Zakład Ubezpieczeń Społecznych, poprzez przyznawane pracodawcom dofinansowania, promuje działania o charakterze prewencyjnym, ukierunkowane na utrzymanie zdolności do pracy przez cały okres aktywności zawodowej pracowników. W trybie konkursowym ZUS wybierze projekty, które:
• poprawią bezpieczeństwo pracy,
• zmniejszą zagrożenie wypadkami przy pracy lub chorobami zawodowymi oraz
• zredukują niekorzystne oddziaływanie szkodliwych czynników w pracy.

Finansowane w ramach konkursu projekty powinny skutecznie ograniczać występowanie zagrożeń mogących prowadzić do wypadków przy pracy lub chorób zawodowych, a także przyczyniać się do podnoszenia poziomu kultury bezpieczeństwa, dobrostanu pracowników oraz ogólnych warunków pracy. W latach 2018–2024 ZUS przeznaczył na realizację tych celów ponad 624 mln zł, wspierając ponad 7400 przedsiębiorstw i instytucji. Zainteresowanie konkursem na dofinansowanie inwestycji w poprawę BHP systematycznie rośnie – w ostatnich edycjach udział brało ponad 5000 podmiotów rocznie, spośród których dofinansowanie uzyskiwało od 1000 do 1300 wnioskodawców. W 2025 roku na ten cel przeznaczono 140 mln zł, a w kolejnej edycji konkursu należy spodziewać się podobnej lub wyższej puli środków. Organizowany przez ZUS konkurs nie jest łatwy – obejmuje wiele etapów oceny i rozciąga się w czasie. Weryfikacja wniosków jest drobiazgowa, skrupulatna i dodatkowo skażona interpretacyjnym subiektywizmem urzędników ZUS. Wnioski pisane na szybko, pod presją czasu i bez należytej staranności mają, w wyniku zaostrzania się konkurencji i kryteriów oceny, coraz mniejsze szanse na sukces. W związku z tym przygotowania do najbliższej edycji, której rozpoczęcie planowane jest na pierwszy kwartał 2026 roku, powinny zostać podjęte już w trzecim kwartale 2025 roku. Szczególnie dotyczy to wniosków o dofinansowanie działań inwestycyjnych w wentylację, do stosowania w warunkach zagrożeń szkodliwymi czynnikami chemicznymi lub pyłowymi, do których należy dołączyć sprawozdania z bieżących i poprzednich pomiarów szkodliwych czynników chemicznych i pyłowych.

W środowisku pracy mogą występować zagrożenia spowodowane obecnością różnych pyłów i substancji chemicznych, które mogą negatywnie wpływać na zdrowie pracowników – zarówno w sposób ostry, krótkotrwały, jak i przewlekły, to jest długofalowy. Rodzaj zagrożeń zależy od branży, rodzaju procesów technologicznych oraz stosowanych materiałów.

Oddziaływanie pyłów i substancji chemicznych w środowisku pracy często rozwija się powoli, bez wyraźnych objawów. Ich toksyczny wpływ może przez długi czas pozostać niezauważony, a skutki ujawniają się dopiero po latach – w postaci przewlekłych chorób układu oddechowego, nowotworów lub trwałego pogorszenia zdrowia. Dlatego skuteczna wentylacja i usuwanie tych zanieczyszczeń z powietrza nie jest jedynie kwestią komfortu pracy – to inwestycja w zdrowie, a nierzadko także w życie pracowników. Mimo tego zagrożenia związane z chemikaliami w powietrzu i pyłami wciąż bywają bagatelizowane. Częstym powodem zaniechania działań jest ograniczony budżet. Jednak dostępne dofinansowania w ramach konkursu ZUS na poprawę BHP mogą realnie zmienić tę sytuację i umożliwić wdrożenie skutecznych rozwiązań technicznych, takich jak systemy wentylacji, odciągi miejscowe czy filtry powietrza. Warto zadać sobie kilka podstawowych pytań:

• Ile dni nieobecności w Twojej firmie wynika z problemów zdrowotnych, których przyczyną mogą być pyły lub substancje chemiczne?
• Jak często dezorganizuje to pracę zespołów, opóźnia realizację zadań i zwiększa koszty operacyjne?
• Jakie realne straty generuje to dla Twojego przedsiębiorstwa – i jak długo jeszcze jesteś gotów je ponosić?

Dane są alarmujące: w ciągu ostatnich trzech lat ZUS i pracodawcy wypłacają co roku świadczenia chorobowe za ponad 134 miliony dni niezdolności do pracy, co odpowiada 367 latom nieobecności pracownika, generując koszty przekraczające 25 miliardów złotych rocznie. Dodatkowo każdego roku wypłacanych jest ponad 40 tysięcy jednorazowych odszkodowań, ok. 110 dziennie – o łącznej wartości ponad 400 milionów złotych. To nie są wyłącznie anonimowe liczby – to również Twoje pieniądze. Wysokie prawdopodobieństwo, że część tych kosztów związana jest bezpośrednio z chorobami i wypadkami wynikającymi z narażenia na pyły i substancje chemiczne, sprawia, że inwestycje w eliminację tych zagrożeń są nie tylko uzasadnione, ale wręcz konieczne. Z tego względu projekty dotyczące poprawy warunków powietrza w miejscu pracy, m.in. poprzez systemy wentylacyjne, uzyskują wysokie oceny punktowe i są często dofinansowywane w maksymalnych dostępnych kwotach. Szansa na ich realizację jest realna – pod warunkiem prawidłowego przygotowania wniosku i całego procesu aplikacyjnego.

W osiągnięciu tego celu nie tylko warto, co należy skorzystać ze wsparcia specjalistów z OpenZUS.pl, którzy posiadają doświadczenie w skutecznym przeprowadzaniu firm przez wszystkie etapy konkursu – od analizy ryzyka, przez przygotowanie dokumentacji, aż po rozliczenie projektu. Samodzielna walka o zdobycie dotacji z ZUS skończy się najprawdopodobniej porażką. O tym, dlaczego jest tak trudno zostać beneficjentem konkursu, przeczytasz w dalszej części artykułu.

Formalnie o wsparcie finansowe w ramach konkursu organizowanego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych mogą ubiegać się płatnicy składek do ZUS, którzy na dzień złożenia wniosku łącznie spełniają następujące warunki:

• prowadzą działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, dysponując NIP-em.
• nie zalegają z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenia zdrowotne.
• nie zalegają z opłacaniem podatków.
• nie znajdują się w stanie upadłości, pod zarządem komisarycznym, w toku likwidacji, postępowania upadłościowego lub postępowania układowego z wierzycielem.
• nie ubiegają się o kolejne dofinansowanie przed upływem 3 lat od dnia wypłaty przez ZUS całości ostatniego dofinansowania.
• nie ubiegają się o kolejne dofinansowanie przed upływem 3 lat od dnia zwrotu dofinansowania, do którego zostali zobowiązani.

Czyli wykluczeni są rolnicy płacący składki do KRUS, ale już nie ich pracownicy, za których odprowadzają składki do ZUS. W konkursie nie mogą startować jednostki zawodowej straży pożarnej bądź inne instytucje mundurowe podlegające resortowym, czyli MSWiA oraz MON, systemom ubezpieczeniowo-emerytalnym.

