 300 000 zł.

Jeżeli podmiot nie jest VAT-owcem, to w projekt angażuje 20% udziału własnego oraz musi czasowo, tj. do 10 miesięcy, zaangażować własne środki na uzupełnienie kosztów inwestycji, przed otrzymaniem drugiej transzy, tj. 40% zakontraktowanej z ZUS kwoty dofinansowania. Pierwszą transzę w wysokości 60% dotacji beneficjent może – bo należy zaznaczyć to we wniosku – otrzymać już w połowie stycznia, czyli pierwszego miesiąca realizacji inwestycji. Proszę pamiętać, że będzie to 60% zadatku z 80% dotacji do całego projektu.

Jeżeli wnioskodawca jest VAT-owcem, to korzyści beneficjenta znacznie wzrastają. Dla przypomnienia: ZUS dofinansowuje 80% wartości projektu, ale do kwoty brutto, a nie netto! Co więcej, VAT z kosztów inwestycyjnych można odliczyć w 100%. Przykładowo: wnioskodawca zrealizował wentylację spalin za kwotę ok. 375 000 zł brutto, to jest ok. 305 000 zł netto plus ok. 70 000 zł VAT. W konkursie, dzięki wysokiej ocenie projektu, uzyskał 80% dofinansowanie, czyli maksymalną kwotę 300 000 zł. Następnie rozliczył VAT, czyli pomniejszył swoje zobowiązania o ok. 70 000 zł. Oznacza to, że w tym projekcie faktyczny udział wnioskodawcy wyniósł ok. 5 000 zł. Jaka jest rentowność takiego projektu? Jaki zwrot na kapitale? O tym przeczytasz w poniższym artykule. Jednak zanim będziesz się cieszył ultra ponadprzeciętnymi zwrotami i rentownością, musisz zostać beneficjentem projektu. Ale od czego są eksperci OpenZUS.pl? Czyli rainmakerzy, jak zwie się w świecie rekinów, wilków i gargulców z Wall Street tych, którzy przynoszą swoim klientom ponadprzeciętne zyski.

Na początku stycznia 2026 ZUS ogłosi dokładny termin naboru oraz dokumentację konkursową. Czas na składanie wniosków jest bardzo krótki. W 2024 roku nabór trwał do 27 marca, w 2025 — już tylko do 10 marca. Co roku lista rankingowa ogłaszana jest z początkiem września. Beneficjenci muszą przejść najpierw niezwykle restrykcyjny etap oceny formalnej, dokonywanej przez wybrane oddziały ZUS, a następnie enigmatyczną i wysoce nietransparentną ocenę merytoryczną, dokonywaną przez ekspertów CIOP, czyli Centralnego Instytutu Ochrony Pracy. Do grudnia ZUS podpisuje z beneficjentami umowy na realizację projektów od dnia 2 stycznia 2027, z minimalnym okresem realizacji 3 miesiące, a maksymalnym — 6 miesięcy. Po wykonaniu inwestycji następuje proces rozliczenia i kontroli realizacji projektu, czyli umowy z ZUS. Okres trwałości projektu zrealizowanego w 2027 r. zakończy się w trzecim kwartale 2030 r.

Sam proces realizacji i rozliczania projektu jest również niezwykle sformalizowany i kontrolowany przez ZUS. Wielu beneficjentów już po otrzymaniu pierwszej transzy dotacji zapomina, że piłka jest dalej w grze i należy bezwzględnie przestrzegać zapisów umowy z ZUS. Wspomniana surowość prawa kontraktowego obowiązuje również na tym etapie. Lekceważenie umowy i swoich zobowiązań może skończyć się obniżeniem albo zwrotem dotacji. Takie przypadki stanowią corocznie aż do 30% rozliczanych projektów. Dlatego zachęcamy do skorzystania z naszej oferty w opcji z pakietem Complex, w ramach którego nadzorujemy od strony formalnej realizację projektu, przygotowujemy sprawozdanie końcowe oraz przygotowujemy Cię do kontroli realizacji inwestycji z ZUS.

Uczestnicy konkursu mają również rozliczne obowiązki, rozciągające się poza sam proces pozyskania dofinansowania. Przykładowo: wnioskodawca ubiegać się będzie o dofinansowanie w najbliższym konkursie, czyli w pierwszym kwartale 2026 r. Jeżeli otrzyma dofinansowanie, to zrealizuje projekt po roku, to znaczy — w pierwszym lub drugim kwartale 2027 r. Po rozliczeniu dotacji i otrzymaniu ostatniej transzy rozpocznie się okres trzyletniej trwałości projektu.

W tym czasie uczestnik musi utrzymać:

• status płatnika składek i niezalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne;
• wartość czynników charakteryzujących warunki pracy (pomiarów) objętych realizowanym projektem na, co najmniej, takim samym poziomie jak w dniu odbioru zrealizowanego projektu konkursowego;
• liczbę osób zatrudnionych na stanowiskach objętych projektem na poziomie podobnym do stanu na dzień odbioru projektu oraz posiadanie przez nie odpowiednich kwalifikacji wymaganych przepisami prawa do użytkowania środków trwałych i wyposażenia zakupionych w ramach projektu – o ile takie kwalifikacje są wymagane;
• własność środków trwałych i wyposażenia zakupionych w ramach projektu;
• środki trwałe i wyposażenie zakupione w ramach projektu w stanie zapewniającym wykorzystanie ich w celu, w jakim zostały zakupione, oraz ich użytkowanie, chyba że uległy awarii lub zniszczeniu;
• działania informacyjne – tablice informujące o realizacji projektu w ramach konkursu ZUS.

