Dobre zapytanie ofertowe ma doprowadzić do oferty, którą można bez przepisywania połączyć z czynnościami, budżetem i załącznikami wniosku ZUS 2026.01. Sam cennik, link do produktu lub faktura pro forma bez pełnej specyfikacji nie daje takiej pewności.
Zapytanie i oferta to dwa różne dokumenty
Zapytanie ofertowe przygotowuje wnioskodawca. Opisuje stanowiska, funkcję rozwiązania, wymagane parametry, sposób rozbicia ceny i dokumenty, których oczekuje od dostawcy. Oferta handlowa jest odpowiedzią konkretnego oferenta i stanowi załącznik do wniosku.
Regulamin konkursu opisuje wymagania wobec oferty, nie ustanawia osobnego obowiązkowego wzoru zapytania. Wzór poniżej jest narzędziem roboczym pomagającym uzyskać kompletną ofertę; nie należy przedstawiać go jako formularza ZUS.
Gotowy zakres zapytania do dostawcy
- Dane zamawiającego: pełna nazwa, adres, NIP, osoba kontaktowa.
- Kontekst projektu: stanowisko, wykonywana czynność, potwierdzone zagrożenie i funkcja, którą ma spełnić rozwiązanie.
- Przedmiot: nazwa urządzenia, wyposażenia albo usługi bez marketingowych ogólników.
- Parametry wymagane: wartości wynikające z oceny, pomiaru, projektu technicznego i właściwego punktu Katalogu.
- Ilość i jednostka: zgodna ze słownikiem formularza oraz planowanym budżetem.
- Zakres ceny: osobno produkt, materiały, montaż i każda inna czynność; wszystkie ceny jednostkowe i łączne brutto w PLN.
- Wyłączenia: osobne wycenienie pakowania, odbioru, dostawy, demontażu, uruchomienia, rozruchu, dopuszczenia do użytkowania, serwisu, szkoleń, dojazdów i zakwaterowania.
- Dokumenty: oferta, parametry, kosztorysy, deklaracje, wizualizacja i inne materiały wymagane dla działania.
- Terminy: ważność oferty oraz czas realizacji dostawy i montażu.
- Kontakt i format: podpisany lub możliwy do przypisania oferentowi dokument PDF.
Co musi zawierać oferta inwestycyjna?
- nazwę i adres oferenta;
- nazwę, typ i model produktu lub usługi, jeśli występują;
- jednostki miary oraz jednostkowe ceny brutto w PLN;
- potwierdzenie, że środek trwały lub wyposażenie jest fabrycznie nowe;
- rok produkcji lub wytworzenia nie wcześniejszy niż rok poprzedzający złożenie wniosku albo oświadczenie o wytworzeniu po zamówieniu;
- parametry techniczne;
- czas realizacji dostawy;
- warunki gwarancji;
- warunki serwisu, jeżeli charakter zakupu tego wymaga, a w przeciwnym razie adnotację „nie dotyczy”;
- wizualizację, jeżeli jest możliwa.
Dla działania doradczego oferta ma wskazywać nazwę i adres oferenta, nazwę usługi, jednostkę miary oraz jednostkową cenę brutto w PLN. Dodatkowe wymagania mogą wynikać z konkretnego punktu Katalogu.
Oferta techniczna: parametry mają wynikać z problemu
Nie proś dostawcy o „najlepszy model do dotacji”. Najpierw określ wymagane działanie ochronne i parametry wynikające z dowodów. W ofercie technicznej warto użyć tabeli:
| Parametr wymagany | Wartość / zakres | Parametr oferowany | Dokument potwierdzający | Zgodność |
|---|---|---|---|---|
| Funkcja ochronna | z Katalogu i uzasadnienia | do uzupełnienia | karta / deklaracja / projekt | TAK/NIE |
| Wydajność lub zakres pracy | z obliczeń lub pomiaru | do uzupełnienia | karta techniczna | TAK/NIE |
| Ilość | z liczby stanowisk | do uzupełnienia | oferta | TAK/NIE |
Numer normy nie jest samodzielnym uzasadnieniem zakupu. Trzeba potwierdzić, czego dotyczy, czy jest właściwy dla produktu i jakie parametry deklaruje producent. Nie wpisuj do zapytania norm „na zapas”.