Odnośnie drugiego, bardzo ważnego warunku: ZUS szczegółowo, wielokrotnie podczas etapu oceny wniosku weryfikuje zgodność wpłat składek zarówno pod względem wysokości, jak i terminowości – jakiekolwiek nieprawidłowości mogą skutkować odrzuceniem wniosku. Przez zaległości nawet na 1 gr na jeden dzień z konkursu odpada bardzo wielu wnioskodawców, dlatego tego warunku należy bezwzględnie pilnować, żeby nie stracić dotacji przez trywialny błąd. Z udziału w konkursie nie wyklucza natomiast układ ratalny z ZUS, o ile jest przestrzegany. Wnioskodawcy, którzy wcześniej uzyskali dofinansowanie z konkursu w ramach Programu dofinansowania płatników składek ZUS, mogą ponownie ubiegać się o środki dopiero po upływie trzech lat od dnia wypłaty lub zwrotu ostatniego dofinansowania. Nie mają natomiast znaczenia inne formy wsparcia finansowego, takie jak dotacje unijne, programy rządowe czy pomoc oferowana przez urzędy pracy – nie wykluczają one udziału w konkursie na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy.

Konkurs na utrzymanie zdolności przez cały okres aktywności zawodowej pracowników skierowany jest do szerokiego grona odbiorców – niezależnie od liczby zatrudnionych, rodzaju prowadzonej działalności czy formy prawnej przedsiębiorstwa. Nie ma znaczenia, czy jest to JDG, spółka kapitałowa, osobowa bądź podmiot z sektora NGO, czy też jednostka finansów publicznych. Kluczowe znaczenie ma wyłącznie spełnienie warunków określonych w regulaminie konkursu.

Dodatkową szansę mają osoby i podmioty prowadzące kilka form działalności – np. właściciele jednoosobowych firm, którzy są również wspólnikami w spółkach. Każdy odrębny numer NIP umożliwia złożenie osobnego wniosku, także w przypadku oddziałów firm, o ile spełnione są pozostałe warunki formalne. Tym bardziej nie ma problemu z podmiotami powiązanymi czy spółkami z grupy kapitałowej. Każda fabryka, o ile działa jako odrębny podmiot z osobnym NIP-em, może ubiegać się o środki z ZUS na poprawę wentylacji.

Najprawdopodobniej nie minie jeszcze szum po bąbelkach z szampańskiej sylwestrowej zabawy, a ZUS już na początku stycznia 2026 r. ogłosi dokładny termin rozpoczęcia i zakończenia naboru oraz dokumentację konkursu na prewencję wypadkową. Czas na składanie wniosków do ZUS na dofinansowanie inwestycji w poprawę warunków pracy jest co roku coraz krótszy. W 2024 nabór trwał do 27 marca, w 2025 już tylko do 10 marca. Co roku lista rankingowa ogłaszana jest z początkiem września. Beneficjenci konkursu ZUS muszą przejść najpierw niezwykle restrykcyjny etap oceny formalnej, dokonywanej przez wybrane oddziały ZUS mniej więcej do lipca, a następnie enigmatycznej i wysoce nietransparentnej oceny merytorycznej, dokonywanej przez ekspertów CIOP, czyli Centralnego Instytutu Ochrony Pracy z siedzibą w Warszawie. Do grudnia 2026 r. z beneficjentami konkursu ZUS podpisze umowy na wdrożenie projektów od dnia 2 stycznia 2027, z minimalnym okresem realizacji zaplanowanych inwestycji 3 miesiące, a maksymalnym 6 miesięcy. Po zakończeniu prac projektowych następuje proces rozliczenia i kontroli realizacji projektu, czyli wykonania zobowiązań z umowy z ZUS. Wypłata ostatniej transzy następuje po zatwierdzeniu wyników kontroli i może nastąpić nawet w styczniu 2028 r. Okres trwałości projektu zrealizowanego w 2027 r. zakończy się w czwartym kwartale 2030 r. bądź pierwszym kwartale 2031 r., w zależności od tego, kiedy nastąpi wypłata ostatniej transzy.

Podejmując decyzje o realizacji projektu wentylacji pyłów i substancji chemicznych, należy uwzględnić harmonogram działań adekwatny do specyfiki tego typu projektu. Najważniejsze jest posiadanie odpowiednich, czyli z przedostatnich i ostatnich badań czynników szkodliwych, wykonanych w sekwencji zgodnej z rozporządzeniem Ministra Zdrowia w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy.

1. Badania to klucz do sukcesu. Projekty wentylacji czynników szkodliwych z działania nr 16 z katalogu działań inwestycyjnych i doradczych wymagają przedłożenia pomiarów środowiska pracy w sekwencji: poprzednie – aktualne, wykonane w odstępie czasowym np. 6 miesięcy. Wymagany jest również projekt i oferta na planowane urządzenia oraz inne, skomplikowane dokumenty omówione szczegółowo w dalszej części artykułu (link do rozdziału). Zatem przygotowania należy rozpocząć najlepiej w trzecim kwartale roku poprzedzającego rok konkursowy, a ostatni dzwonek to czwarty kwartał 2025 r.
2. Ogłoszenie konkursu. Formalnie ZUS publikuje wówczas aktualne regulaminy, wytyczne i wzory dokumentów. Wcześniej przygotowane wnioski i dokumenty należy sprawdzić na zgodność z aktualnymi wymaganiami.
3. Złożenie wniosku. Na odpowiednim, tzw. aktywnym formularzu PDF i załącznikach, wyłącznie w wersji elektronicznej, po rozpoczęciu naboru za pośrednictwem platformy ZUS prewencja.zus.pl.
4. Ocena formalna i wnoszenie poprawek formalnych. ZUS, po sprawdzeniu złożonych dokumentów, wzywa wielu wnioskodawców do uzupełnienia braków lub skorygowania błędów formalnych. W wyniku wezwania do usunięcia braków formalnych może zaistnieć konieczność skorygowania:
   a. wyłącznie wniosku;
   b. wniosku i załączników;
   c. wyłącznie załączników.
   Proces ten zazwyczaj zaczyna się już kilka dni po zamknięciu naboru i trwa do lipca. Niezależnie od ilości i wagi tych uzupełnień, ZUS udziela jednorazowego 14-dniowego terminu na cały „pakiet”. Pomimo tej „ratunkowej” możliwości statystycznie 54% wniosków odpad a już na tym etapie, wg danych z lat 2021–2024.

5. Ocena merytoryczna. Wnioski zakwalifikowane formalnie przekazywane są ekspertom – jurorom z Centralnego Instytutu Ochrony Pracy. Oceniana jest zasadność projektu oraz jakość dokumentów dowodowych, w dużej mierze – subiektywnie. Etap ten zwykle odbywa się w trzecim kwartale. Na tym etapie odpada kolejnych 17% wniosków z ogólnej puli złożonych, co oznacza, że 36% projektów, które przeszły ocenę formalną, nie uzyskuje akceptacji merytorycznej. Tylko co czwarty wniosek kończy się przyznaniem dofinansowania (wg danych jw.).
6. Podpisanie umowy z ZUS.W czwartym kwartale podpisywane są umowy ze zwycięzcami konkursu. Chociaż jest to z pozoru formalność, 12% tychże zwycięzców nie otrzymuje dofinansowania. Dlaczego? Bo okazuje się, że spora część w tym okresie dopuszcza się zaległości do ZUS na jakąś drobną kwotę. Traci natychmiast dofinansowanie i zostaje usunięta z listy beneficjentów. Część wnioskodawców rezygnuje z realizacji projektu z uwagi na zmiany sytuacji w firmie czy też po przeczytaniu projektu umowy z ZUS. Kolejna grupa jest z kolei wykluczana z uwagi na złożenie nieprawdziwych oświadczeń.
7. Realizacja projektu. Zaczyna się zgodnie z umową zazwyczaj od 2 stycznia. Dopiero od tego momentu można zacząć ponosić wydatki.
8. Pierwsza transza dofinansowania, w wysokości 60% przyznanej kwoty, jest przekazywana beneficjentowi w 14 dni od podpisania umowy, na samym początku realizacji. Beneficjent na zakupy i montaże urządzeń ma trzy lub sześć miesięcy, zgodnie z terminami zadeklarowanymi we wniosku.
9. Sprawozdanie końcowe z realizacji projektu należy złożyć po zakończeniu, zgodnie z terminem z umowy, działań inwestycyjnych. Zakończenie inwestycji następuje zazwyczaj w drugim kwartale. I uwaga – przygotowanie sprawozdania zgodnie z obszerną dokumentacją konkursową nie jest proste. To równie wymagający dokument jak wniosek. Więc jeżeli chcesz bez problemu i szybko otrzymać zatwierdzenie sprawozdania, następnie przejść kontrolę zatwierdzoną protokołem „bez uwag” oraz otrzymać drugą transzę dotacji z ZUS, to zdecydowanie rozważ powierzenie nam obsługi procesu rozliczenia w ramach pakietu complex.