Warto zauważyć, że niektóre wymagania w okresie trwałości projektu nie są precyzyjnie opisane w dokumentacji konkursowej. Przykładowo: niezaleganie z opłacaniem składek można rozumieć jako stan chwilowy lub jako stan, w którym ZUS wyczerpie procedury upominawcze. Podobnie — utrzymanie zatrudnienia na podobnym poziomie oznacza dopuszczalność jakichś zmian, które można obliczać ilościowo albo procentowo, ale nadal nie jest jasne, jakie liczby lub procenty są dopuszczalne. Jeżeli zakupione urządzenie uległo awarii lub zniszczeniu, należy przedstawić dokumenty potwierdzające ich likwidację lub przekazanie do utylizacji, ale nie jest sprecyzowane, jakie przesłanki techniczne, związane z gwarancją i serwisem lub okresem użytkowania, upoważniają do likwidacji i zwalniają z obowiązku ich naprawy. Są to niewątpliwie poważne braki w regulacji konkursowej. Wnioskodawcę obciążają również obowiązki informacyjne i perspektywa wizyt monitorujących ze strony ZUS. Nieprawidłowości mogą skutkować obniżeniem dofinansowania lub jego zwrotem.

Inwestycje z nr 16 katalogu działań inwestycyjnych i doradczych, czyli z zakresu wentylacji ogólnej i miejscowej mającej na celu usuwanie szkodliwych czynników chemicznych lub/i pyłów, w tym spalin, można dofinansować w 80% wartości projektu brutto, do kwoty maksymalnego dofinansowania na projekt, czyli — 300 tys. zł, co oznacza, że wartość projektu brutto musi wynieść co najmniej 375 000 zł. W przypadku spalin mówimy o zagrożeniach chemicznych, które mogą wymagać zastosowania m.in. miejscowych systemów odciągowych, to jest przy konkretnych, fizycznych stanowiskach pracy. Mogą być to odciągi mobilne. Do każdego wniosku obowiązkowo należy złożyć:

1. Ocenę Ryzyka Zawodowego na typ lub typy stanowisk pracy objętych projektem, wykonaną zgodnie z instrukcją z dokumentacji konkursowej.
2. Zdjęcia, o czym w dalszej części artykułu.
3. Zaświadczenie o niezaleganiu z urzędu skarbowego, co może zmienić się w 2026, bo ten wymóg ZUS jest de facto niezgodny z prawem, co stwierdził w swoim raporcie pokontrolnym NIK.
4. W przypadku między innymi wynajmowania nieruchomości, w której będzie realizowany projekt, umowę najmu o odpowiednich parametrach, tj. zawartą na okres nieoznaczony lub nie krótszy niż 5 lat.
5. Ofertę na instalację odciągową.
6. Poniższe oświadczenia:

• • Oświadczam, że nie zalegam ze spłatą zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych;
  • Oświadczam, że nie zalegam z opłaceniem podatków;
  • Oświadczam, że nie znajduję się w stanie upadłości, przed zarządem komisarycznym, w toku likwidacji, postępowania upadłości lub postępowania układowego z wierzycielem;
  • Posiadam odpowiednie zabezpieczenie środków finansowych na zapewnienie płynności realizacji Projektu oraz ewentualne wydatki nie ujęte w budżecie, ale niezbędne do realizacji Projektu, jak również zapewniam prawidłową koordynację i nadzór nad realizacją Projektu;
  • Wyrażam zgodę na wizytę pracowników ZUS w miejscu realizacji Projektu na potrzeby oceny przed podpisaniem umowy o dofinansowanie;
  • Uznaję za skutecznie doręczoną korespondencję przekazywaną przez ZUS drogą elektroniczna, na adres email wskazany we Wniosku o dofinansowanie;
  • Wydatki związane z projektem opisanym we Wniosku nie będą finansowane z innych środków publicznych;
  • Wszystkie załączniki do Wniosku zostały przygotowane na podstawie oryginałów dokumentów;
  • Oświadczam, że inwestycje, które planuję w ramach Projektu, będą realizowane w budynkach/obiektach wykonanych zgodnie z przepisami obowiązującymi w czasie ich wznoszenia i użytkowanych zgodnie z ich przeznaczeniem. 

Zwracamy uwagę zwłaszcza na to ostatnie oświadczenie. Jeżeli podczas kontroli realizacji projektu z dokumentów wyjdzie, że budynek, wbrew oświadczeniu, nie jest użytkowany zgodnie z przeznaczeniem, to kontrola zakończy się bardzo nieprzyjemnym wpisem do protokołu. A potem ruszy procedura rozwiązania umowy z karą umowną w postaci zwrotu dotacji z odsetkami. Dlaczego warto czytać oświadczenia? Bo postawienie ptaszka w kwadraciku we wniosku ma doniosłe skutki prawne i finansowe. Tu nie ma miejsca na niefrasobliwość czy też nieznośną lekkość bytu. ZUS jawi się jako bezlitosna, zdehumanizowana maszyna z innego wymiaru, pożerająca niczego nieświadomych, beztroskich wnioskodawców. I tak jest w tym konkursie. Najmniejszy, każdy błąd ma swoje konsekwencje, jakby pojęcie miłosierdzia nie istniało w imaginarium urzędników Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Szczegółowe omówienie najważniejszych załączników znajdziesz w dalszej części artykułu, w rozdziale:

Współpracując z nami, otrzymasz od nas instrukcje i wzory na wykonanie wszystkich potrzebnych załączników. Jeżeli już kompletnie nie masz czasu ani możliwości wykonania załączników i zajęcia się tematem, skontaktuj się z nami i zapytaj o Pakiet Complex Plus. W tym pakiecie oferujemy wykonanie wszystkich dokumentów za Ciebie, ale konieczna będzie pomoc osób z Twojej organizacji, chociażby po to, żeby udostępnić pomieszczenia.

