Po podpisaniu umowy nie wolno traktować zatwierdzonego wniosku jak luźnego kosztorysu. Projekt realizuje się zgodnie z wnioskiem i Wyciągiem z Oceny Wniosku. Planowaną zmianę miejsca realizacji albo czynności trzeba niezwłocznie zgłosić ZUS, uzasadnić i poprzeć dokumentami. Jeżeli ZUS nie wyrazi zgody, obowiązują dotychczasowe warunki.
Krótka odpowiedź
Najpierw ustal, czego dotyczy zmiana. Zamiennik modelu, inny dostawca, zmiana miejsca, zakresu działania lub parametrów może wpływać na cel BHP, Katalog działań, ocenę merytoryczną, budżet i warunki odbioru. Nie zamawiaj ani nie montuj zmienionego rozwiązania tylko na podstawie ustnej informacji dostawcy. Wyślij opis zmiany, porównanie i dowody na adres wskazany w podpisanej umowie, a realizację rozpocznij dopiero po otrzymaniu stanowiska ZUS.
Podstawa dla edycji 2026.01
- § 5 ust. 10–13 wzoru umowy 2026.01: zmiana miejsca realizacji lub czynności wymaga zgody ZUS; zgłoszenie zawiera uzasadnienie i dokumenty, w szczególności ofertę.
- § 3 ust. 2–7 wzoru umowy: wniosek o przedłużenie terminu składa się nie później niż 14 dni przed jego upływem, a przedłużenie wymaga aneksu.
- § 15 wzoru umowy: zmiany i uzupełnienia umowy co do zasady wymagają elektronicznego aneksu, z wyjątkami wskazanymi w samej umowie.
Własna podpisana umowa, Wyciąg z Oceny Wniosku i aktualne pisma ZUS są nadrzędne dla konkretnego projektu. Jeżeli dokumenty różnią się od tego poradnika, nie wolno uzupełniać luki domysłem.
Procedura krok po kroku
- Zapisz stan zatwierdzony: pozycję wniosku, ofertę, parametry, koszt brutto, miejsce, termin i warunek odbioru.
- Opisz przyczynę zmiany dokumentem, a nie ogólnym stwierdzeniem: wycofanie modelu, brak dostawy, zmiana ceny albo potwierdzona wada rozwiązania.
- Porównaj wariant zatwierdzony i proponowany: funkcja BHP, parametry, zgodność z Katalogiem, koszt, harmonogram, montaż, dokumenty i sposób odbioru.
- Dołącz nową, zindywidualizowaną ofertę spełniającą wymagania regulaminu oraz inne dowody wskazane w umowie.
- Wyślij wniosek o zgodę kanałem i na adres z podpisanej umowy. Zachowaj wiadomość, załączniki i odpowiedź.
- Po akceptacji zaktualizuj rejestr zmian, kosztorys, harmonogram, dokumentację techniczną i późniejsze sprawozdanie.
Mapa decyzji i dokumentów
| Sytuacja | Co przygotować lub sprawdzić | Granica |
|---|---|---|
| Zmiana modelu lub dostawcy | Porównanie funkcji, parametrów, ceny, zgodności i odbioru | Nie zakładaj, że „lepszy” lub tańszy zamiennik jest automatycznie dopuszczony |
| Zmiana miejsca albo czynności | Uzasadnienie, wpływ na stanowiska, wskaźniki i Katalog | Wymaga zgody ZUS zgodnie z § 5 wzoru umowy |
| Przedłużenie terminu | Wniosek co najmniej 14 dni przed końcem i dowody okoliczności | Po zgodzie wymaga aneksu |
| Zmiana osoby kontaktowej | Informacja do ZUS | Wzór umowy wskazuje, że nie wymaga aneksu |
Najczęstsze błędy
- zamówienie zamiennika przed zgodą ZUS
- porównanie wyłącznie ceny bez funkcji BHP i parametrów
- ukrycie kosztów dostawy, rozruchu, serwisu lub szkolenia w cenie urządzenia
- brak aktualizacji warunków odbioru i dokumentów powykonawczych
- powoływanie się na rzekomy uniwersalny czas rozpatrzenia; wzór umowy nie podaje takiego terminu dla każdej zmiany
Checklista przed zgłoszeniem zmiany do ZUS
- sprawdzone właściwe dokumenty i edycja konkursu;
- każda teza liczbowa ma podstawę w umowie, regulaminie, ofercie albo raporcie;
- nazwy, kwoty, parametry, stanowiska i adresy są spójne we wszystkich plikach;
- koszty wyłączone są jawnie oddzielone od budżetu kwalifikowanego;
- zachowano dowód wysyłki i wersję dokładnie tego zestawu dokumentów;
- osoba odpowiedzialna sprawdziła kompletność przed upływem terminu.
Jeżeli chcesz omówić listę dokumentów potrzebnych do weryfikacji Twojego przypadku, skorzystaj z formularza kontaktowego. Przed przekazaniem danych usuń informacje, których nie trzeba ujawniać na etapie wstępnej rozmowy.
A może już jesteś zdecydowany na współpracę?