10. Kontrola realizacji projektu następuje po zatwierdzeniu sprawozdania. Wówczas ZUS dokonuje odbioru technicznego i dokumentowego projektu. Kontrolę często przeprowadzają byli pracownicy różnych służb, np. UDT, PIP.
11. Ankieta oceny odbierającego projektu. To niesamowite, ale ZUS zbiera takie dane, a wypełnienie ankiety jest obowiązkowe. Bez jej wysłania nie otrzymasz przelewu reszty dotacji.
12. Druga transza dofinansowania. .Po pozytywnej ocenie i upływie kolejnych 30 dni, beneficjent otrzymuje drugą transzę – brakujące 40% dofinansowania.
13. Okres trwałości projektu. Projekt powinien być użytkowany przez kolejne trzy lata po jego realizacji i odbiorze, a konkretnie od dnia wypłaty drugiej transzy dofinansowania. Ostatnio coraz częściej, pod koniec upływu tego okresu, ZUS wpada na zapowiadane kontrole, sprawdzać, czy beneficjent wywiązał się z umowy. Po upływie tego okresu beneficjent jest ostatecznie rozliczony.

Uczestnicy konkursu zobowiązani są nie tylko do prawidłowego wdrożenia projektu, lecz także do utrzymania jego efektów przez okres tzw. trwałości, który wynosi trzy lata od zakończenia realizacji inwestycji. Przykładowo: wnioskodawca, który złoży wniosek w I kwartale 2026 roku i zrealizuje projekt w 2027 roku, będzie zobowiązany do utrzymania jego rezultatów co najmniej do 2030 roku. W tym okresie należy utrzymać:

a. status płatnika składek i niezalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
b. wartość czynników charakteryzujących warunki pracy, w tym pomiarów objętych realizowanym projektem, na co najmniej takim samym poziomie, jak w dniu odbioru zrealizowanego projektu konkursowego.
c. liczbę osób zatrudnionych na stanowiskach objętych projektem na poziomie podobnym do stanu na dzień odbioru Projektu oraz posiadanie przez nie odpowiednich kwalifikacji wymaganych przepisami prawa do użytkowania środków trwałych i wyposażenia zakupionych w ramach projektu – o ile takie kwalifikacje są wymagane.
d. własność środków trwałych i wyposażenia zakupionych w ramach projektu.
e. środki trwałe i wyposażenie zakupione w ramach projektu w stanie zapewniającym wykorzystanie ich w celu, w jakim zostały zakupione oraz ich użytkowanie, chyba że uległy awarii lub zniszczeniu.
f. działania informacyjne – tablice informujące o realizacji projektu w ramach konkursu ZUS.

Warto zwrócić uwagę, że niektóre z powyższych wymagań nie są jednoznacznie określone w dokumentacji konkursowej. Przykładowo: niejasne pozostają kryteria dopuszczalnych wahań zatrudnienia. Czy zmiany mogą być oceniane ilościowo? Procentowo? Jakie jest dopuszczalne odchylenie w dół? A może również w górę? Podobnie – kwestia zaległości w ZUS może być interpretowana różnie: jako chwilowy brak płatności lub stan wymagający zakończenia formalnych procedur upominawczych. W przypadku awarii lub zniszczenia zakupionych urządzeń wymagane jest przedstawienie dokumentacji potwierdzającej ich likwidację lub przekazanie do utylizacji, jednak brak jest precyzyjnych wytycznych dotyczących przesłanek technicznych, gwarancyjnych czy eksploatacyjnych, które mogłyby zwolnić beneficjenta z obowiązku ich naprawy.

W okresie trwałości projektu wnioskodawca podlega obowiązkom informacyjnym oraz potencjalnym wizytom monitorującym ze strony ZUS. Stwierdzenie nieprawidłowości może skutkować redukcją przyznanego dofinansowania lub obowiązkiem jego częściowego bądź całkowitego zwrotu. Według aktualnych danych, aż do 30% projektów rozliczanych po zakończeniu realizacji napotyka problemy formalne. Dlatego jeszcze raz zachęcamy do skorzystania z naszej oferty zawierającej Pakiet Complex.

Projekt może dotyczyć wyłącznie już istniejącego stanowiska pracy, na którym jest już zatrudniony pracownik – według stanu na dzień złożenia wniosku. Dofinansowanie może wynosić do 80% kosztów kwalifikowanych inwestycji, przy czym minimalna kwota wsparcia wynosi 10 000 zł, a maksymalna – 300 000 zł. Oznacza to, że wnioskodawca musi zabezpieczyć co najmniej 20% wartości projektu jako wkład własny. Dodatkowo, środki finansowe muszą zostać zaangażowane jeszcze przed otrzymaniem drugiej transzy dofinansowania, tj. 40% przyznanego dofinansowania. Korzyści finansowe mogą być znaczne – szczególnie po uwzględnieniu rozliczenia podatku VAT.
Przykład: projekt montażu systemu odciągu pyłów drzewnych o wartości 375 000 zł brutto = ok. 305 000 zł netto + ok. 70 000 zł VAT został dofinansowany maksymalną kwotą 300 000 zł. Po odzyskaniu VAT, realny koszt własny wnioskodawcy wyniósł jedynie ok. 5 000 zł, co przekłada się na gigantyczną stopę zwrotu przekraczającą 7500%. Aby osiągnąć taki wynik, konieczne jest jednak przygotowanie projektu o wysokiej jakości merytorycznej i wygranie konkursu – a to już nasza domena i wspólny cel: zdobyć dofinansowanie z ZUS.

Należy pamiętać, że działania inwestycyjne w zakresie wentylacji podzielone są na:

• Działanie 16: zwalczanie zagrożeń szkodliwymi czynnikami chemicznymi lub pyłowymi, gdzie kwota maksymalnego dofinansowania wynosi do 300 tys. zł, ale muszą być spełnione określone poziomy tych zagrożeń;
• Działanie 17: poprawa wymiany powietrza, w którym nie występują zagrożenia chemiczne i pyłowe, gdzie kwota dofinansowania wynosi do 200 tys. zł, a celem inwestycji jest osiągnięcie stanu zgodnego z normami wentylacji ogólnej.

Działanie nr 16 – dopuszczalny jest zakup i instalacja urządzeń i elementów mechanicznej wentylacji wywiewnej oraz nawiewnej, np. obudowy, okapy, ssawki, dygestoria, komory laminarne, filtry, filtropochłaniacze, urządzenia do odpylania na sucho i na mokro, cyklony, elektrofiltry, wentylatory, czerpnie, wyrzutnie, klapy zwrotne i pożarowe, przepustnice, przewody i kształtki wentylacyjne, stoły do obróbki skrawaniem i spawania zintegrowane z urządzeniami i elementami miejscowej wentylacji i filtracji powietrza, urządzenia i elementy miejscowej wywiewnej wentylacji i filtracji powietrza ścian, kabin i komór lakierniczych, urządzenia wentylacji indywidualnej. Z dofinansowania wyłączone są m.in. przemysłowe urządzenia do sprzątania i czyszczenia w otoczeniu stanowisk pracy, takie jak odkurzacze przemysłowe. Nie można również uzyskać wsparcia na systemy i instalacje wentylacyjne, które są częścią inwestycji budowlanych przed formalnym oddaniem budynku do użytkowania.