Kontakt  : Jakub Banaś, tel: 607 628 048, email: biuro@openzus.pl

Warto zaznaczyć, że tak szerokie możliwości uzyskania wsparcia w obszarze wentylacji wymagają wyjątkowo starannego i fachowego przygotowania wniosku. Wentylacja to dziedzina inżynierii, w której obowiązują konkretne prawa, mechanizmy i zależności, dobrze znane specjalistom. Dlatego wnioskodawca musi przedstawić swój projekt w formie technicznego uzasadnienia – niejako przeprowadzić dowód rzeczowy, który przekona oceniających o zasadności i skuteczności proponowanych rozwiązań. W związku z tym wybór odpowiedniego wykonawcy systemu wentylacyjnego ma kluczowe znaczenie – niskiej jakości dokumentacja może negatywnie wpłynąć na ocenę wniosku, a nawet spowodować jego odrzucenie. Tym bardziej ważny jest lider całego projektu, jak nasi konsultanci, którzy potrafią spiąć cały projekt tak, żeby złożona dokumentacja była niemal idealna, co ma na celu jedno: zdobyć dofinansowanie z ZUS na zakup i montaż odciągów do spalin dla Ciebie.

Silniki spalinowe są poważnym źródłem zanieczyszczeń w wielu branżach przemysłowych i usługowych, zwłaszcza tam, gdzie ich praca odbywa się w zamkniętych pomieszczeniach. Często konieczne jest uruchamianie silników właśnie w takich warunkach, np. podczas serwisowania pojazdów lub maszyn. Najczęściej są to spaliny z silników diesla, zawierające liczne szkodliwe związki, które negatywnie wpływają na zdrowie człowieka, szczególnie na układ oddechowy i krwionośny. Szacuje się, że ich skład obejmuje około tysiąca różnych związków. Do najgroźniejszych należą benzen, toluen i butadien — substancje rakotwórcze, co potwierdza raport Światowej Organizacji Zdrowia z 2012 roku. Dodatkowo, w spalinach znajdują się tlenki azotu (NOx), dwutlenek węgla (CO2), węglowodory aromatyczne (w tym rakotwórczy benzo[a]piren), tlenek węgla (CO) oraz cząstki stałe — pyły PM (Particulate Matter), zawierające sadzę i metale ciężkie. Szczególnie niebezpieczne są drobne cząstki pyłu PM2,5, które łatwo docierają głęboko do płuc i przenikają do krwiobiegu. Działanie tych zanieczyszczeń wywołuje stany zapalne, alergie, a nawet nowotwory, zwiększa ryzyko chorób układu oddechowego i krążenia oraz osłabia odporność organizmu. Dlatego w zamkniętych przestrzeniach, gdzie występuje emisja spalin z paliw napędowych, niezbędna jest skuteczna eliminacja tych substancji.

Zatrucie spalinami może przebiegać powoli i niepostrzeżenie. Dlatego wentylacja tych skrajnie niebezpiecznych trucizn ratuje zdrowie, a może i życie pracowników. Nadal spotyka się lekceważenie tego zagrożenia, zgodnego z staropolskim „jakoś to będzie”. Niekiedy mimo świadomości zagrożeń realną przeszkodą w zwalczaniu spalin są, niestety, ograniczenia budżetowe. Dofinansowanie z ZUS na odciągi spalin pozyskane dzięki współpracy z OpenZUS.pl może przełamać tę niemoc wynikającą z braku kapitału. OK, jak mawiają nestorzy polskiego biznesu lat 90-tych XX wieku „widziały gały co brały” i nikt nikogo nie zmusza do wdychania codziennej porcji spalin. To prawda i jest to jak najbardziej zgodne z naszymi wolnościowymi wartościami. Ale popatrz przez pryzmat Excela czyli zysku, kosztów. Pomyśl i policz straty jakie ponosisz organizując pracę tak, że pracownicy wdychają spaliny czyli bez dyplomacji a wprost gdy trujesz pracowników spalinami.

• Ile nieobecności w Twojej firmie jest spowodowane zatruciem spalinami? I jeżeli nie znasz kawału o Łodzi to brzmi on tak: „nie łódź się”, bo wiele L4 wynika właśnie z pracy w tak niekorzystnym środowisku pracy.
• Jak te nieobecności rujnują organizację pracy w Twojej firmie? Czyli, ilu klientów stracisz i jaki przychód?
• Ile, tak naprawdę, Cię to kosztuje biorąc pod uwagę koszt L4 oraz utracony przychód i destabilizację organizacji pracy?
• Jak długo jeszcze będziesz za to płacił? Stać cię na to?