Kosztorys materiałowy i montażowy
Jeżeli produkt lub wyposażenie składa się z wielu elementów, a oferta ich nie rozbija, potrzebny jest kosztorys materiałowy z nazwami, liczbą, jednostkami, cenami jednostkowymi i wartościami brutto. Jeśli montaż jest wymagany i zaplanowany we wniosku, musi być osobną czynnością i mieć kosztorys montażowy z wykazem prac, roboczogodzinami, liczbą pracowników i cenami brutto.
Oferta, kosztorys i formularz muszą zgadzać się merytorycznie i finansowo. Nazwy czynności we wniosku wynikają z oferty, a później powinny odpowiadać nazwom kosztów na fakturach.
Koszty, których nie wolno ukryć w cenie
Wyłączone czynności mogą występować w dokumencie handlowym, ale muszą być wyodrębnione i wycenione; nie wchodzą do budżetu działania ani całego wniosku. Nie wystarczy dopisać „transport gratis”, jeżeli faktycznie wpływa on na nierozdzieloną cenę. Zakres dofinansowany ma być możliwy do prześledzenia od oferty przez wniosek do faktury.
Oferta a faktura pro forma
Regulamin 2026.01 wymaga oferty handlowej i nie wymienia faktury pro forma jako odrębnego równoważnego załącznika. Nie wiem, czy ZUS uzna konkretną proformę bez analizy jej treści i aktualnego stanowiska w danej sprawie. Sama nazwa dokumentu nie potwierdza zgodności.
Najbezpieczniej uzyskać dokument jednoznacznie oznaczony jako oferta handlowa, zindywidualizowany i zawierający wszystkie wymagane pola. Jeśli dostawca wysyła proformę, poproś równolegle o kompletną ofertę lub pisemne uzupełnienie. Proforma może pomocniczo pokazywać cenę, ale nie zastąpi brakujących parametrów, nowości, roku produkcji, terminu dostawy, gwarancji i serwisu.
Gwarancja i serwis
Warunki gwarancji są obowiązkowym elementem oferty inwestycyjnej. Warunki serwisu należy podać, jeśli wynikają z charakteru urządzenia; w innym przypadku oferta ma zawierać adnotację „nie dotyczy”. Te informacje mogą być w osobnym dokumencie.
Nie oznacza to, że koszt serwisowania jest dofinansowany — regulamin go wyłącza. Nie obiecuj też, że określona długość gwarancji zwiększa punktację, jeżeli nie wynika to z kryteriów oceny. Warunki powinny przede wszystkim umożliwiać ocenę kompletności oferty i późniejsze utrzymanie rezultatu.
Kontrola jakości przed przyjęciem oferty
- oferta jest adresowana do właściwego wnioskodawcy;
- oferent, model, ilość, jednostka i ceny brutto są jednoznaczne;
- produkt jest fabrycznie nowy i ma prawidłowy rok produkcji albo deklarację wytworzenia po zamówieniu;
- parametry odpowiadają dowodom i Katalogowi;
- czas dostawy mieści się w harmonogramie 3–6 miesięcy;
- gwarancja i serwis są opisane zgodnie z wymaganiem;
- materiały i montaż mają kosztorysy, gdy są potrzebne;
- koszty wyłączone są osobno wycenione;
- dokumenty wymagane dla danego działania są wymienione i dostępne;
- oferta, wniosek i planowana faktura używają spójnych nazw.
Archiwizacja i wersje
Zachowaj zapytanie, wysłaną wiadomość, odpowiedź, ofertę, załączniki techniczne i każdą późniejszą korektę. Nadaj pakietowi numer wersji i datę, ale nie przedstawiaj wewnętrznego rejestru jako obowiązkowego wzoru ZUS. Do wniosku przesyłaj właściwą ofertę w PDF, nazwaną zgodnie z działaniem i czynnościami.
Przed zmianą oferty w korekcie sprawdź jej wpływ na cenę i kwotę dofinansowania. Wyższa cena może zostać wpisana zgodnie z nową ofertą, ale nie pozwala zwiększyć łącznej wnioskowanej kwoty dofinansowania; niższa cena może wymagać jej obniżenia.
Odrębny poradnik pokazuje, jak przenieść dane oferty do wniosku ZUS 2026.01.
A może już jesteś zdecydowany na współpracę?