Działanie nr 17 – zakup i instalacja urządzeń i elementów mechanicznej wentylacji ogólnej nawiewno-wywiewnej, bez usuwania pyłowych lub chemicznych czynników szkodliwych, można dofinansować w 80% wartości projektu brutto, do kwoty dofinansowania 200 000 zł. Nie podlegają temu dofinansowaniu urządzenia i elementy wentylacji w pomieszczeniach biurowych, obsługi klientów i socjalno-bytowych, elementy wentylacji naturalnej i grawitacyjnej oraz urządzenia i instalacje wentylacji, które stanowią część budowy przed oddaniem budynku do użytkowania. Konieczne jest zaprezentowanie sprawozdania z pomiarów strumieni objętości powietrza, krotności wymiany powietrza oraz skuteczności wentylacji w pomieszczeniach pracy.

Działanie nr 15 – mikroklimat zimny bądź gorący. Działania w zakresie jakości powietrza w konkursie ZUS mogą dotyczyć również zakupu i instalacji urządzeń i elementów klimatyzacji ogólnej do stosowania w warunkach mikroklimatu gorącego lub zimnego. Koszty centrali klimatyzacyjnych, centrali wentylacyjno-klimatyzacyjnych, wentylatorów, filtrów, nawiewników powietrza, regulatorów, przewodów można dofinansować w 80% wartości projektu brutto, do kwoty dofinansowania 200 000 zł, pod warunkiem występowania przekroczenia wartości dopuszczalnych wskaźników mikroklimatu gorącego/zimnego na stanowiskach pracy, spowodowanego emisją ciepła/zimna z maszyn i procesów technologicznych. Nie podlegają temu dofinansowaniu urządzenia i instalacje ogrzewania, ciepła technologicznego, nawilżania powietrza, suszenia powietrza, oczyszczacze powietrza, urządzenia klimatyzacyjne typu ściennego, przysufitowo-przypodłogowego, przenośnego, split, wentylokonwektory itp., wszystkie urządzenia i elementy klimatyzacji ogólnej w pomieszczeniach pracy z zakresem mikroklimatu umiarkowanego oraz urządzenia i instalacje wentylacji i klimatyzacji, które stanowią część budowy przed oddaniem budynku do użytkowania.

Sprzęt i elementy wentylacji mechanicznej zgłoszone do konkursu muszą być zgodne z projektem techniczno-wykonawczym przedstawionym przez wnioskodawcę. Projekt ten powinien zawierać część opisową, rysunkową oraz obliczeniową i być przygotowany zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa budowlanego oraz normami dotyczącymi wentylacji pomieszczeń pracy. Dokumentację tę powinien sporządzić projektant z odpowiednimi uprawnieniami w zakresie instalacji sanitarnych lub firma realizująca instalację. Regulamin dopuszcza również możliwość zastąpienia pełnego projektu koncepcją techniczną przygotowaną przez wykonawcę lub dostawcę instalacji. Koncepcja ta musi jednak zawierać merytoryczne i formalne elementy porównywalne z pełnym projektem, dlatego jej przygotowanie również wymaga dużej staranności i wiedzy technicznej. Zarówno projekt, jak i koncepcja muszą być zgodne z działaniami wynikającymi z Ocen Ryzyka Zawodowego, których celem jest ograniczenie narażenia pracowników na szkodliwe substancje chemiczne lub pyły.

Warto zaznaczyć, że tak szerokie możliwości uzyskania wsparcia w obszarze wentylacji wymagają wyjątkowo starannego i fachowego przygotowania wniosku. Wentylacja i klimatyzacja to dziedziny inżynierii, w których obowiązują konkretne prawa, mechanizmy i zależności, dobrze znane specjalistom. Dlatego wnioskodawca musi przedstawić swój projekt w formie technicznego uzasadnienia – niejako przeprowadzić dowód rzeczowy, który przekona oceniających o zasadności i skuteczności proponowanych rozwiązań. W związku z tym wybór odpowiedniego wykonawcy systemu wentylacyjnego ma kluczowe znaczenie – niskiej jakości dokumentacja może negatywnie wpłynąć na ocenę wniosku, a nawet spowodować jego odrzucenie.

Do każdego wniosku, niezależnie od jego przedmiotu, należy dołączyć następujące załączniki:

• Ocena Ryzyka Zawodowego (ORZ) – dokument przygotowany zgodnie z instrukcją zawartą w dokumentacji konkursowej. Dla każdego z typów stanowisk pracy objętych projektem należy przygotować osobny ORZ.

• Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu z podatkami o odpowiednim stopniu świeżości – dokument potwierdzający brak zaległości podatkowych. Wymóg ten może ulec zmianie w 2026 roku, ponieważ – jak wskazuje raport pokontrolny NIK – jego stosowanie przez ZUS budzi wątpliwości prawne.
• Dokumentacja fotograficzna – aktualne zdjęcia stanowisk pracy, maszyn lub pomieszczeń, które będą objęte planowaną inwestycją. Temat omówiony szczegółowo w kolejnym rozdziale.
• Umowa najmu nieruchomości (jeśli dotyczy) – w przypadku realizacji projektu w wynajmowanym lokalu należy załączyć umowę najmu zawartą na czas nieoznaczony lub co najmniej 5 lat od daty rozpoczęcia realizacji projektu.
• Oświadczenia wymagane przez ZUS, spośród których najważniejsze jest oświadczenie, że inwestycje, które wnioskodawca planuje w ramach Projektu, będą realizowane w budynkach/obiektach wykonanych zgodnie z przepisami obowiązującymi w czasie ich wznoszenia i użytkowanych zgodnie z ich przeznaczeniem.

Dodatkowe dokumenty wymagane przy składaniu wniosku z działania 16, czyli zakupu i instalacji urządzeń i elementów mechanicznej wentylacji ogólnej i miejscowej wywiewnej oraz nawiewnej do stosowania w warunkach zagrożenia szkodliwymi czynnikami chemicznymi lub pyłowymi.

• sprawozdanie z przedostatnich i ostatnich pomiarów poziomu szkodliwych czynników chemicznych i pyłowych na stanowiskach pracy wykonane przez akredytowane w tym zakresie laboratoria zgodnie z trybem i częstotliwością określoną w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 419, z 2024 r. poz. 1110). W przypadku braku przedostatnich pomiarów powyższych wskaźników należy złożyć oświadczenie z wyjaśnieniem o ich braku wraz z uzasadnieniem.
• projekt techniczny/wykonawczy instalacji (zawierający część rysunkową, opisową i obliczeniową), sporządzony w oparciu o aktualne przepisy prawa budowlanego i przepisy techniczne dotyczące wentylacji pomieszczeń pracy. Projekt powinien być wykonany przez osobę z uprawnieniami w instalacjach sanitarnych lub wykonawcę instalacji. W przypadku braku projektu oraz gdy inwestycja dotyczy zakupu mobilnych urządzeń filtrowentylacyjnych należy złożyć koncepcję wykonania instalacji lub zastosowania urządzenia (zawierającą część rysunkową, opisową i obliczeniową) sporządzoną w oparciu o aktualne przepisy prawa budowlanego i przepisy techniczne dotyczące wentylacji pomieszczeń pracy i podpisaną przez wykonawcę instalacji. Projekt lub koncepcja powinny być spójne z działaniami ujętymi w ocenie ryzyka zawodowego w celu ograniczenia ryzyka zawodowego.
• wykaz źródeł emisji zanieczyszczeń powietrza w pomieszczeniach wraz ze szczegółowym opisem rodzaju stosowanych urządzeń, maszyn, ilości obrabianych i zużywanych materiałów, udziału czasu obróbki w całkowitym czasie pracy itp.
• dokumentacja zdjęciowa wraz z opisem (schemat, lista, specyfikacja techniczna) poszczególnych urządzeń i elementów oraz całości instalacji wentylacji przemysłowej i HVAC (ogrzewania, wentylacji i klimatyzacji), jeżeli w budynkach ze stanowiskami pracy objętymi Projektem występuje instalacja wentylacji przemysłowej i HVAC. Jeżeli instalacje tego typu nie występują, należy złożyć jednoznaczne oświadczenie w tym zakresie.