Excel prawdę ci powie. Oto są twarde dane. W ostatnich trzech latach ZUS i pracodawcy wypłacają rocznie świadczenia chorobowe za ponad 134 miliony dni nieobecności (tj. 367 lat), co kosztuje ponad 25 mld zł. Do tego ponad 40 tys. (tj. 110 dziennie) jednorazowych odszkodowań, za kwotę ponad 400 mln. zł. To były również Twoje pieniądze!

Zapewne istotna część tych niesamowitych kwot dotyczy wypadków i chorób spowodowanych spalinami. Nie jest zatem zaskakujące, że w konkursie, projekty z tym związane są wysoko punktowane i dofinansowywane w maksymalnie wysokich kwotach. Jeżeli więc twój wniosek przejedzie etap oceny formalnej to masz bardzo wysokie prawdopobieństwo otrzymać dofinansowanie. Jest tylko jedno ale: trzeba przejść etap formalny i przygotować świetny merytorycznie wniosek z wieloma załącznikami gdzie obowiązuje zasada „diabeł tkwi w szczegółach”. I my wiemy jakie to szczegóły, odpowiadamy za to, żeby wniosek znalazł się na liście rankingowej i to wysoko. W tej robocie w OpenZUS.pl jesteśmy specjalistami, wysokiej klasy ekspertami. Tak to pokazuje Excel z wynikami naszych wniosków, jesteśmy z tego dumni i nie będziemy grzeszyć fałszywą skromnością jak mawiał imć Pan Zagłoba.

Najważniejszy przekaz jest prosty: jeżeli nie przygotujesz się do startu w Konkursie w 2025 roku to będzie ci bardzo trudno wygrać Konkurs ZUS w 2026 i dotację na odciągi do spalin. Powód jest prosty: brak tzw. poprzednich badań. Do wniosku należy dołączyć sprawozdanie z pomiaru czynników szkodliwych bieżące oraz poprzednie. Wymagania w tym zakresie precyzuje Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy. Co więcej, wyniki obu badań muszą uzasadniać przyznanie dofinansowania czyli pokazać odpowiednie wskazania NDS to jest Najwyższych Dopuszczalnych Stężeń danego czynnika szkodliwego. Zgodnie z rozporządzeniem, częstotliwość wykonywania obowiązkowych badań wynosi od 3 miesięcy do 2 lat – w zależności od rodzaju czynnika szkodliwego i wartości ostatniego pomiaru, czyli parametru NDS. Dla podmiotów ubiegających się o dotację ZUS na poprawę BHP, oznacza to konieczność zaplanowania badań z odpowiednim wyprzedzeniem – tak, aby wykazać ciągłość i spójność sekwencji pomiarów w czasie.

Druga sprawa to projekt instalacji odciągowej który jest obligatoryjnym załącznikiem do wniosku. Robiony na szybko już po ogłoszeniu konkursu gdy zarówno piszący wnioski jak i dostawcy są dosłownie zawaleni robotą oznacza jedno: zrobiony adekwatnie do opisanych warunków projekt jest najczęściej słabej jakości, robiony schematycznie i niestety często zawiera błędy merytorycznej dyskwalifikujące wniosek na etapie oceny merytorycznej.

Po trzecie, z doświadczenia wiemy, że przygotowanie licznych dokumentów w standardzie jaki oczekujemy wymaga czasu i kilku iteracji. Powód jest prosty: nie akceptujemy dziadostwa ze strony klienta i narzucamy standardy jakościowe jakie uważamy iż są konieczne do wygrania w konkursie. Nas interesuje wynik: tylko wygrana a nie startowanie czy pisanie wniosków. Dlatego od naszych klientów, partnerów oczekujemy dostarczenia odpowiedniej jakości dokumentów do czego zobowiązują się w umowie. Więcej o tej filozofii działania możesz przeczytać na końcu artykułu w rozdziale poświęconym koncepcji spółki celowej  tworzonej na potrzeby projektu, gdzie każdy z wspólników odpowiada za perfekcyjne wykonanie swojej roboty.

Podejmując decyzje o realizacji projektu wentylacji spalin należy uwzględnić harmonogram działań:

1. Przygotowanie wniosku i załączników. Niektóre projekty np. na wentylację wymagają przedłożenia pomiarów środowiska pracy w sekwencji: poprzednie – aktualne, wykonane w odstępie czasowym np. 6 miesięcy. Wymagany jest również projekt i oferta na planowane urządzenia oraz inne skomplikowane dokumenty. Zatem przygotowania należy rozpocząć w trzecim kwartale roku poprzedzającego rok konkursowy lipiec – wrzesień 2025r.
2. Ogłoszenie konkursu i nabór wniosków. Zwykle wydarzenia te odbywają się w pierwszym kwartale styczeń – marzec 2026r. Formalnie ZUS publikuje wówczas aktualne regulaminy, wytyczne i wzory dokumentów. Nawet wcześniej przygotowane wnioski i dokumenty należy sprawdzić na zgodność i aktualnymi wymaganiami.
3. Ocena formalna i wnoszenie poprawek formalnych. ZUS po sprawdzeniu złożonych dokumentów, wzywa wielu wnioskodawców do uzupełnienia braków lub skorygowania błędów formalnych. Proces ten zazwyczaj odbywa się na przestrzeni drugiego kwartału kwiecień – czerwiec 2026r. Niezależnie od ilości i wagi tych uzupełnień, ZUS udziela jednorazowego 14 dniowego terminu na cały „pakiet”. Pomimo tej „ratunkowej” możliwości 54% wniosków odpada już na tym etapie (wg danych z lat 2021–2024).
4. Ocena merytoryczna. Wnioski zakwalifikowane formalnie przekazywane są ekspertom – jurorom z Centralnego Instytutu Ochrony Pracy. Oceniana jest zasadność projektu oraz jakość dokumentów dowodowych, w dużej mierze – subiektywnie. Etap ten zwykle odbywa się w trzecim kwartale lipiec – wrzesień 2026r. Na tym etapie odpada kolejnych 17% wniosków, co oznacza, że 36% projektów, które przeszły ocenę formalną, nie uzyskuje akceptacji merytorycznej. Tylko co czwarty wniosek kończy się przyznaniem dofinansowania (wg danych jw.).
5. W czwartym kwartale podpisywane są umowy ze zwycięzcami konkursu październik – grudzień 2026r. Chociaż jest to z pozoru formalność 12% tychże zwycięzców nie otrzymuje dofinansowania.
6. Pierwsza transza dofinansowania, w wysokości 60% przyznanej kwoty, jest przekazywana beneficjentowi w 14 dni od podpisania umowy. Beneficjent dopiero wówczas może rozpocząć zakupy i montaże urządzeń i ma trzy lub sześć miesięcy na realizację całości projektu zgodnie z terminami zadeklarowanymi we wniosku. Oznacza to, że musi zaangażować własne pieniądze na sfinansowanie brakujących 40% dofinansowania i 20% wkładu własnego.
7. Zakończenie inwestycji następuje zazwyczaj w drugim kwartale kwiecień – czerwiec 2027r. Wówczas ZUS dokonuje odbioru technicznego i dokumentowego projektu. Po pozytywnej ocenie i upływie kolejnych 30 dni, beneficjent otrzymuje brakujące 40% dofinansowania.
8. Projekt powinien być użytkowany przez kolejne trzy lata. Po upływie tego okresu beneficjent jest ostatecznie rozliczony.

Tą cześć artykułu dedykujemy menadżerom projektu Start w Konkursie ZUS 2026 u naszych partnerów.

1.Sprawozdanie z przedostatnich i ostatnich pomiarów poziomu szkodliwych czynników chemicznych i pyłowych na stanowiskach pracy.
Pomiary środowiskowe oraz sporządzone na ich podstawie sprawozdania powinny być przeprowadzone przez akredytowane laboratoria, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Zdrowia z 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych w środowisku pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 419, z 2024 r. poz. 1110). Jeśli wnioskodawca nie posiada wcześniejszych (przedostatnich) pomiarów, zobowiązany jest do złożenia oświadczenia z wyjaśnieniem przyczyn ich braku. Trzeba jednak podkreślić, że brak takich pomiarów – w sytuacji, gdy są one wymagane przepisami – jest nie tylko problemem formalnym w kontekście konkursu, ale również naruszeniem obowiązków prawnych pracodawcy. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami, częstotliwość i zakres badań zależą od rodzaju zagrożenia (chemiczne, fizyczne, rakotwórcze, mutagenne, pyłowe), poziomu stężeń w odniesieniu do wartości NDS (Najwyższe Dopuszczalne Stężenie) oraz wyników wcześniejszych pomiarów.
Przykładowo:
– jeśli stężenia czynników chemicznych lub pyłowych przekraczają 50% NDS, pomiary muszą być wykonywane co najmniej raz w roku;
– w przypadku substancji rakotwórczych lub mutagennych – nawet co trzy miesiące;
– jeśli dwa kolejne pomiary wykonane w odpowiednich odstępach czasu wykażą poziomy poniżej 0,1 NDS, można ograniczyć dalsze badania (zgodnie z prawem), ale nie w kontekście wniosku do ZUS – tu wymagane są kompletne dane, w tym także te z wcześniejszych pomiarów.

Chociaż pomiary można zlecić w dowolnym momencie, wielu przedsiębiorców wykonuje je dopiero tuż przed naborem wniosków. To błąd – brak danych z wcześniejszych miesięcy może skutkować niską oceną lub nawet odrzuceniem wniosku. Tych danych nie da się uzupełnić po czasie. Warto pamiętać: ZUS dofinansowuje projekty firm, które wypełniają podstawowe obowiązki w zakresie BHP, a do nich należy m.in. prowadzenie pomiarów środowiskowych. Co więcej, dwa pomiary wykonane w odpowiednich i zgodnych z przepisami prawa odstępach czasu, dają rzetelną podstawę do oceny jakości powietrza, a dopiero na tej bazie można opracować skuteczny projekt lub koncepcję wentylacyjną. Dlatego znaczenia pomiarów czynników chemicznych i pyłów nie sposób przecenić – są one nie tyle punktem wyjścia do skutecznego ubiegania się o nawet 300 000 zł dofinansowania ale warunkiem koniecznym. Inaczej: bez badań poprzednich szansa na zwycięstwo radykalnie maleje o ile nie spada do zera. Wszystko będzie zależeć już od czynników na które nie będziemy mieć wpływu jak np. ilość i jakość złożonych wniosków, wielkość puli do rozdysponowania przez ZUS.