Dodatkowe dokumenty wymagane przy składaniu wniosku z działania 17, czyli zakupu i instalacji urządzeń i elementów mechanicznej wentylacji ogólnej nawiewno-wywiewnej innych niż wymienione w pkt 16:

• sprawozdanie z pomiarów strumieni objętości powietrza, krotności wymiany powietrza, skuteczności wentylacji w pomieszczeniach pracy, wykonane przez laboratorium/osobę z uprawnieniami w wymaganym zakresie.
• projekt techniczny/wykonawczy instalacji (zawierający część rysunkową, opisową i obliczeniową) sporządzony w oparciu o aktualne przepisy prawa budowlanego i przepisy techniczne dotyczące wentylacji pomieszczeń pracy. Projekt powinien być wykonany przez osobę z uprawnieniami w instalacjach sanitarnych lub wykonawcę instalacji. W przypadku braku projektu należy złożyć koncepcję wykonania instalacji (zawierającą część rysunkową, opisową i obliczeniową) sporządzoną w oparciu o aktualne przepisy prawa budowlanego i przepisy techniczne dotyczące wentylacji pomieszczeń pracy i podpisaną przez wykonawcę instalacji. Projekt lub koncepcja powinny być spójne z działaniami ujętymi w ocenie ryzyka zawodowego w celu ograniczenia ryzyka zawodowego.
• dokumentacja zdjęciowa wraz z opisem (schemat, lista, specyfikacja techniczna) poszczególnych urządzeń i elementów oraz całości instalacji wentylacji przemysłowej i HVAC (ogrzewania, wentylacji i klimatyzacji), jeżeli w budynkach ze stanowiskami pracy objętymi projektem występuje instalacja wentylacji przemysłowej i HVAC. Jeżeli instalacje tego typu nie występują, należy złożyć jednoznaczne oświadczenie w tym zakresie.

Tytułem wstępu do zagadnienia wystukujemy na klawiaturze poniższe słowa, aby wybrzmiały jako ostrzeżenie przed lekceważeniem rzeczywistości kreowanej przez ZUS. Regulaminy konkursowe przedstawiają wymagane dokumenty jako załączniki do formularza wniosku, co może sprawiać wrażenie, że są to jedynie dodatki. W efekcie wnioskodawcy skupiają się głównie na samym formularzu, pomijając kluczowe znaczenie załączników. Tymczasem prawidłowe udokumentowanie sytuacji BHP oraz występowania szkodliwych czynników – pyłów lub substancji chemicznych – w miejscu pracy to w rzeczywistości proces dowodowy. Ma on przekonać jurorów o konieczności realizacji zgłaszanego projektu. Najważniejsze dokumenty w tym zakresie to: Ocena Ryzyka Zawodowego, sprawozdania z pomiarów stężeń czynników szkodliwych oraz dokumentacja fotograficzna. Z kolei planowane działania – czyli m.in. zakup urządzeń – muszą być poparte projektem technicznym lub koncepcją wykonawczą, a także konkretną ofertą handlową. Wiarygodność i jakość tych materiałów decydują o tym, czy wniosek zostanie pozytywnie oceniony – lub wręcz nie zostanie odrzucony. Wniosek może zostać odrzucony na dwóch etapach:

Ocena formalna, czyli super drobiazgowa weryfikacja wniosku i załączników. Na tym etapie należy uniknąć błędów i niespójności w około 150 polach formularza oraz w kilkunastu, a niekiedy kilkudziesięciu, sic!!! załącznikach. Ponad połowa złożonych wniosków jest odrzucana na tym etapie przez urzędników ZUS z wybranych oddziałów, z których jeden w Opolu wyróżnia się złą sławą z powodu jawnego, a bezkarnego łamania zasad konkursu obowiązujących oceniających wnioski. Czyli de facto łamania prawa, bo regulamin konkursu jest aktem prawnym. Mimo składania licznych skarg przez wiele lat nic się nie zmienia. Ów konkretny pracownik jest ewidentnie jakąś nietykalną, świętą ZUSokrówką z mocnymi plecami. Bo inaczej nie da się wyjaśnić tej skandalicznej bezkarności, jak typowymi zjawiskami występującymi w urzędach.

Ocena merytoryczna, koncepcji projektu, jego uzasadnienia, efektywności. Tutaj oceniana jest zasadność projektu oraz jakość dokumentów dowodowych. Jurorzy – eksperci Centralnego Instytutu Ochrony Pracy – analizują dokumentację w kontekście aż 9 aktów prawa powszechnego oraz szeregu przepisów branżowych i norm technicznych, np. dotyczących wentylacji. Dodatkowo opierają się na wytycznych i regulaminach liczących łącznie 175 stron tekstu i tabel. Na tym etapie odpada ponad 1/3 projektów, które przeszły pozytywnie ocenę formalną. Warto też pamiętać, że ocena wniosków ma w dużej mierze charakter subiektywny, na co zwróciła uwagę po kontroli procedur konkursowych ZUS i CIOP w swoim raporcie pokontrolnym Najwyższa Izba Kontroli. W praktyce tylko co czwarty wniosek zostaje zakwalifikowany do dofinansowania. Zwracamy uwagę, iż póki od decyzji ZUS na etapie formalnym beneficjent może odwołać się do komisji odwoławczej w ZUS, a następnie zaskarżyć decyzję komisji do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, to od decyzji na etapie merytorycznym ZUS, a realnie CIOP, nie ma odwołania. Jest to naszym zdaniem niezgodne z prawem, gdyż każda decyzja organu mająca wpływ na obywatela – a taka jest niewątpliwie decyzja z kategorii mieć/nie mieć 300 000 zł – powinna być poddana kontroli w następnej instancji oraz sądów administracyjnych.

Wracając do meritum zagadnienia, podkreślamy ryzyko związane z przygotowywaniem wniosku i załączników przez osoby robiące to pierwszy raz lub bez doświadczenia w walce z ZUS-em i niejasnymi regułami gry w konkursie na poprawę warunków pracy. Jak widzisz, drogi czytelniku, znamy się na robocie i mamy też do tejże instytucji bynajmniej nie bałwochwalczą, uniżoną postawę. Wręcz przeciwnie, dlatego zdobycie dotacji traktujemy jako walkę nie tylko z konkurencją, ale i przeciwnikiem nie grającym czysto. Polecamy się, bo nam zależy na wyniku: zwycięstwie i wiemy, jak zwyciężać.

1.Sprawozdanie z przedostatnich i ostatnich pomiarów poziomu szkodliwych czynników chemicznych i pyłowych na stanowiskach pracy
Załącznik dla działania 16.

Pomiary środowiska pracy oraz przygotowanie stosownego sprawozdania powinny być wykonane przez akredytowane laboratoria, zgodnie z wymogami określonymi w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych w środowisku pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 419, z 2024 r. poz. 1110). Przeprowadzenie tych pomiarów jest nie tylko wymogiem formalnym przy ubieganiu się o dofinansowanie z ZUS, ale przede wszystkim obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa pracy.

Jeśli wnioskodawca nie dysponuje wcześniejszymi pomiarami, zobowiązany jest do złożenia stosownego oświadczenia, w którym wyjaśni powody ich braku. Warto jednak podkreślić, że brak wymaganych pomiarów nie tylko obniża szanse na uzyskanie dofinansowania, lecz również może być interpretowany jako zaniedbanie podstawowych obowiązków pracodawcy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, częstotliwość i zakres badań środowiskowych zależą od:

• rodzaju występujących zagrożeń (pyły, substancje chemiczne, czynniki rakotwórcze lub mutagenne, czynniki fizyczne),
• poziomu stężeń względem wartości NDS (Najwyższe Dopuszczalne Stężenie),
• oraz wyników wcześniejszych pomiarów.

Przykładowe zasady pomiarów:

• Jeśli stężenia pyłów lub substancji chemicznych przekraczają 50% wartości NDS – pomiary należy wykonywać co najmniej raz w roku.
• W przypadku substancji o działaniu rakotwórczym lub mutagennym – pomiary muszą być prowadzone co trzy miesiące.
• Jeśli dwa kolejne pomiary (wykonane w odpowiednich odstępach czasu) potwierdzają stężenia poniżej 0,1 NDS, możliwe jest ograniczenie dalszego monitoringu – zgodnie z przepisami prawa, lecz nie w kontekście konkursu ZUS, gdzie nadal wymagane są pełne i kompletne dane.

Wielu przedsiębiorców decyduje się na wykonanie pomiarów dopiero na krótko przed ogłoszeniem naboru wniosków. To błąd, który może istotnie obniżyć ocenę merytoryczną projektu lub skutkować jego odrzuceniem. Dane środowiskowe muszą obejmować odpowiedni okres wstecz i nie można ich pozyskać po fakcie.

Trzeba pamiętać: ZUS premiuje firmy, które rzetelnie realizują obowiązki w zakresie BHP – w tym prowadzą pomiary środowiska pracy zgodnie z przepisami. Dwa prawidłowo wykonane pomiary w wymaganym odstępie czasu stanowią solidną podstawę do analizy ryzyka i określenia rzeczywistego stanu jakości powietrza w zakładzie pracy. Dopiero na tej podstawie można zaprojektować racjonalny i skuteczny system wentylacyjny lub inne środki eliminujące zagrożenia.

Znaczenia pomiarów nie sposób przecenić – to punkt wyjścia do przygotowania projektu, który może uzyskać nawet 300 000 zł dofinansowania. Najbliższy konkurs ZUS rozpocznie się w pierwszym kwartale 2026 roku. Oznacza to, że pomiary środowiskowe należy zlecić już teraz – w trzecim kwartale 2025 r. To prosty, ale niezwykle istotny krok. Jego pominięcie może przekreślić szansę na uzyskanie środków.

2.Wykaz źródeł emisji zanieczyszczeń powietrza
Załącznik dla działania 16

Wśród kluczowych elementów dokumentacji wymaganej w konkursie ZUS znajduje się szczegółowy wykaz wszystkich urządzeń, maszyn oraz materiałów, które mogą być źródłem emisji zanieczyszczeń powietrza w środowisku pracy. Dokument ten powinien obejmować również informacje na temat ilości przetwarzanych surowców oraz czasów pracy, w których emisja faktycznie występuje. Tak jak wyniki pomiarów czynników chemicznych i pyłowych, również zestawienie źródeł emisji stanowi fundament projektowy – pozwala określić zakres planowanych działań oraz dobrać właściwe rozwiązania techniczne objęte wnioskiem. Z tego względu wykaz musi być spójny z założeniami projektowymi lub dokumentacją techniczno-wykonawczą, którą wnioskodawca przedstawia w konkursie. Należy mieć świadomość, że ZUS ma prawo kontrolować zgodność przedstawionych danych na każdym etapie postępowania – od momentu złożenia dokumentacji, poprzez ocenę wniosku, aż po etap rozliczenia projektu. Dlatego zestawienie źródeł emisji powinno być przygotowane rzetelnie, zgodnie ze stanem faktycznym oraz uwzględniać wszystkie istotne parametry technologiczne. Dla wielu przedsiębiorstw opracowanie takiego wykazu może okazać się skomplikowane i czasochłonne, szczególnie jeśli brakuje wewnętrznych zasobów kadrowych lub doświadczenia w analizie środowiska pracy. W takich przypadkach warto rozważyć powierzenie przygotowania dokumentu konsultantowi OpenZUS.pl, który zapewni jego zgodność z wymogami konkursowymi oraz odpowiednią jakość merytoryczną. Dobrze przygotowany wykaz znacząco zwiększa szanse na uzyskanie dofinansowania oraz minimalizuje ryzyko błędów podczas kontroli. Jeżeli jesteś zainteresowany taką usługą, to skontaktuj się z nami i zapytaj o pakiet Complex Plus, w którym Twoje zaangażowanie jest minimalne i sprowadzone do kwestii absolutnie wymagających Twojego działania.

3. Ocena Ryzyka Zawodowego (ORZ)– dokument obowiązkowy i kluczowy dla sukcesu w konkursie

Ocena Ryzyka Zawodowego (ORZ) to dokument obowiązkowy dla każdego wniosku składanego w konkursie ZUS, niezależnie od rodzaju planowanych działań. Jednocześnie należy pamiętać, że jego posiadanie to nie tylko wymóg formalny w kontekście konkursu – to bezpośredni obowiązek prawny każdego pracodawcy, wynikający z przepisów Kodeksu pracy.

Prawidłowo sporządzony dokument ORZ powinien zawierać:
• identyfikację zagrożeń występujących na konkretnych stanowiskach,
• ocenę poziomu ryzyka z nimi związanego,
• oraz działania profilaktyczne, które ograniczają to ryzyko.

Choć przepisy dopuszczają dowolną formę opracowania ORZ i możliwość sporządzenia go przez upoważnioną osobę w firmie, w praktyce bardzo często spotyka się schematyczne, powielane wzory pobrane z Internetu, które są jedynie formalnością – nie niosą właściwej wartości analitycznej. W kontekście konkursu ZUS takie dokumenty są łatwo identyfikowane i oceniane negatywnie, co może znacząco obniżyć szanse na uzyskanie dofinansowania.

Zgodnie z wytycznymi konkursowymi, dokument powinien być opracowany zgodnie z normą PN-N-18002, a jego jakość merytoryczna oceniana będzie na podstawie:
• oryginalności i zgodności z realiami danego zakładu pracy,
• przejrzystej struktury i zrozumiałego języka,
• obecności precyzyjnego podsumowania poziomu ryzyka, odnoszącego się bezpośrednio do zagrożeń, które mają zostać ograniczone dzięki inwestycji.

To właśnie to ostatnie – często pomijane – podsumowanie stanowi kluczowy argument uzasadniający potrzebę realizacji projektu i może przesądzić o pozytywnej ocenie wniosku. Co więcej, treść ORZ musi być spójna z pozostałymi dokumentami konkursowymi, w tym z wykazem źródeł emisji, opisem projektu oraz koncepcją techniczną. Tylko wówczas dokument będzie miał wartość dowodową i spełni swoją rolę w procesie oceny wniosku. Dlatego warto nie tylko zaktualizować istniejącą ocenę, ale często – szczególnie przy większych projektach – przygotować ją od podstaw, w sposób profesjonalny, zgodny z obowiązującymi normami i wytycznymi konkursu. Rekomendowaną praktyką jest skorzystanie z doświadczenia ekspertów z OpenZUS, którzy dopilnują, by dokumentacja spełniała wszystkie kryteria formalne i merytoryczne, zwiększając realną szansę na pozyskanie dofinansowania.