Najbliższy konkurs ZUS ruszy w pierwszym kwartale 2026 roku. To oznacza, że już teraz należy zlecić pomiary środowiskowe – to pierwszy, prosty, ale nieodwracalny krok w stronę sukcesu. Warto też rozpocząć współpracę z doświadczonymi specjalistami z OpenZUS, którzy pomogą przejść ten proces bezbłędnie – i nie pozwolą zaprzepaścić tego kluczowego etapu.

2. Koncepcja – projekt techniczno-wykonawczy instalacji wentylacji spalin.
Zgodnie z regulaminem, do wniosku należy dołączyć profesjonalny projekt techniczny co nie oznacza że budowlany, sporządzony przez osobę posiadającą odpowiednie uprawnienia projektowe. W praktyce jednak wielu wnioskodawców korzysta z alternatywnej możliwości – przedstawienia koncepcji wykonania instalacji lub zastosowania konkretnych urządzeń, przygotowanej przez wykonawcę instalacji.

Taka koncepcja musi zawierać:

• część rysunkową, opisową i obliczeniową i każdą z nich a nie jedną czy dwie;
• zgodność z aktualnymi przepisami prawa budowlanego i technicznego dotyczącymi wentylacji pomieszczeń pracy,
• spójność z oceną ryzyka zawodowego, wskazującą na konieczność ograniczenia ekspozycji na czynniki szkodliwe,
• uzasadnienie doboru konkretnych urządzeń poprawiających jakość powietrza – zarówno pod kątem technicznym, jak i zgodności z regulaminowym „Katalogiem działań”,
• zgodność z zapisami zawartymi we wniosku oraz jego załącznikach,
• pełną godność z ofertą dostawcy instalacji odciągowej.

Z uwagi na złożoność wymagań, osoba przygotowująca dokumentację powinna nie tylko posiadać wiedzę z zakresu wentylacji spalin ale też znać specyfikę problemów danego zakładu, orientować się w ofertach rynkowych oraz doskonale rozumieć wymagania konkursowe. W przeciwnym razie istnieje ryzyko przygotowania koncepcji, która nie spełni oczekiwań oceniających albo okaże się wadliwa. Może to skutkować odrzuceniem wniosku. Dlatego tak mocno zachęcamy do zajęcia się tematem jeszcze w 2025. Czy wyobrażasz sobie przygotowanie wszystkich tych powyżej i poniżej opisanych dokumentów w odpowiedniej, wysokiej jakości w kilka tygodni? W opowiadaniach o Polsce w tomach dobrej SF to możliwe, jako możliwe było w rzeczywistości złotej ery przemysłowej RFN. Teraz takiej kultury organizacyjnej to trzeba pewnie szukać w Chinach, Korei Południowej czyli Azji. Piszemy to raczej ze smutkiem, ale jednocześnie na podstawie doświadczenia. Trzeba przygotować się wcześniej, parę tygodni to za mało.

Warto podkreślić, że rola projektu lub koncepcji nie kończy się na etapie ubiegania się o dotację. Po roku lub dłużej, podczas realizacji inwestycji, mogą wystąpić zmiany:

• zakupione urządzenia mogą odbiegać od założonych parametrów,
• konieczne są korekty montażowe,
• rzeczywiste parametry pracy instalacji mogą różnić się od obliczonych.

W końcowym etapie ZUS lub CIOP przeprowadzają kontrolę zgodności dokumentacji z rzeczywistością – sprawdzając specyfikacje, funkcjonowanie systemu i parametry wentylacyjne. Nieprawidłowości mogą skutkować obniżeniem dofinansowania lub jego zwrotem. Prawie 1/3 wnioskodawców była zmuszona do zwrotu części lub całości dotacji na skutek błędów przy ich rozliczaniu. Aby tego uniknąć, należy prowadzić profesjonalny nadzór nad całością procesu: od opracowania dokumentacji, przez realizację, aż po przygotowanie instalacji do odbioru. Wsparcie doświadczonego zespołu – np. z OpenZUS – może okazać się kluczowe. W konkursie ZUS nie ma miejsca na improwizację.

3. Oferta handlowa na projektowane przedsięwzięcie.
Oferty handlowe dotyczące każdego działania zaplanowanego w projekcie muszą być spersonalizowane – tj. wystawione imiennie na wnioskodawcę – oraz spełniać szereg wymagań formalnych i technicznych. Powinny zawierać m.in.:

• szczegółowy opis techniczny oferowanych urządzeń i rozwiązań,
• cenę jednostkową i całkowitą,
• dane identyfikacyjne dostawcy i odbiorcy,
• warunki gwarancji, serwisu, terminów realizacji,
• kosztorys materiałowo-montażowy, sporządzony na obowiązującym formularzu,
• oraz realną propozycję cenowo-terminową, uwzględniającą, że transakcja może zostać zrealizowana dopiero po około roku od wystawienia oferty.

Dla wielu dostawców – nawet tych renomowanych – przygotowanie oferty zgodnej z wymogami konkursu ZUS bywa trudne. Praktyka pokazuje, że konieczne jest dostosowanie standardów ofertowych do specyficznych wymagań formalnych, technicznych i dokumentacyjnych konkursu. Dostawcy czynią to niechętnie. Często upierają się przy swoich wzorach ofertowych, nie chcą ujawniać wymaganych parametrów, są bezradni w sprawach serwisowania i nie chcą gwarantować ceny na oczekiwany okres 12 miesięcy. OpenZUS, na przestrzeni ostatnich lat, wytypował grupę dostawców, świadomych wymagań konkursowych i postrzegających uczestników konkursu jako atrakcyjny segment rynku. W indywidualnych przypadkach dostawcy ci często wspierają się pomocą doradców, np. z zespołu OpenZUS, co pozwala uniknąć błędów i zapewnić pełną zgodność dokumentacji.