4. Dokumentacja instalacji HVAC – obowiązkowy element wniosku dla działania 16 oraz 17
Jeśli w obiektach objętych projektem znajdują się systemy wentylacji przemysłowej lub instalacje HVAC, czyli systemy ogrzewania, wentylacji i klimatyzacji, do wniosku konkursowego należy obowiązkowo dołączyć pełną dokumentację fotograficzną wraz z częścią opisową, zawierającą: schemat, listę i specyfikację techniczną urządzeń.

W przypadku braku takich instalacji, wnioskodawca musi złożyć jednoznaczne oświadczenie potwierdzające ich nieistnienie. Dokumentacja zdjęciowa odgrywa w procesie oceny wniosku kluczową rolę – nierzadko większą niż dane zawarte w opisach technicznych czy zestawieniach liczbowych. Fotografie umożliwiają jurorom ocenę rzeczywistego stanu technicznego, wpływu na jakość powietrza, skali zużycia czy potencjalnych zagrożeń – stanowią więc obiektywny i niepodważalny dowód uzasadniający konieczność modernizacji. Warto jednak podkreślić, że właściwe przygotowanie dokumentacji fotograficznej to nie tylko kwestia techniki wykonania zdjęć. Zalecane jest uprzednie przeprowadzenie wizji lokalnej oraz opracowanie prostego scenariusza zdjęciowego, który pozwoli ująć dokładnie te obszary i elementy, które są wymagane regulaminem konkursu. Niewłaściwe kadry mogą bowiem osłabić siłę przekazu i zaniżyć ocenę formalną.

Wymogi ZUS w zakresie zdjęć są precyzyjnie określone – dotyczą jakości, formatu, sposobu opisu i nazewnictwa plików. Aby uniknąć błędów formalnych i zapewnić dokumentacji wysoką wartość dowodową, warto skorzystać z pomocy doświadczonych specjalistów OpenZUS.pl. Zadbamy o to, by wszystkie elementy dokumentacji były zgodne z wytycznymi konkursu i maksymalnie wspierały nasz wspólny cel: zdobycie dotacji z ZUS.

5. Projekt techniczno-wykonawczy instalacji wentylacji lub koncepcja – załączniki obowiązkowe dla działania 16 i 17

Zgodnie z wymogami regulaminu konkursu, do wniosku należy dołączyć kompletny projekt techniczny (nie mylić z projektem budowlanym), opracowany przez osobę posiadającą stosowne uprawnienia projektowe dla instalacji sanitarnych. Alternatywnie dopuszcza się złożenie koncepcji technicznej wykonania instalacji, przygotowanej przez przyszłego wykonawcę, o ile dokumentacja spełnia określone kryteria jakościowe i formalne. Taka koncepcja powinna zawierać:
• część rysunkową, opisową i obliczeniową,
• potwierdzenie zgodności z aktualnymi przepisami technicznymi i budowlanymi dotyczącymi wentylacji w środowisku pracy,
• odniesienie do wyników oceny ryzyka zawodowego i wyraźne wskazanie zagrożeń, które projekt ma eliminować lub ograniczać,
• techniczne i formalne uzasadnienie doboru konkretnych urządzeń – z uwzględnieniem ich zgodności z katalogiem działań dopuszczalnych przez ZUS,
• pełną spójność z treścią wniosku oraz jego załącznikami,
• zintegrowanie z ofertami cenowymi producentów i dostawców.

Biorąc pod uwagę złożoność takiej dokumentacji, jej przygotowanie wymaga nie tylko wiedzy technicznej z zakresu wentylacji, lecz także znajomości warunków pracy w danym zakładzie, ofert rynkowych oraz specyfiki konkursu. Braki w tych obszarach mogą doprowadzić do powstania koncepcji niespełniającej wymagań oceniających – co może oznaczać odrzucenie wniosku już na etapie oceny formalnej.

Warto również pamiętać, że funkcja dokumentacji technicznej nie kończy się na złożeniu wniosku. Na etapie realizacji projektu, który może trwać nawet kilkanaście miesięcy, mogą wystąpić zmiany, np.:
• zastosowane urządzenia będą miały inne parametry niż pierwotnie planowano,
• instalacja zostanie zmodyfikowana w trakcie montażu,
• rzeczywiste warunki pracy instalacji różnią się od tych założonych w obliczeniach.

ZUS przeprowadza końcową kontrolę, weryfikując zgodność złożonej dokumentacji z faktycznym stanem zrealizowanego projektu. Jeśli pojawią się rozbieżności lub nieprawidłowości, możliwe są konsekwencje finansowe – włącznie z obniżeniem dofinansowania lub jego całkowitym zwrotem. Statystyki pokazują, że niemal co trzeci wnioskodawca musi zwrócić część lub całość dotacji, najczęściej z powodu błędów popełnionych przy dokumentacji lub realizacji inwestycji. Dlatego kluczowe jest, aby od samego początku prowadzić projekt z należytą starannością – od przygotowania dokumentacji, przez realizację, aż po odbiór instalacji. Najlepiej zrobić to z ekspertami z OpenZUS.pl oraz od rekomendowanych dostawców. Nasze zespoły projektowe zagwarantują zgodność działań z regulaminem oraz bezpieczeństwo formalne projektu i merytoryczny poziom dokumentów. W konkursie ZUS nie ma miejsca na niedopatrzenia – liczy się jakość, precyzja i pełna zgodność z przepisami.

6. Oferta handlowa na projektowane przedsięwzięcie
Oferty handlowe dotyczące wszystkich działań ujętych w projekcie muszą być imienne – wystawione konkretnie na wnioskodawcę – oraz spełniać ściśle określone kryteria formalne i techniczne. Każda z ofert powinna zawierać:
• dokładny opis techniczny proponowanych urządzeń lub rozwiązań,
• cenę jednostkową oraz łączną wartość zamówienia,
• pełne dane dostawcy i odbiorcy,
• informacje o gwarancji, warunkach serwisowych oraz terminie realizacji,
• kosztorys materiałowo-montażowy, sporządzony na obowiązującym wzorze,
• realną propozycję cenową i terminową – uwzględniającą fakt, że zakup może nastąpić dopiero po upływie około 12 miesięcy od daty wystawienia oferty.

W praktyce przygotowanie takiej oferty stanowi dla wielu firm wyzwanie. Nawet doświadczeni dostawcy często nie są zaznajomieni z wymogami konkursu ZUS – co prowadzi do błędów lub niekompletnych dokumentów. Zdarza się, że oferenci nie chcą zmieniać swojego standardowego szablonu oferty, unikają podawania szczegółowych parametrów technicznych, nie potrafią udzielić jasnych informacji o serwisie lub nie są skłonni zagwarantować cen w długim horyzoncie czasowym.

Zespół OpenZUS.pl – dzięki wieloletniemu doświadczeniu – opracował listę sprawdzonych, świadomych dostawców, którzy znają specyfikę konkursu i potrafią dostosować się do jego wymagań. Co więcej, firmy te często współpracują z doradcami OpenZUS.pl przy opracowywaniu ofert, co znacząco zmniejsza ryzyko błędów formalnych oraz przyspiesza cały proces.

7. Sprawozdanie z pomiarów strumieni objętości powietrza, załącznik dla działania nr 17
Pracodawca ma obowiązek zapewnienia i utrzymania sprawnej oraz skutecznej wentylacji pomieszczeń pracy, pomiarów strumieni powietrza wentylacyjnego, przechowywania sprawozdań z tych pomiarów i reagowania na usterki. Obowiązki pracodawców dotyczące pomiarów strumieni objętości powietrza wynikają głównie z przepisów dotyczących warunków pracy, wentylacji pomieszczeń oraz BHP i są określone w różnych przepisach i normach technicznych.

1. Kodeks Pracy Art. 207 § 1. „Pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy.” i Art. 227 § 1.: „Pracodawca jest obowiązany dokonywać pomiarów i ocen czynników szkodliwych dla zdrowia występujących w środowisku pracy.”
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów BHP § 30 ust. 1: „Pomieszczenia pracy powinny być wyposażone w urządzenia zapewniające wymianę powietrza odpowiednią do rodzaju wykonywanej pracy oraz liczby pracowników.” i § 30 ust. 2: „W pomieszczeniach, w których emisja zanieczyszczeń do powietrza przekracza dopuszczalne normy higieniczne, należy zastosować wentylację mechaniczną wywiewną lub nawiewno-wywiewną.”
3. Norma PN-B-03430: Wentylacja w budynkach. Norma określa minimalne wartości strumieni objętości powietrza, które muszą być dostarczane do pomieszczeń w zależności od ich przeznaczenia (np. biura, hale produkcyjne, laboratoria). Zalecenia uwzględniają liczbę osób, rodzaj wykonywanej pracy oraz obecność źródeł zanieczyszczeń powietrza.
4. Norma PN-EN 12599: Procedury pomiarów dla wentylacji i klimatyzacji. Norma definiuje metody i wymagania techniczne pomiarów strumieni powietrza, ciśnień, temperatur i innych parametrów istotnych dla oceny pracy systemów wentylacyjnych i klimatyzacyjnych.

Nie ma jednego ustawowego terminu typu „co 2 lata”, ale w praktyce pomiarów dokonuje się:

• podczas odbioru technicznego instalacji;
• po każdej istotnej modernizacji;
• cyklicznie, w ramach kontroli stanu BHP (praktyka to zwykle raz na rok lub raz na 2 lata);
• na żądanie PIP lub sanepidu.

W przypadku instalacji wentylacyjnych w obiektach użyteczności publicznej lub zakładach przemysłowych kontrola wentylacji często jest prowadzona zgodnie z harmonogramem nadzoru technicznego (np. okresowo co 12 miesięcy).
W przypadku ubiegania się o dofinansowanie w Konkursie ZUS na działania z zakresu wentylacji bez usuwania szkodliwych czynników chemicznych lub pyłowych (punkt 17 Katalogu) sprawozdanie takie jest obowiązkowe, a w przypadku projektów z zakresu klimatyzacji (punkt 15 Katalogu) załączenie takiego sprawozdania jest opcjonalne. Jednak w każdym z tych przypadków jego profesjonalne sporządzenie i wyniki uzasadniające konieczność wykonania wspomnianych działań będą kluczowe dla sukcesu w Konkursie. Warto zatem wykonać takie pomiary i sprawozdania we współpracy z fachowcami z OpenZUS.

Obok klienta i konsultanta, dostawca stanowi trzeci filar skutecznej aplikacji o dofinansowanie z ZUS. Jego rola jest nie do przecenienia – bez solidnego, kompetentnego dostawcy szanse na pozytywny wynik znacznie maleją. W projektach tego typu nie ma miejsca na przypadkowe wybory. Rekomendowane przez nas firmy to nie przypadkowe podmioty. To sprawdzeni specjaliści z odpowiednim know-how, posiadający zarówno wiedzę techniczną, jak i praktyczne doświadczenie z poprzednich edycji konkursu ZUS. Ich zespoły tworzą inżynierowie i projektanci, którzy nie tylko potrafią przygotować rzetelną dokumentację, ale też doskonale rozumieją formalne wymagania i wiedzą, jak uniknąć typowych błędów. Równie istotna jak kompetencje techniczne jest kultura współpracy – te firmy potrafią działać szybko, rzetelnie i odpowiedzialnie, co jest kluczowe zwłaszcza w końcowych etapach projektu, gdy terminy zaczynają gonić, a presja rośnie.

Dzięki współpracy z takimi partnerami wnioskodawcy mają pewność, że ich dokumentacja handlowa nie tylko spełnia wszystkie wymogi formalne, ale także znacząco wzmacnia wiarygodność całego wniosku. W konkursie ZUS jakość ofert jest równie istotna jak projekt techniczny — dlatego warto zadbać o nią już od samego początku, wybierając rekomendowanego dostawcę.

Model biznesowy OpenZUS.pl zakłada skuteczne pozyskiwaniu środków z ZUS bo dopiero z prowizji za sukces mamy zwrot kosztów przygotowania wniosków i załączników. Bynajmniej tego kosztu nie pokrywa opłata za wniosek. Nasz cel jest prosty: zdobyć dotacje dla Ciebie bo dopiero Twój sukces jest naszym i dostawcy sukcesem. Dlatego bardzo, bardzo starannie dobieramy partnerów do współpracy i uważnie selekcjonujemy projekty jakie decydujemy się obsłużyć. Kierujemy się zasadą non multa sed multum czyli nie ilość ale jakość. Dla nas każdy wniosek to inwestycja dla której walczymy o jak najwyższy wskaźnik ROI, co jest również w Twoim interesie.

Naszym klientom zapewniamy kompleksowe wsparcie na każdym etapie:
• organizujemy badania środowiskowe i pomagamy w interpretacji wyników.
• przygotowujemy kompletny wniosek oraz wszystkie wymagane załączniki BHP.
• koordynujemy przygotowanie załączników technicznych.
• Dostarczamy instrukcji, wskazówek jak stworzyć wymagane załączniki, a jeżeli trzeba to sami opracowujemy pełną dokumentację pomocniczą – w tym wykazy źródeł emisji, dokumentację HVAC.

Kluczem do sukcesu jest nie tylko realna potrzeba, sam pomysł czyli super dobra koncepcja merytoryczna wniosku a potem perfekcyjnie wypełnienie formularza czy tworzenie załączników. To jest już skutek ale nie źródło naszej skuteczności. Jeszcze raz to podkreślamy. Fundamentem naszego sukcesu jest staranny dobór klientów, a de facto partnerów do biznesu do stworzenia „spółki celowej” – z jasno określonym celem, odpowiedzialnością i zaangażowaniem stron. Najważniejszym celem współpracy pomiędzy Tobą, a OpenZUS.pl jest zdobycie dofinansowania – i to porównanie do spółki celowej nie jest przypadkowe. Musisz być nie tylko zmotywowany, ale i gotowy do intensywnej współpracy, przestrzegania terminów, szybkiego reagowania i dokładności. Każda ze stron wnosi swoją wiedzę, realizuje konkretne zadania i osiąga wymierne korzyści:

• TY – otrzymujesz realne rozwiązania problemów technicznych i sfinansowanie inwestycji. Z kim zrobisz taki biznes?
• My – otrzymujemy wynagrodzenie za skuteczne przeprowadzenie procesu, bo liczy się tylko wynik
• dostawca – sprzedaje sprzęt i usługi na dobrej marży, ma pewność zapłaty i pracuje z profesjonalistami

Jeśli wspólnym celem jest wygrana w konkursie, to musimy tworzyć spółkę celową z partnerami, którzy realnie zwiększają szanse na sukces – a takim właśnie partnerem jest doświadczony dostawca. To chyba już wiesz dlaczego taki nacisk kładziemy na to z kim wejdziemy w spółkę i co oznacza w praktyce nie ilość, a jakość. Jakość partnerów, to jest tajemnica naszej skuteczności. Sukces to efekt synergii – doświadczenia i know-how ekspertów OpenZUS.pl oraz zaangażowania zespołu klienta, a właściwie partnera oraz analogicznie wybranych przez Ciebie rekomendowanych dostawców. Tylko w takim układzie – gdzie wszystkie strony pracują jak partnerzy w jednej sprawie, jednym celu – możliwe jest skuteczne zdobycie nawet 300 000 zł dotacji z ZUS. Zespołowe działanie oparte na modelu „spółki celowej” to sprawdzona i skuteczna droga do sukcesu w konkursie. Serdecznie zapraszamy wszystkich zmotywowanych profesjonalistów do „spółki celowej” mającej pozyskać dofinansowanie z ZUS.