Rekomendowani przez OpenZUS dostawcy, zapewniają:

• przygotowują kompletne i poprawne oferty handlowe oraz kosztorysy,
• potrafią je prawidłowo zintegrować z dokumentacją projektową,
• aktywnie wspierają proces aplikowania o dofinansowanie z ZUS.

4. Wykaz źródeł emisji zanieczyszczeń powietrza
Jednym z kluczowych dokumentów wymaganych w ramach konkursu jest szczegółowe zestawienie wszystkich urządzeń, maszyn oraz materiałów, które przyczyniają się do emisji zanieczyszczeń powietrza w środowisku pracy. Dokument ten powinien także zawierać dane dotyczące ilości przetwarzanych surowców oraz czasu pracy, w którym emisja ma miejsce. Podobnie jak wyniki pomiarów stężeń czynników chemicznych i pyłowych, wykaz źródeł emisji stanowi podstawę do opracowania założeń projektowych i określenia działań objętych wnioskiem. Z tego względu dokument musi być w pełni spójny z koncepcją techniczno-wykonawczą lub projektem zgłoszonym do konkursu. Warto pamiętać, że ZUS ma prawo przeprowadzić kontrolę wnioskodawcy na każdym etapie konkursu – od złożenia dokumentacji aż po jego rozliczenie. Dlatego wykaz powinien być przygotowany rzetelnie i zgodnie ze stanem faktycznym

Sporządzenie takiego dokumentu może być dla wielu firm zadaniem trudnym i czasochłonnym, dlatego warto rozważyć powierzenie tego obowiązku zewnętrznym ekspertom, np. specjalistom z OpenZUS, którzy zadbają o jego poprawność i zgodność z wymaganiami konkursowymi.

5. Dokumentacja fotograficzna – obowiązkowy element wniosku.
W przypadku, gdy w budynkach objętych projektem znajdują się instalacje wentylacji przemysłowej lub systemy HVAC (ogrzewanie, wentylacja, klimatyzacja), do wniosku należy obowiązkowo dołączyć kompletną dokumentację zdjęciową  z naciskiem na słowo kompletną. Powinna ona obejmować:

• zdjęcia wszystkich kluczowych elementów instalacji,
• opis techniczny,
• schematy oraz specyfikację urządzeń,
• i pełen obraz aktualnego stanu całego systemu.

Jeżeli takie instalacje nie występują, należy złożyć jednoznaczne oświadczenie o ich braku. Dokumentacja fotograficzna pełni bardzo istotną rolę – często większą niż opisy, tabele czy obliczenia, które mogą być różnie interpretowane. Zdjęcia pokazują realny stan techniczny i warunki pracy, dlatego stanowią mocny, obiektywny dowód na potrzeby modernizacji. Wbrew pozorom, prawidłowe wykonanie zdjęć nie jest jedynie kwestią techniki – powinno zostać poprzedzone oględzinami terenu oraz przygotowaniem prostego scenariusza zdjęciowego, który pozwoli uchwycić dokładnie te elementy, których wymaga regulamin konkursu – unikając jednocześnie ujęć mogących obniżyć wartość merytoryczną dokumentacji. Regulamin ZUS szczegółowo określa wymagania dotyczące jakości, formatu i nazewnictwa plików zdjęciowych, dlatego warto powierzyć przygotowanie dokumentacji profesjonalistom, np. zespołowi OpenZUS, który zadba o jej pełną zgodność z wytycznymi i maksymalną wartość dowodową.

6. Ocena Ryzyka Zawodowego (ORZ) – dokument obowiązkowy i kluczowy dla sukcesu w konkursie.
Ocena Ryzyka Zawodowego to dokument wymagany bezwzględnie dla każdego wniosku, niezależnie od rodzaju zgłaszanych do dofinansowania działań. Jednocześnie należy podkreślić, że jest to podstawowy obowiązek każdego pracodawcy, wynikający wprost z przepisów prawa. Zgodnie z Kodeksem pracy:

„Pracodawca jest zobowiązany do oceny i dokumentowania ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą oraz stosowania odpowiednich środków profilaktycznych. Pracodawca informuje pracowników o istniejących zagrożeniach oraz zasadach ochrony przed nimi.” Podobne zapisy znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej: „Ocena ryzyka zawodowego musi być udokumentowana i aktualizowana – w szczególności w przypadku zmiany warunków pracy.”  Dokument ORZ powinien zawierać identyfikację zagrożeń na poszczególnych stanowiskach pracy oraz opis działań ograniczających ryzyko. Co prawda może być sporządzony w dowolnej formie, przez osobę wyznaczoną przez pracodawcę, ale niestety w praktyce często spotyka się tzw. „gotowce” pobierane z Internetu, uzupełniane jedynie danymi firmy. Tego typu dokumenty mają zazwyczaj znikomą wartość merytoryczną i służą jedynie jako formalna „podkładka” dla kontroli. W kontekście konkursu ZUS takie uproszczone ORZ zostaną szybko rozpoznane i ocenione negatywnie, co znacząco obniży szanse na uzyskanie dofinansowania. Zalecenia konkursowe jasno wskazują, że dokument ORZ powinien być opracowany zgodnie z normą PN-N-18002. O jego wartości konkursowej będą decydować:

• oryginalność i rzetelność treści,
• czytelna forma prezentacji,
• oraz obecność dedykowanego podsumowania poziomu ryzyka – odnoszącego się do konkretnych zagrożeń, które mają zostać zredukowane w ramach działań inwestycyjnych.

To właśnie ten ostatni element – najczęściej pomijany w standardowych ocenach – jest kluczowy dla uzasadnienia potrzeby realizacji projektu. Dodatkowo dokument ORZ musi być spójny z pozostałymi załącznikami i formularzami – tylko wtedy jego wartość dowodowa będzie rzeczywista i przekonująca. Dlatego warto zadbać o aktualizację istniejącej oceny lub przygotowanie jej od podstaw – profesjonalnie, rzetelnie i zgodnie z wytycznymi konkursu, najlepiej we współpracy z ekspertami OpenZUS.

Polski oddział niemieckiej firmy NORFI z siedzibą w Sosnowcu specjalizuje się w eliminowaniu spalin silnikowych, w czym prezentuje szereg rozwiązań opartych na nowoczesności i 40 letnim doświadczeniu zbieranym gdy jeszcze niemiecki automotiv był liderem innowacji. Technologia usuwania spalin jest prosta, uniwersalna i powtarzalna dla większości rodzajów szkodliwych substancji. U źródła zanieczyszczenia przykłada się ssawkę wyciągową zintegrowaną z systemem wyciągowym, za sprawą działania wentylatora, ssawka zasysa zanieczyszczenia. Źródłem generującym zanieczyszczenie może być rura wydechowa pojazdu wyrzucającego spaliny. Ssawki wyciągowe, ze względu na konstrukcję, wykonanie, zastosowane materiały, nadają się do skutecznej walki z takimi zanieczyszczeniami jak: pyły, dymy, mgły, pary oraz spaliny i gazy.

Z kim chcemy robić biznes? Nie szukamy klientów – szukamy partnerów, z którymi wspólnie zrealizujemy konkretny cel: zdobycie dofinansowania z ZUS. Udział w konkursie traktujemy jak stworzenie spółki celowej pod konkretny projekt. Ty dajesz podmiot i wykonujesz swoją część – dostarczasz materiały, robisz niezbędne zdjęcia, opisy instalacji itp. – my dostarczamy Ci precyzyjne instrukcje i opracowujemy dokumentację na najwyższym poziomie. My wnosimy godziny pracy oraz przede wszystkim know-how i doświadczenie, koordynujemy całość przedsięwzięcia, opracowujemy z Tobą optymalną koncepcję merytoryczną dającą największe prawdopodobieństwo sukcesu przy racjonalnej kwocie dotacji. Inwestujemy w najlepszych specjalistów, poświęcamy czas i zasoby, by każdy wniosek był dopracowany pod każdym względem. To kosztuje – ale wierzymy, że gra jest warta świeczki. Nasze wynagrodzenie zależy w przeważającej mierze od efektu, więc sukces klienta to także nasz sukces.

Do „spółki” dołączamy dostawcę wybranego przez Ciebie z grona naszych rekomendowanych dostawców, czyli sprawdzonych i wiarygodnych. Dostawca opracowuje koncepcję i ofertę, dokładnie tak jak trzeba – bez zbędnych ceregieli i tracenia czasu na niekończące się poprawy projektu, oferty i dyskusje, dlaczego się nie da. Razem, rzeczywiście zespołowo działamy, by osiągnąć efekt: pozytywnie oceniony wniosek i przyznane środki. Czy taka koncepcja ma sens? Oczywiście, że tak. Potwierdza to excel, czyli nasze wyniki. Fundamentem naszej skuteczności jest staranny dobór partnerów do biznesu. Nasze doświadczenie pokazuje, że sukces zależy od profesjonalizmu i zaangażowania wszystkich stron. Dlatego jeszcze raz: najważniejsze jest z kim startujemy do konkursu. Tylko tak możemy skutecznie rywalizować o środki ZUS, w mocnym zespole. Tak możemy pokonać liczną konkurencję, bo to jest walka o duże pieniądze, a nie spacer po Krupówkach w długi weekend majowy. Zwłaszcza, że tajemnicą poliszynela jest, kto i na jakich zasadach w CIOP dokonuje oceny merytorycznej, co od razu zmniejsza wolumen, o który biją ci spoza kręgu znajomych królika.

Dziękujemy za przeczytanie całego artykułu. Jeżeli dobrnąłeś do końca i jednocześnie przynajmniej raz uśmiechnąłeś się, czytając ten artykuł – to zapraszamy do współpracy. Zapewne będziesz dobrym partnerem do spółki. Materia, w której pracujemy, czyli biurokracja ZUS, w dużej części pełen fikcji świat BHP, rzeźbienie w g… wniosku i załączników, bezustanna presja na wynik – wymaga dystansu, żeby nie zwariować. Dlatego, trzymając dystans, lubimy się pośmiać, wiedząc z drugiej strony, że współpraca przy projekcie ma swój ciężar gatunkowy. Bo chodzi o pieniądze – nawet 300 000 zł – jak również bezpieczeństwo ludzi. Zapraszamy! 😊